Import und Export

Zweck

Mit dem Import legen Sie viele Benutzer auf einmal an oder spielen vorhandene Motivationsprofile aus einer CSV-Datei ein. Mit dem Export laden Sie Benutzer, Motivationsprofile und Nutzungsdaten als CSV-Dateien herunter. Beides erspart die Einzelpflege in der Benutzerliste.

Wer sieht das?

Nur Administratoren. Die Tabs Import und Export unter Einstellungen erscheinen ausschließlich für die Rolle Admin. Benutzer und Teamleiter sehen sie nicht.

Importierte Motivationsprofile erscheinen in MatchLytics-Management. Das Produkt muss dafür für Ihr Konto freigeschaltet sein.

Aufbau

Tab Import

Öffnen Sie Einstellungen › Import. Der Tab enthält zwei Karten mit je einer Schaltfläche, die einen Dialog öffnet.

1. Import – Öffnet den Tab mit den Karten für die beiden Importe. Den Tab sehen in den Einstellungen nur Administratoren, und jeder Import gilt für Ihre Firma.
2. TwentyFive Profile – Die Schaltfläche der Karte öffnet den Dialog TwentyFive Profile importieren. Mit ihm spielen Sie vorhandene Motivationsprofile aus einer CSV-Datei ein, die danach in MatchLytics-Management erscheinen.
3. Nutzer – Die Schaltfläche der Karte öffnet den Dialog Nutzer. Er legt Benutzer Ihrer Firma an oder aktualisiert vorhandene Benutzer und verschickt an neue Benutzer eine Willkommens-E-Mail.

Tab Export

Öffnen Sie Einstellungen › Export. Ein Klick auf eine Schaltfläche lädt die CSV-Datei direkt herunter. Es öffnet sich kein Dialog.

1. Export – Öffnet den Tab, dessen Schaltflächen jeweils eine CSV-Datei erzeugen und herunterladen. Den Tab sehen in den Einstellungen nur Administratoren.
2. Benutzer auswählen – Wählt den Benutzer, dessen Profile der Export daneben liefert. Solange kein Benutzer gewählt ist, bleibt die Schaltfläche TwentyFive Profile inaktiv.
3. TwentyFive Profile – Lädt die letzten drei Profile des gewählten Benutzers als twentyfive.csv herunter. Der Zugriff wird im Zugriffsprotokoll dieses Benutzers vermerkt.
4. Alle User exportieren – Lädt das aktuelle Profil jedes Benutzers, der einem Team angehört, als all_customers.csv herunter. Der Export liest nur und verändert keine Daten.
5. Geblockte User exportieren – Der Schalter bestimmt, welche Benutzer Alle User exportieren liefert. Eingeschaltet enthält die Datei blocked_customers.csv nur gesperrte Benutzer mit Profil; der Schalter selbst lädt nichts herunter.
6. Nutzer – Lädt alle Benutzer Ihrer Firma mit E-Mail-Adresse, Name, Rolle und Mitarbeiter-ID als users.csv herunter. Die Datei hat das Format des Nutzer-Imports.
7. Benutzung Exportieren – Lädt die Seitenaufrufe Ihrer Benutzer in den Anwendungen als usage_data.csv herunter. Die Datei enthält personenbezogene Nutzungsdaten, siehe den Hinweis zum Datenschutz.

Funktionen

Daten überprüfen und importieren

Beide Import-Dialoge arbeiten in zwei Schritten, damit fehlerhafte Daten gar nicht erst in Ihre Firma gelangen: Zuerst prüft das System die Daten, ohne etwas zu schreiben, danach importieren Sie sie. Die Daten stammen aus einer CSV-Datei, etwa einem früheren Export, oder aus eingefügtem Text. Der Import legt Benutzer und Profile an, die zum Beispiel in MatchLytics-Management erscheinen. Importieren dürfen nur Administratoren.

1. Header überspringen – Lässt die erste Zeile der Daten aus, weil sie nur Spaltenüberschriften enthält. Eine exportierte Datei beginnt mit einer solchen Kopfzeile.
2. Datei hochladen und Text eingeben – Die Tabs bieten zwei Wege, die Daten bereitzustellen: eine CSV-Datei ablegen oder Text einfügen. Beide Wege füllen dieselben Daten, die Sie im Textfeld noch bearbeiten können.
3. CSV – Das Feld zeigt die Daten, die geprüft und importiert werden, und darunter den Formathinweis Email,Name,Role[,EmployeeID]. Hier korrigieren Sie Fehler, die die Prüfung meldet.
4. Abbrechen – Schließt den Dialog, ohne etwas anzulegen oder zu ändern. Ein Klick neben den Dialog oder die Taste Esc schließt ihn nicht.
5. Daten überprüfen – Prüft die Daten, ohne etwas anzulegen oder zu ändern. Erst nach erfolgreicher Prüfung wird Daten importieren aktiv, und jede Änderung an den Daten oder einer Option verlangt eine neue Prüfung.
6. Daten importieren – Schreibt die geprüften Daten in Ihre Firma und schließt danach den Dialog. Der Import lässt sich nicht als Ganzes zurücknehmen.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie Einstellungen › Import und klicken Sie auf die Schaltfläche der Karte.
2. Aktivieren Sie Header überspringen, wenn Ihre Daten mit einer Kopfzeile beginnen.
3. Geben Sie die CSV-Daten ein:
   • Im Tab Datei hochladen legen Sie eine CSV-Datei im Feld „CSV-Datei hier ablegen oder klicken zum Auswählen“ ab oder wählen sie per Klick aus. Das Feld nimmt eine Datei an und nur CSV-Dateien.
   • Im Tab Text eingeben fügen Sie die Daten in das Feld CSV ein.
4. Klicken Sie auf Daten überprüfen. Die Schaltfläche ist aktiv, sobald Daten vorhanden sind.
5. Erscheint „Daten wurden erfolgreich überprüft.“, klicken Sie auf Daten importieren.
6. Erscheint „Daten wurden erfolgreich importiert.“, schließt sich der Dialog.

Die Dateien verwenden das Komma (,) als Trennzeichen. Die Anwendung akzeptiert auch das Semikolon (;). Alle Datenzeilen müssen gleich viele Spalten haben.

Fehler bei der Prüfung: Ist etwas falsch, erscheint die Meldung „Beim überprüfen der Daten ist ein Fehler aufgetreten: …“. Der Text nach dem Doppelpunkt nennt die Art des Fehlers, zum Beispiel eine falsche Anzahl von Spalten, eine ungültige Rolle oder einen ungültigen Zahlenwert, aber keine Zeilennummer. Die Prüfung stoppt beim ersten Fehler, und Daten importieren bleibt deaktiviert. Korrigieren Sie die Daten und prüfen Sie erneut.

Nutzer importieren

Mit dem Nutzer-Import legen Sie viele Benutzer in einem Schritt an, statt sie einzeln unter Benutzer zu erfassen. Der Import schreibt in dieselbe Benutzerliste; die angelegten Benutzer melden sich mit ihrer E-Mail-Adresse an. Ein zweiter Import mit denselben Adressen aktualisiert die vorhandenen Benutzer, sodass Sie Namen, Rollen und Mitarbeiter-IDs auch gesammelt ändern können. Importieren dürfen nur Administratoren.

Klicken Sie dazu auf der Karte Nutzer auf die gleichnamige Schaltfläche und gehen Sie wie unter Daten überprüfen und importieren vor.

Format: Jede Zeile beschreibt einen Benutzer.

Email,Name,Role[,EmployeeID]

Die Rolle service (System-Benutzer) wird nicht importiert. Löschen Sie eine solche Zeile aus der Datei, bevor Sie importieren.

Eine Kopfzeile zählt für die Spaltenzahl mit: Sie muss so viele Spalten haben wie die Datenzeilen.

Beispiel mit einer Kopfzeile. Aktivieren Sie dafür Header überspringen:

Email,Name,Role,EmployeeID
jonas.winter@hamster.example.com,Jonas Winter,admin,H-101
lea.sommer@hamster.example.com,Lea Sommer,human,H-102
max.herbst@hamster.example.com,Max Herbst,human,H-103

Ergebnis:

• Neue Benutzer werden in Ihrer Firma angelegt. Jeder neue Benutzer erhält die Willkommens-E-Mail (Aktion Willkommens-E-Mail an neue Benutzer) mit einem Link, über den er sein Passwort festlegt. Der Import verwendet dabei den Standardtext der Anwendung. Ein E-Mail-Template können Sie im Import nicht auswählen. Den Versand sehen Sie unter E-Mails.
• Vorhandene Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse in Ihrer Firma werden aktualisiert und erhalten keine E-Mail. Eine Zeile ändert nur den Namen und die Rolle, außerdem die Mitarbeiter-ID, wenn die Datei die vierte Spalte EmployeeID hat. Hat die Datei keine vierte Spalte, bleibt die vorhandene Mitarbeiter-ID erhalten. Die Beschreibung und die Kontaktkanäle des Benutzers bleiben unverändert.
• Schlägt nur der Versand der Willkommens-E-Mail fehl, bleibt der Benutzer angelegt und der Import läuft weiter. Senden Sie den Link anschließend über die Aktion zum Zurücksetzen des Passworts, siehe Benutzer.
• Teams ordnet der Import nicht zu. Das erledigen Sie unter Teams und Berechtigungen; erst dann erscheinen die Benutzer in den Teamansichten von MatchLytics-Management.

Die Prüfung kontrolliert Spaltenzahl, leere E-Mail-Adressen, die Rolle und ob eine Adresse bereits einer anderen Firma gehört. Eine Adresse einer anderen Firma lehnt die Anwendung schon bei Daten überprüfen ab. Der Import prüft vor dem ersten Schreiben alle Zeilen noch einmal; eine fehlerhafte Zeile verhindert dann den gesamten Import. Änderungen an vorhandenen Benutzern korrigieren Sie durch einen weiteren Import oder unter Benutzer.

Weiter: Teams und Berechtigungen, E-Mails und Templates für das Versandprotokoll der Willkommens-E-Mails.

TwentyFive Profile importieren

Mit dem Profil-Import spielen Sie vorhandene Motivationsprofile ein, zum Beispiel aus einem früheren Export. Jede Zeile wird als fertiges Motivationsprofil des Benutzers gespeichert. Dadurch stehen die Profile in MatchLytics-Management zur Verfügung, sobald der Benutzer einem Team angehört; Voraussetzung ist, dass das Produkt für Ihr Konto freigeschaltet ist; ohne das Produkt schlägt schon Daten überprüfen fehl. Importieren dürfen nur Administratoren.

Klicken Sie dazu auf der Karte TwentyFive Profile auf die gleichnamige Schaltfläche und gehen Sie wie unter Daten überprüfen und importieren vor.

1. Nutzer anlegen – Legt die Benutzer aus der Datei an, die es in Ihrer Firma noch nicht gibt. Neue Benutzer erhalten die Rolle Benutzer und die Willkommens-E-Mail.
2. Email-Adressen generieren – Erzeugt für jede Zeile eine Platzhalter-Adresse der Form …@example.com statt der Adresse aus der ersten Spalte. Die Option erscheint nur bei aktiver Option Nutzer anlegen; für Benutzer mit Platzhalter-Adresse legt das System weder ein Anmeldekonto an noch versendet es eine Willkommens-E-Mail.
3. Header überspringen – Ignoriert die erste Zeile der Daten als Kopfzeile. Aktivieren Sie die Option, wenn Sie eine exportierte Datei importieren, denn Exporte haben eine Kopfzeile.
4. Datei hochladen und Text eingeben – Die Tabs wechseln zwischen dem Ablegen einer Datei und dem Einfügen von Text. Die Daten bleiben beim Wechsel erhalten.
5. CSV – Die Ablagefläche oder das Feld nimmt die Profile auf und zeigt den Formathinweis mit den 36 Werten je Zeile. Maßgeblich ist die Reihenfolge der Spalten, nicht ihre Überschrift.
6. Daten überprüfen und Daten importieren – Daten überprüfen prüft die Zeilen, ohne etwas zu schreiben. Daten importieren legt danach für jede Zeile ein neues Profil an, auch wenn dasselbe Profil schon vorhanden ist.

Zu den Optionen:

• Nutzer anlegen: Ohne die Option müssen alle Benutzer der Datei bereits in Ihrer Firma vorhanden sein, sonst schlägt die Prüfung fehl. Ein vorhandener Benutzer wird weiterverwendet, aber nur mit der Rolle Benutzer in Ihrer Firma; eine Adresse einer anderen Firma oder eines Administrators lehnt die Anwendung ab.
• Email-Adressen generieren: Die Adresse …@example.com ist eine reservierte Beispiel-Domain, an die nie E-Mails zugestellt werden. Deshalb erhält ein so angelegter Benutzer weder ein Anmeldekonto noch eine Willkommens-E-Mail; er kann sich nicht anmelden. Eine echte Adresse tragen Sie bei Bedarf später im Dialog Bearbeiten unter Benutzer ein; der Link zum Zurücksetzen des Passworts ist für Platzhalter-Adressen nicht möglich. Ohne Nutzer anlegen lehnt das System generierte Adressen ab, weil solche Benutzer nicht vorhanden sein können. Die erste Spalte der Datei muss trotzdem vorhanden sein. Ohne diese Option muss sie eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.

Format: Jede Zeile enthält ein Profil mit 36 Werten, optional gefolgt von Role und EmployeeID. Die Anwendung zeigt im Dialog diesen Formathinweis:

Email,Vorname,Nachname,Team,Datum,Power,Achievement,Contact,Freedom,Red,Yellow,Blue,Knowledge,Empathy,Green,R-Red,R-Yellow,R-Blue,R-Knowledge,R-Empathy,R-Green,Past,Present,Future,Self,Partner,Group,Sensing,Intuition,Thinking,Feeling,Process,Result,Fact,Emotion,Sense[,Role,EmployeeID] (Datum: dd.MM.yyyy oder yyyy-MM-dd)

Die Werte ab Spalte 6 müssen Zahlen sein, mit dem Punkt als Dezimaltrennzeichen. Der Import prüft Spaltenzahl (36 bis 38), E-Mail-Adresse (nur ohne Email-Adressen generieren) und Zahlenwerte. Eine passende Datei erhalten Sie am einfachsten über den Export (siehe unten); importieren Sie sie mit aktivem Header überspringen.

Ergebnis: Das Profil trägt das Datum aus Spalte 5, sonst das Datum des Imports. In MatchLytics-Management erscheint der Benutzer in der Mitarbeiterliste eines Teams, sobald Sie ihn einem Team zugeordnet haben; Teams ordnet der Import nicht zu. Der Import lässt sich nicht zurücknehmen, und eine zweite Verwendung derselben Datei erzeugt doppelte Profile.

Weiter: Mitarbeiter und Motivationsprofile in MatchLytics-Management, Teams und Berechtigungen.

TwentyFive Profile exportieren

Dieser Export liefert die Motivationsprofile eines einzelnen Benutzers als Datei, zum Beispiel für eine Auswertung außerhalb der Anwendungen. Die Profile stammen aus den Ergebnissen von MatchLytics-Management und MatchLytics-Assessment, importierte Profile eingeschlossen. Die Datei hat das Format des Profil-Imports und lässt sich mit TwentyFive Profile importieren wieder einspielen. Exportieren dürfen nur Administratoren.

1. Öffnen Sie Einstellungen › Export.
2. Wählen Sie im Feld Benutzer auswählen einen Benutzer.
3. Klicken Sie auf TwentyFive Profile.

Die Datei twentyfive.csv enthält die letzten drei Profile dieses Benutzers, eines je Zeile, das neueste zuerst. Die Spalte Team ist leer. Der Export ändert keine Daten und sendet keine E-Mail; der Zugriff erscheint im Zugriffsprotokoll des Benutzers unter Benutzer.

Alle User exportieren

Dieser Export fasst die aktuellen Profile aller Teammitglieder in einer Datei zusammen. Welche Benutzer enthalten sind, bestimmen die Teams, die Sie unter Teams und Berechtigungen pflegen; das Profil stammt aus den Ergebnissen von MatchLytics-Management und MatchLytics-Assessment. Exportieren dürfen nur Administratoren.

Klicken Sie auf Alle User exportieren. Die Datei all_customers.csv enthält das aktuelle Profil jedes Benutzers, der einem Team angehört. Wer mehreren Teams angehört, erscheint einmal je Team. Die Spalte Team enthält den Namen des Teams. Benutzer ohne Profil oder ohne Team stehen nicht in der Datei. System-Benutzer sind nie enthalten.

Die Spalten entsprechen dem Format von TwentyFive Profile importieren: 36 Werte, danach Role und EmployeeID. In Role steht der Name des Motivationstyps des Profils. Die Rolle des Benutzers steht dort nicht. Das Datum hat das Format yyyy-MM-dd. Die Datei hat eine Kopfzeile. Der Export ändert keine Daten und sendet keine E-Mail.

Geblockte User exportieren

Ein gesperrter Benutzer kann das System nicht mehr verwenden; wie Sie einen Benutzer sperren, steht unter Benutzer. Der Schalter Geblockte User exportieren stellt den Export Alle User exportieren auf gesperrte Benutzer um. Weil das Sperren einen Benutzer aus seinen Teams entfernt, steht die Spalte Team bei gesperrten Benutzern leer. Der Export ändert keine Daten, und exportieren dürfen nur Administratoren.

Schalten Sie Geblockte User exportieren ein und klicken Sie danach auf Alle User exportieren. Dann enthält die Datei blocked_customers.csv nur noch gesperrte Benutzer, und zwar eine Zeile je Profil, in demselben Format wie der Export aller Benutzer. Bei gesperrten Benutzern sind die Spalten Email und Team leer; gesperrte Benutzer ohne Profil stehen nicht in der Datei. Schalten Sie den Schalter wieder aus, um zum normalen Export zurückzukehren.

Nutzer exportieren

Dieser Export liefert die Benutzerliste Ihrer Firma als Tabelle, die Sie außerhalb der Anwendungen bearbeiten können. Weil die Datei das Format des Nutzer-Imports hat, können Sie Namen, Rollen oder Mitarbeiter-IDs in der Tabelle ändern und die Datei mit Nutzer importieren zurückspielen. Gesperrte Benutzer stehen nicht in der Datei, und ein Import berührt sie deshalb nicht. Exportieren dürfen nur Administratoren.

Klicken Sie auf Nutzer. Die Datei users.csv enthält alle Benutzer Ihrer Firma außer den System-Benutzern und den gesperrten Benutzern, mit den Spalten Email, Name, Role und EmployeeID. Die Rolle steht als human oder admin in der Datei. Aktivieren Sie beim Import Header überspringen, weil die Datei eine Kopfzeile hat. Der Export ändert keine Daten und sendet keine E-Mail.

Benutzung Exportieren

Die Anwendungen halten fest, welche Seiten Ihre Benutzer aufrufen; dieser Export liefert dieses Nutzungsprotokoll als Datei, zum Beispiel für eine eigene Auswertung der Nutzung. Die Datei enthält Namen und Seitenaufrufe einzelner Benutzer, behandeln Sie sie also als personenbezogene Daten. Exportieren dürfen nur Administratoren.

Klicken Sie auf Benutzung Exportieren. Die Datei usage_data.csv zeigt, welche Seiten Ihre Benutzer in den Anwendungen aufgerufen haben. Sie umfasst den laufenden und den vorangegangenen Kalendermonat. Jede Zeile fasst gleiche Aufrufe eines Benutzers zusammen.

Hinweise

Die Exporte Alle User exportieren, Geblockte User exportieren und Nutzer lesen höchstens 2000 Benutzer.

Wie Sie Benutzer einzeln anlegen, sperren und löschen, beschreibt die Seite Benutzer.

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