Firma einrichten
Zweck
Dieses Tutorial führt Sie als Administrator durch die Einrichtung Ihrer Firma im Controlboard. Sie legen Logo und Sprache fest, bringen Ihre Mitarbeiter als Benutzer ins System, bilden Teams und bestimmen Teamleiter. Danach bereiten Sie E-Mail-Templates, Abläufe und Pflichtkurse vor und prüfen in den Reports, ob alles angekommen ist.
Wer sieht das?
Administratoren. Alle Menüpunkte dieses Tutorials sehen nur Administratoren. Voraussetzung: Sie sind im Controlboard angemeldet (siehe Anmeldung). Für Schritt 7 muss MatchLytics-Management für Ihr Konto freigeschaltet sein; sonst zeigt die Seite Reports einen entsprechenden Hinweis. Halten Sie vorab die Liste Ihrer Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse und Rolle bereit.
Schritt 1: Logo und Sprache festlegen
Öffnen Sie Einstellungen › Firma. Laden Sie in der Karte Logo hochladen Ihr Firmenlogo hoch und klicken Sie auf Speichern. Wählen Sie in der Karte Sprache die Sprache, in der Ihre Dokumente und E-Mails erscheinen sollen. Die Auswahl gilt sofort. Details zu allen Einstellungen finden Sie auf der Seite Einstellungen.
Schritt 2: Benutzer importieren oder anlegen
Haben Sie viele Mitarbeiter, importieren Sie sie in einem Zug: Öffnen Sie Einstellungen › Import, klicken Sie auf Nutzer und laden Sie eine CSV-Datei mit den Spalten Email,Name,Role[,EmployeeID] hoch oder fügen Sie den Text ein. Klicken Sie zuerst auf Daten überprüfen und erst danach auf Daten importieren. Einzelne Benutzer legen Sie unter Firma › Benutzer mit Neuen Benutzer erstellen an. Beide Wege beschreiben die Seiten Import und Export und Benutzer.
Schritt 3: Teams, Teamleiter und Rechte einrichten
Öffnen Sie Firma › Teams und klicken Sie auf Neues Team erstellen. Tragen Sie den Team-Name ein, wählen Sie den Teamleiter und klicken Sie auf Erstellen. In den Team-Details fügen Sie mit Nutzer zum Team hinzufügen die Mitglieder hinzu und vergeben die Rechte Auflisten, Ansehen und Analysieren. Jedes Recht schließt das vorherige ein. Mit Diesen Nutzer zum Teamleiter machen wechseln Sie die Teamleitung. Mehr dazu auf der Seite Teams und Berechtigungen.
Schritt 4: E-Mail-Templates anlegen
Öffnen Sie E-Mails und wechseln Sie in den Tab Templates. Mit Neues E-Mail-Template legen Sie ein Template an: Sie vergeben Name, Betreff, Begrüßung, Einleitung, Abschluss und Grußformel, wählen die Sprache und die Aktion, für die das Template gilt, zum Beispiel „Willkommens-E-Mail an neue Benutzer“. Das Template wählen Sie später in Dialogen und Abläufen aus. Alle Aktionen und Felder erklärt die Seite E-Mails und Templates.
Schritt 5: Abläufe einschalten
Öffnen Sie Einstellungen › Abläufe. Schalten Sie in der Spalte Einschalten die Abläufe ein, die Ihre Firma nutzen soll, zum Beispiel die Erinnerungen für SituationFit, Team-Barometer, Team-Analyse und Regelmeetings. Mit dem Bearbeiten-Symbol (Stift) öffnen Sie Ablauf bearbeiten und stellen Zeitpunkt, E-Mail-Template und Verantwortlicher ein. Der Verantwortliche bestimmt, wer die E-Mail erhält. Die Seite Abläufe beschreibt jeden Ablauf.
Schritt 6: Pflichtkurse festlegen
Öffnen Sie Einstellungen › Akademie. Wählen Sie im Feld Hinzufügen einen Kurs und klicken Sie auf Hinzufügen, um ihn zum Pflichtkurs zu machen. Mit dem Papierkorb-Symbol Entfernen und einer Bestätigung nehmen Sie einen Kurs wieder aus der Liste. Die Abschlüsse Ihrer Mitarbeiter werden einmal täglich aus der Akademie übernommen. Mehr zu den Kursen und zur Erinnerung an offene Pflichtkurse steht auf der Seite Akademie und Pflichtkurse.
Schritt 7: Reports prüfen
Öffnen Sie Firma › Reports. Der Tab MatchLytics-Nutzung zeigt je Team, wie viele Mitglieder ein Profil haben, ob eine Team-Analyse vorliegt und wie weit SituationFit, Team-Barometer und Pflichtkurse sind. Direkt nach der Einrichtung steht dort noch „Noch kein Report berechnet.“ oder der Report wird berechnet. Klicken Sie dann auf Aktualisieren (Kreispfeil) und warten Sie, bis „Stand: …“ erscheint. Fehlen Profile, erinnern Sie die Teamleiter mit dem Brief-Symbol. Der Tab MatchLytics-Meetings zeigt, welche Regelmeetings aktuell, fällig oder überfällig sind. Beide Tabs erklärt die Seite Reports.
Hinweise
Die Reihenfolge ist eine Empfehlung. Sie können jeden Schritt jederzeit wiederholen oder später nachholen. Für Teams lohnt es sich, nicht mehr als 10 Mitglieder einzutragen; die App weist beim Hinzufügen darauf hin.
Wie sich Mitarbeiter anmelden und das Passwort zurücksetzen, beschreibt die Seite Anmeldung. Wie sie danach in MatchLytics-Management arbeiten, zeigen die Tutorials von MatchLytics-Management.
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