Regelmeetings

Zweck

Regelmeetings stellen sicher, dass Sie mit jedem Mitglied Ihres Teams regelmäßig sprechen. MatchLytics-Management zeigt je Mitglied und Gesprächsart, wann das nächste Gespräch fällig ist, welcher Termin vereinbart ist und wann zuletzt ein Gespräch stattgefunden hat. Zur Vorbereitung stehen der Gesprächsleitfaden zum Motivationsprofil des Mitglieds und seine aktuellen Werte aus dem Team-Barometer bereit.

Wer sieht das?

Der Menüpunkt Team › Regelmeetings ist für alle Rollen sichtbar, wenn MatchLytics-Management für Ihr Konto freigeschaltet ist. Was Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle im gewählten Team ab:

• Teamleiter des gewählten Teams und Administratoren sehen die Matrix aller aktiven Mitglieder des Teams und können Gespräche vermerken. Der Teamleiter selbst und gesperrte Mitglieder erscheinen nicht in der Matrix.
• Mitglieder sehen nur ihre eigenen Regelmeetings unter Meine Regelmeetings.
• Wer ein Team leitet und selbst Mitglied in einem anderen Team ist, sieht beides: oben die Matrix des gewählten Teams, darunter Meine Regelmeetings.

Die Regelmeetings eines Mitglieds legt MatchLytics-Management automatisch an, spätestens beim nächsten Laden der Seite für das Team.

Aufbau

1. Team – Wählt das Team, dessen Matrix die Seite zeigt; die Auswahl gilt auch für Mitarbeiter, Team-Barometer und die übrigen Team-Seiten. Sind Sie weder Administrator noch Teamleiter des gewählten Teams, erscheint statt der Matrix nur Meine Regelmeetings.
2. Zähler – Nennt über alle Gesprächsarten, wie viele Gespräche des Teams fällig und wie viele überfällig sind, z. B. „2 fällig · 1 überfällig“. Gespräche mit einem vereinbarten Termin zählen in keiner der beiden Zahlen.
3. Aktualisieren – Lädt Mitglieder und Status neu. Dabei legt das System die Regelmeetings neuer Mitglieder an und archiviert die von Mitgliedern, die das Team verlassen haben.
4. Name – Zeigt je aktivem Mitglied eine Zeile; per Klick auf die Überschrift sortieren Sie die Liste, das Feld darunter filtert sie nach Namen. Der Teamleiter und gesperrte Mitglieder fehlen, weil für sie keine Regelmeetings geführt werden.
5. Spalten Mitarbeitergespräch, Jahresgespräch, Zielgespräch und Entwicklungsgespräch – Jede Gesprächsart hat eine eigene Spalte, in der jede Zelle Status und Aktionen für ein Mitglied bündelt. Rhythmus und Fristen je Gesprächsart nennt die Tabelle im folgenden Abschnitt.
6. Status-Chip – Zeigt den Stand des Gesprächs, den das System aus Fälligkeit und Termin berechnet; die Farben erklärt der Abschnitt Status und Farben. Darunter steht „erinnert am …“, sobald das System dem Teamleiter eine Erinnerungs-E-Mail zu diesem Gespräch gesendet hat; ein vermerktes Gespräch setzt den Vermerk zurück.
7. Aktionsmenü (Symbol mit drei Punkten) – Öffnet die Aktionen Stattgefunden …, Termin vermerken …, Fälligkeit ändern …, Historie … und Vorbereitung … für genau dieses Mitglied und diese Gesprächsart. Die ersten drei sind gesperrt, solange die Zelle noch keinen Status hat.

Enthält das Team keine Mitglieder für Regelmeetings, zeigt die Tabelle „Dieses Team hat keine Mitglieder für Regelmeetings.“

Gesprächsarten und Fristen

Gesprächsart	Rhythmus in der App	Nächste Fälligkeit nach einem Gespräch	Erstmals fällig
Mitarbeitergespräch	monatlich	nach 30 Tagen	30 Tage nach Aufnahme in die Regelmeetings
Jahresgespräch	jährlich	nach 365 Tagen	nach 90 Tagen
Zielgespräch	jährlich	nach 365 Tagen	nach 90 Tagen
Entwicklungsgespräch	jährlich, im Onboarding alle 60 Tage	nach 365 Tagen; in den ersten 180 Tagen nach Aufnahme in die Regelmeetings nach 60 Tagen	nach 30 Tagen

Die Fristen sind fest vorgegeben. Für einzelne Mitglieder passen Sie die Fälligkeit mit Fälligkeit ändern … an. Inhaltliche Leitfäden zu jeder Gesprächsart finden Sie im Tab Gesprächsleitfäden des Motivationsprofils.

Status und Farben

Chip in der Matrix	Farbe	Status in der Historie	Bedeutung
„zuletzt …“	grün	Aktuell	Das letzte Gespräch liegt innerhalb der Frist.
„noch nie geführt“	gelb-orange	Aktuell	Die erste Frist läuft noch; ein Gespräch dieser Art wurde noch nicht vermerkt.
„fällig ab …“	gelb-orange	Fällig	Das Gespräch wird innerhalb der nächsten 7 Tage fällig.
„überfällig seit …“	rot	Überfällig	Die Fälligkeit ist überschritten.
„Termin …“	türkis	Geplant	Ein Termin ist vereinbart und liegt heute oder in der Zukunft.
„–“	–	–	Noch nicht abgeglichen; der Status entsteht beim nächsten Laden der Seite.

Ein vereinbarter Termin hat Vorrang vor allen anderen Status. Liegt der Termin in der Vergangenheit, zeigt die Zelle wieder den Status nach Fälligkeit.

Ist der Ablauf Erinnerung … an Team-Lead der Gesprächsart im Controlboard eingeschaltet (siehe Abläufe), erhält der Teamleiter eine E-Mail mit den fälligen und überfälligen Gesprächen der Teams, die er leitet. An dasselbe Gespräch erinnert die E-Mail frühestens nach 14 Tagen erneut; solange ein Termin in der Zukunft vereinbart ist, entfällt sie. Betrifft die E-Mail nur ein Team, öffnet ihr Link die Seite Regelmeetings direkt mit diesem Team.

Funktionen

Stattgefunden …

Mit Stattgefunden … halten Sie fest, dass ein Gespräch geführt wurde; so erledigen Sie ein fälliges oder überfälliges Gespräch. Das System berechnet daraus die nächste Fälligkeit; das Gespräch erscheint in der Historie und in der Vorbereitung, und der Report im Controlboard zählt den neuen Status. Die Aktion steht dem Teamleiter des Teams und Administratoren zur Verfügung.

1. Öffnen Sie Team › Regelmeetings und wählen Sie das Team.
2. Klicken Sie in der Zelle des Mitglieds und der Gesprächsart auf das Aktionsmenü und wählen Sie Stattgefunden ….
3. Der Dialog Gespräch als stattgefunden vermerken öffnet sich. Wählen Sie im Feld Datum des Gesprächs den Tag des Gesprächs.
4. Tragen Sie optional eine Notiz ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

1. Hinweis oben im Dialog – Weist darauf hin, dass die Notiz für Sie, das Mitglied und einen späteren Teamleiter sichtbar ist. Es gibt keine private Notiz.
2. Datum des Gesprächs – Legt den Tag des Gesprächs fest; von ihm aus berechnet das System die nächste Fälligkeit. Vorbelegt ist heute, spätere Tage sind nicht möglich, rückwirkend erfassen Sie bis zu 365 Tage vor Aufnahme des Mitglieds in die Regelmeetings.
3. Notiz – Nimmt optional einen Text zum Gespräch auf, z. B. Vereinbarungen. Er wird die erste Notiz des Gesprächs, weitere ergänzen Sie in der Historie.
4. Speichern – Legt den Eintrag an und schließt den Dialog; Abbrechen schließt ihn ohne Änderung. Gesperrt ist die Schaltfläche, solange Datum oder Notiz ungültig sind.

Die Matrix zeigt sofort den neuen Status, eine E-Mail wird nicht versendet. Ist das Gespräch das neueste dieser Art, berechnet es die nächste Fälligkeit nach den Fristen, entfernt einen vereinbarten Termin, hebt eine manuell geänderte Fälligkeit auf und löscht den Vermerk „erinnert am …“. Ein älteres, rückwirkend erfasstes Gespräch ergänzt nur die Historie. Einen Eintrag können Sie nicht bearbeiten, sondern nur in der Historie … löschen und neu vermerken.

Weiter: Der Tab MatchLytics-Meetings in den Reports des Controlboards zeigt die Status aller Teams.

Termin vermerken …

Mit Termin vermerken … tragen Sie den Tag ein, den Sie mit dem Mitglied für das Gespräch vereinbart haben. Ein Termin heute oder in der Zukunft setzt die Zelle auf den Status Geplant und unterdrückt die Erinnerung an den Teamleiter, bis der Tag verstrichen ist. Das Mitglied sieht den Termin unter Meine Regelmeetings. Die Aktion steht dem Teamleiter des Teams und Administratoren zur Verfügung.

1. Wählen Sie im Aktionsmenü der Zelle Termin vermerken ….
2. Wählen Sie im Dialog Termin vereinbaren im Feld Termin das vereinbarte Datum.
3. Klicken Sie auf Speichern.

1. Hinweis oben im Dialog – Kündigt an, dass das Mitglied an den Termin erinnert wird. Die E-Mail geht frühestens 7 Tage vorher und nur einmal je Termin raus, wenn der Ablauf Erinnerung … an Mitglied der Gesprächsart im Controlboard eingeschaltet ist.
2. Termin – Legt den Tag der Besprechung fest und ist mit dem bisherigen Termin oder mit heute vorbelegt. Ein Tag in der Vergangenheit ist erlaubt, gilt aber nicht mehr als geplant.
3. Termin entfernen – Löscht den vereinbarten Termin wieder. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn bereits ein Termin eingetragen ist.
4. Speichern – Speichert den Termin und schließt den Dialog; Abbrechen schließt ihn ohne Änderung.

Die Zelle zeigt den Chip „Termin …“ und das Gespräch zählt nicht mehr als fällig. Beim Speichern wird keine E-Mail versendet; die Erinnerung an das Mitglied sendet der Ablauf zu seinem eingestellten Zeitpunkt. Sie können den Termin jederzeit ändern oder mit Termin entfernen löschen. Ein später vermerktes Gespräch entfernt ihn ebenfalls.

Weiter: Welche Abläufe erinnern und wann sie laufen, steht unter Abläufe.

Fälligkeit ändern …

Das System berechnet die Fälligkeit aus den festen Fristen. Mit Fälligkeit ändern … setzen Sie sie selbst, zum Beispiel um das Jahresgespräch eines Bestandsmitglieds auf dessen Eintrittsmonat zu legen. Das Datum bestimmt, wann die Zelle Fällig und Überfällig anzeigt und wann der Teamleiter erinnert wird. Die Aktion steht dem Teamleiter des Teams und Administratoren zur Verfügung.

1. Wählen Sie im Aktionsmenü der Zelle Fälligkeit ändern ….
2. Wählen Sie im Dialog Fälligkeit ändern im Feld Fällig ab das neue Datum.
3. Klicken Sie auf Speichern.

1. Chip manuell – Zeigt an, dass die Fälligkeit schon einmal von Hand gesetzt wurde und das System sie nicht mehr selbst berechnet. Ohne Chip stammt sie aus den festen Fristen.
2. Hinweis unter dem Titel – Nennt in Klammern den Rhythmus der Gesprächsart, etwa „monatlich“ oder „jährlich“, als Orientierung für das neue Datum. Der Hinweis darunter erinnert daran, dass die Fälligkeit nach der Änderung nicht mehr automatisch berechnet wird.
3. Fällig ab – Bestimmt den Tag, an dem das Gespräch als fällig gilt, und ist mit der bisherigen Fälligkeit vorbelegt. Ab 7 Tage vor diesem Tag zeigt die Zelle Fällig, nach diesem Tag Überfällig.
4. Speichern – Speichert die Fälligkeit und schließt den Dialog; Abbrechen schließt ihn ohne Änderung.

Die Zelle zeigt den Status zum neuen Datum, eine E-Mail wird nicht versendet. Die Fälligkeit bleibt von Hand gesetzt, bis Sie ein Gespräch dieser Art vermerken; erst dieses berechnet sie wieder nach den Fristen. Sie lässt sich nicht löschen, nur durch ein neues Datum ersetzen.

Historie …

Historie … zeigt alle Gespräche, die Sie für ein Mitglied und eine Gesprächsart mit Stattgefunden … vermerkt haben, neueste zuerst und höchstens die 50 neuesten. Hier lesen und ergänzen Teamleiter und Mitglied die Notizen zu einem Gespräch, und der Teamleiter kann einen fehlerhaften Eintrag löschen. Die Notiztexte sehen nur der Teamleiter des Teams und das Mitglied; Administratoren, die das Team nicht leiten, sehen die Einträge ohne Notizen.

1. Wählen Sie im Aktionsmenü der Zelle Historie ….
2. Rechts öffnet sich die Seitenleiste mit der Historie dieses Mitglieds und dieser Gesprächsart.

1. Kopf der Seitenleiste – Nennt Mitglied und Gesprächsart; mit dem Kreuz oben rechts schließen Sie die Seitenleiste.
2. Status-Chip – Zeigt den Status in der Schreibweise der Historie: Aktuell, Fällig, Überfällig oder Geplant; die Zuordnung zu den Chips der Matrix steht unter Status und Farben.
3. Geführt am und Erfasst am – Das erste Datum ist der Tag des Gesprächs, das zweite der Tag, an dem es vermerkt wurde; bei rückwirkender Erfassung weichen beide ab. Darunter steht der Team-Lead, der das Gespräch geführt hat, solange er das Team noch leitet.
4. Eintrag löschen (Papierkorb-Symbol) – Löscht das Gespräch nach einer Sicherheitsabfrage samt seinen Notizen; das lässt sich nicht rückgängig machen. War es das neueste Gespräch, berechnet das System eine nicht von Hand gesetzte Fälligkeit aus dem jüngsten verbleibenden Gespräch neu; bleibt keines übrig, gilt wieder die erste Fälligkeit.
5. Notizen – Listet alle Notizen zum Gespräch mit Autor und Datum auf; geänderte tragen den Zusatz „(bearbeitet)“. Der Zähler zeigt z. B. „3 von 20 Notizen“, denn ein Gespräch fasst höchstens 20. Die Symbole Bearbeiten und Löschen erscheinen nur an eigenen Notizen.
6. Notiz hinzufügen – Öffnet unter den Notizen ein Textfeld für eine weitere Notiz, die für Teamleiter und Mitglied sichtbar ist. Die Schaltfläche steht nur dem Teamleiter des Teams und dem Mitglied zur Verfügung und ist ab 20 Notizen gesperrt.

Änderungen an Notizen gelten sofort und lösen keine E-Mail aus. Das Löschen eines Gesprächs dürfen Teamleiter und Administratoren; es entfernt den Eintrag dauerhaft.

Vorbereitung …

Vorbereitung … bündelt, was Sie für das Gespräch mit einem Mitglied brauchen: Status, Motivationstyp, Leitfaden, Mitarbeiterportrait, das letzte Gespräch und beim Mitarbeitergespräch die Werte des Mitglieds im Team-Barometer. Die Daten stammen aus dem letzten Motivationsprofil des Mitglieds, aus der Historie dieser Gesprächsart und aus dem aktuellen Stand des Team-Barometers. Die Seitenleiste ist reine Ansicht und steht nur dem Teamleiter und Administratoren zur Verfügung.

1. Wählen Sie im Aktionsmenü der Zelle Vorbereitung ….
2. Rechts öffnet sich eine Seitenleiste für genau dieses Mitglied und diese Gesprächsart.

1. Kopf der Seitenleiste – Nennt Mitglied, Gesprächsart und den Status-Chip der Matrix; darunter stehen, soweit vorhanden, Fällig ab, Termin und Zuletzt geführt.
2. Motivationstyp – Zeigt den Motivationstyp aus dem letzten Motivationsprofil des Mitglieds. Er bestimmt, welcher Leitfaden und welche Portraittexte angeboten werden.
3. Leitfaden (PDF) und Mitarbeiterportrait (PPT) – Der erste Button lädt den Gesprächsleitfaden für diese Gesprächsart und den Motivationstyp herunter, auf Deutsch oder Englisch. Der zweite lädt das Mitarbeiterportrait des Mitglieds aus dessen letztem Profil als PowerPoint-Datei.
4. Mitarbeiterportrait – Zeigt die Texte zum Motivationstyp als aufklappbare Abschnitte in der Sprache der Oberfläche, wie im Tab Mitarbeiterportrait der Ergebnisansicht.
5. Letztes Gespräch – Zeigt Datum und Notizen des zuletzt vermerkten Gesprächs dieser Art, damit Sie an dessen Vereinbarungen anknüpfen. Gesamte Historie … schließt die Vorbereitung und öffnet die Historie.
6. Team-Barometer – Nur beim Mitarbeitergespräch: Zeigt Ampel mit Score, Abweichungen von den Normalwerten, SituationFit-Fall und Trend des Mitglieds aus dem aktuellen Team-Barometer. Darunter folgen der Gesprächsleitfaden des Barometers und der Link Zum Team-Barometer.

Es wird nichts gespeichert und keine E-Mail versendet. Hat das Mitglied kein Motivationsprofil, steht dort „Kein Motivationsprofil – Leitfaden nicht verfügbar“, und Downloads und Mitarbeiterportrait entfallen. Der Abschnitt Team-Barometer entfällt, wenn für das Team kein Team-Barometer vorliegt oder das Mitglied darin nicht enthalten ist; fehlen Rückmeldungen im Wochen-Check, nennt er die Zahl der Wochen ohne Rückmeldung.

Weiter: Die Leitfäden stehen auch im Tab Gesprächsleitfäden der Mitarbeiter und Motivationsprofile; die Folien des Portraits beschreibt PPT-Export Motivationsprofil.

Meine Regelmeetings

Meine Regelmeetings zeigt Mitgliedern, wann ihre Gespräche mit dem Teamleiter fällig sind, welche Termine vereinbart sind und was in den Notizen steht. Die Daten stammen aus den Regelmeetings, die der Teamleiter pflegt; das Mitglied selbst vermerkt nichts. Die Ansicht gehört zu Team › Regelmeetings und ersetzt bei Mitgliedern die Matrix. Wer ein Team leitet und selbst Mitglied eines anderen Teams ist, findet sie unter der Matrix. Sie zeigt eine Karte je Team, in dem der Benutzer Mitglied ist; die Team-Auswahl oben hat darauf keinen Einfluss.

1. Teamname und Team-Lead – Nennt das Team und seinen aktuellen Teamleiter. Fehlt der Name des Teamleiters ausnahmsweise, entfällt die Zeile.
2. Gesprächsart mit Status-Chip – Zeigt je Gesprächsart denselben Status wie die Matrix des Teamleiters, etwa „zuletzt …“, „fällig ab …“ oder „Termin …“.
3. „Termin am …“ – Nennt den Tag, den der Teamleiter für das Gespräch vereinbart hat; ohne Termin fehlt die Zeile. Liegt der Termin in den nächsten 7 Tagen, erhalten Sie dazu eine Erinnerung per E-Mail, wenn der passende Ablauf eingeschaltet ist.
4. „Zuletzt geführt am …“ oder „Noch nicht geführt“ – Zeigt den Tag des letzten vermerkten Gesprächs dieser Art oder dass noch keines vermerkt ist. Es ist der Tag des Gesprächs, nicht der Tag der Erfassung.
5. Historie – Öffnet dieselbe Seitenleiste wie beim Teamleiter mit allen vermerkten Gesprächen dieser Art, neueste zuerst. Dort lesen Sie die Notizen zum Gespräch, auch die des Teamleiters.

In der Historie ergänzt das Mitglied eigene Notizen und kann sie bearbeiten und löschen. Alles Weitere bleibt dem Teamleiter vorbehalten: Das Mitglied kann kein Gespräch vermerken, keinen Termin vereinbaren, keine Fälligkeit ändern, keinen Eintrag löschen und die Vorbereitung … nicht öffnen. Gibt es keine eigenen Regelmeetings, steht dort „Sie haben aktuell keine eigenen Regelmeetings.“

Hinweise

MatchLytics-Management nutzen

Das Produkt MatchLytics-Management bestellen (oder einen Test-Account anfordern) können Sie unter MatchLytics-Management.