Regelmeetings

Zweck

Regelmeetings stellen sicher, dass Sie mit jedem Mitglied Ihres Teams regelmäßig sprechen. MatchLytics-Management zeigt je Mitglied und Gesprächsart, wann das nächste Gespräch fällig ist, welcher Termin vereinbart ist und wann zuletzt ein Gespräch stattgefunden hat. Zur Vorbereitung stehen der Gesprächsleitfaden zum Motivationsprofil des Mitglieds und seine aktuellen Werte aus dem Team-Barometer bereit.

Wer sieht das?

Der Menüpunkt Team › Regelmeetings ist für alle Rollen sichtbar, wenn MatchLytics-Management für Ihr Konto freigeschaltet ist. Was Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle im gewählten Team ab:

• Teamleiter des gewählten Teams und Administratoren sehen die Matrix aller aktiven Mitglieder des Teams und können Gespräche vermerken. Der Teamleiter selbst und gesperrte Mitglieder erscheinen nicht in der Matrix.
• Mitglieder sehen nur ihre eigenen Regelmeetings unter Meine Regelmeetings.
• Wer ein Team leitet und selbst Mitglied in einem anderen Team ist, sieht beides: oben die Matrix des gewählten Teams, darunter Meine Regelmeetings.

Die Regelmeetings eines Mitglieds legt MatchLytics-Management automatisch an, spätestens beim nächsten Laden der Seite für das Team.

Aufbau

1. Team – Auswahl des Teams, dessen Matrix angezeigt wird.
2. Zähler – Anzahl der fälligen und überfälligen Gespräche im Team, z. B. „2 fällig · 1 überfällig“.
3. Aktualisieren-Symbol – lädt Mitglieder und Status neu.
4. Name – eine Zeile je aktivem Mitglied.
5. Gesprächsarten – eine Spalte je Gesprächsart: Mitarbeitergespräch, Jahresgespräch, Zielgespräch, Entwicklungsgespräch.
6. Status-Chip – aktueller Stand des Gesprächs; darunter „erinnert am …“, sobald eine Erinnerungsmail an den Teamleiter versandt wurde.
7. Aktionsmenü (Symbol mit drei Punkten) – Aktionen für genau dieses Mitglied und diese Gesprächsart.

Enthält das Team keine Mitglieder für Regelmeetings, zeigt die Tabelle „Dieses Team hat keine Mitglieder für Regelmeetings.“

Gesprächsarten und Fristen

Gesprächsart	Rhythmus in der App	Nächste Fälligkeit nach einem Gespräch	Erstmals fällig
Mitarbeitergespräch	monatlich	nach 30 Tagen	30 Tage nach Aufnahme in die Regelmeetings
Jahresgespräch	jährlich	nach 365 Tagen	nach 90 Tagen
Zielgespräch	jährlich	nach 365 Tagen	nach 90 Tagen
Entwicklungsgespräch	jährlich, im Onboarding alle 60 Tage	nach 365 Tagen; in den ersten 180 Tagen nach Aufnahme in die Regelmeetings nach 60 Tagen	nach 30 Tagen

Die Fristen sind fest vorgegeben. Für einzelne Mitglieder passen Sie die Fälligkeit mit Fälligkeit ändern … an. Inhaltliche Leitfäden zu jeder Gesprächsart finden Sie im Tab Gesprächsleitfäden des Motivationsprofils.

Status und Farben

Chip in der Matrix	Farbe	Status in der Historie	Bedeutung
„zuletzt …“	grün	Aktuell	Das letzte Gespräch liegt innerhalb der Frist.
„noch nie geführt“	gelb-orange	Aktuell	Die erste Frist läuft noch; ein Gespräch dieser Art wurde noch nicht vermerkt.
„fällig ab …“	gelb-orange	Fällig	Das Gespräch wird innerhalb der nächsten 7 Tage fällig.
„überfällig seit …“	rot	Überfällig	Die Fälligkeit ist überschritten.
„Termin …“	türkis	Geplant	Ein Termin ist vereinbart und liegt heute oder in der Zukunft.
„–“	–	–	Noch nicht abgeglichen; der Status entsteht beim nächsten Laden der Seite.

Ein vereinbarter Termin hat Vorrang vor allen anderen Status. Liegt der Termin in der Vergangenheit, zeigt die Zelle wieder den Status nach Fälligkeit.

Ist der Erinnerungsablauf für Teamleiter im Controlboard eingerichtet, erhält der Teamleiter eine E-Mail mit den fälligen und überfälligen Gesprächen der Teams, die er leitet. An dasselbe Gespräch erinnert die E-Mail frühestens nach 14 Tagen erneut. Betrifft die E-Mail nur ein Team, öffnet ihr Link die Seite Regelmeetings direkt mit diesem Team.

Funktionen

Stattgefunden …

1. Öffnen Sie Team › Regelmeetings und wählen Sie das Team.
2. Klicken Sie in der Zelle des Mitglieds und der Gesprächsart auf das Aktionsmenü und wählen Sie Stattgefunden ….
3. Der Dialog Gespräch als stattgefunden vermerken öffnet sich. Wählen Sie im Feld Datum des Gesprächs den Tag des Gesprächs. Vorbelegt ist heute; ein Datum in der Zukunft ist nicht möglich. Rückwirkend erfassen Sie Gespräche bis 365 Tage vor Aufnahme des Mitglieds in die Regelmeetings.
4. Tragen Sie optional eine Notiz ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

1. Hinweis zur Sichtbarkeit der Notiz.
2. Datum des Gesprächs.
3. Notiz.
4. Speichern.

Die Matrix zeigt sofort den neuen Status. Ist das vermerkte Gespräch das neueste dieser Art, setzt es die nächste Fälligkeit nach den Fristen oben, entfernt einen vereinbarten Termin und hebt eine manuell geänderte Fälligkeit auf. Die Notiz sehen Sie, das Mitglied und ein späterer Teamleiter.

Termin vermerken …

1. Wählen Sie im Aktionsmenü der Zelle Termin vermerken ….
2. Wählen Sie im Dialog Termin vereinbaren im Feld Termin das vereinbarte Datum.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Zelle zeigt den Chip „Termin …“. Liegt der Termin innerhalb der nächsten 7 Tage, erhält das Mitglied eine Erinnerungsmail, sofern der zugehörige Ablauf im Controlboard eingerichtet ist. Einen vorhandenen Termin löschen Sie im selben Dialog mit Termin entfernen.

1. Hinweis zur Erinnerung des Mitglieds.
2. Termin.
3. Termin entfernen (nur bei vorhandenem Termin).
4. Speichern.

Fälligkeit ändern …

Mit dieser Aktion legen Sie die Fälligkeit selbst fest, zum Beispiel um das Jahresgespräch an den Eintrittsmonat des Mitglieds anzupassen.

1. Wählen Sie im Aktionsmenü der Zelle Fälligkeit ändern ….
2. Wählen Sie im Dialog Fälligkeit ändern im Feld Fällig ab das neue Datum. Der Hinweis im Dialog nennt den Rhythmus der Gesprächsart.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Eine manuell geänderte Fälligkeit wird nicht mehr automatisch berechnet. Der Dialog kennzeichnet sie mit dem Chip manuell. Erst das nächste vermerkte Gespräch berechnet die Fälligkeit wieder nach den Fristen.

1. Chip manuell.
2. Hinweis mit dem Rhythmus der Gesprächsart.
3. Fällig ab.
4. Speichern.

Stattgefunden …, Termin vermerken … und Fälligkeit ändern … sind deaktiviert, solange die Zelle noch keinen Status hat („–“).

Historie …

1. Wählen Sie im Aktionsmenü der Zelle Historie ….
2. Rechts öffnet sich die Seitenleiste Historie mit allen vermerkten Gesprächen dieser Gesprächsart, das neueste zuerst.

1. Mitglied und Gesprächsart.
2. Status, z. B. Fällig.
3. Geführt am und Erfasst am – Datum des Gesprächs und Datum der Erfassung; bei rückwirkender Erfassung weichen beide ab. Darunter steht der Team-Lead, der das Gespräch geführt hat, solange er noch Teamleiter ist.
4. Eintrag löschen (Papierkorb-Symbol) – löscht ein Gespräch nach einer Sicherheitsabfrage. War es das neueste Gespräch, wird eine nicht manuell geänderte Fälligkeit aus dem jüngsten verbleibenden Gespräch neu berechnet; bleibt keines übrig, gilt wieder die erste Fälligkeit.
5. Notizen – alle Notizen zum Gespräch mit Autor und Datum, geänderte Notizen mit „(bearbeitet)“; der Zähler zeigt z. B. „3 von 20 Notizen“.
6. Notiz hinzufügen – ergänzt eine weitere Notiz.

Teamleiter und Mitglied können Notizen ergänzen. Bearbeiten und Löschen kann eine Notiz nur, wer sie geschrieben hat. Ein Gespräch fasst höchstens 20 Notizen; danach ist Notiz hinzufügen deaktiviert.

Vorbereitung …

1. Wählen Sie im Aktionsmenü der Zelle Vorbereitung ….
2. Rechts öffnet sich eine Seitenleiste für genau dieses Mitglied und diese Gesprächsart.

1. Kopf – Mitglied, Gesprächsart und Status-Chip; darunter, soweit vorhanden, Fällig ab, Termin und Zuletzt geführt.
2. Motivationstyp des Mitglieds.
3. Leitfaden (PDF) – lädt den Gesprächsleitfaden für diese Gesprächsart und den Motivationstyp herunter. Mitarbeiterportrait (PPT) – lädt das Mitarbeiterportrait als PowerPoint-Datei herunter.
4. Mitarbeiterportrait – die Texte zum Motivationstyp als aufklappbare Abschnitte.
5. Letztes Gespräch – Datum und Notizen des zuletzt vermerkten Gesprächs dieser Art. Gesamte Historie … öffnet die Historie.
6. Team-Barometer – nur beim Mitarbeitergespräch: Ampel mit Score, Trend und weitere Werte des Mitglieds aus dem Team-Barometer, der Gesprächsleitfaden des Barometers und der Link Zum Team-Barometer. Fehlen Rückmeldungen des Mitglieds im Wochen-Check, nennt die Seitenleiste die Zahl der Wochen ohne Rückmeldung.

Hat das Mitglied kein Motivationsprofil, steht dort „Kein Motivationsprofil – Leitfaden nicht verfügbar“. Downloads und Mitarbeiterportrait entfallen dann. Der Abschnitt Team-Barometer entfällt, wenn für das Team kein Team-Barometer vorliegt oder das Mitglied darin nicht enthalten ist.

Meine Regelmeetings

Mitglieder öffnen ebenfalls Team › Regelmeetings. Statt der Matrix sehen sie Meine Regelmeetings mit einer Karte je Team, in dem sie Mitglied sind. Die Team-Auswahl oben auf der Seite hat darauf keinen Einfluss.

1. Team und Team-Lead.
2. Gesprächsart mit demselben Status-Chip wie in der Matrix.
3. „Termin am …“ – ein vereinbarter Termin, falls vorhanden.
4. „Zuletzt geführt am …“ oder „Noch nicht geführt“.
5. Historie – öffnet dieselbe Seitenleiste wie beim Teamleiter.

In der Historie liest das Mitglied alle Notizen zum Gespräch, auch die des Teamleiters, und ergänzt eigene Notizen. Eigene Notizen kann es bearbeiten und löschen. Das Mitglied kann kein Gespräch vermerken, keinen Termin vereinbaren, keine Fälligkeit ändern, keinen Eintrag löschen und die Vorbereitung … nicht öffnen. Gibt es keine eigenen Regelmeetings, steht dort „Sie haben aktuell keine eigenen Regelmeetings.“

Hinweise

MatchLytics-Management nutzen

Das Produkt MatchLytics-Management bestellen (oder einen Test-Account anfordern) können Sie unter MatchLytics-Management.