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Einladungen

Zweck

Unter Einladungen laden Sie Bewerber zu einem Stellenangebot ein. Jeder Bewerber erhält per E-Mail einen persönlichen Link zum Fragebogen. Die Seite zeigt außerdem, welche Einladungen schon genutzt wurden, und führt von dort direkt zu den Ergebnissen.

Eine Einladung gehört immer zu genau einem Stellenangebot. Welches das ist, legen Sie im Auswahlfeld Stelle über der Tabelle fest. Die Auswahl gilt auch auf der Seite Bewerbungen.

Wer sieht das?

Alle Rollen (Administrator, Teamleiter, Benutzer), wenn MatchLytics-Assessment für Ihr Konto freigeschaltet ist. Die Rollen sind unter Allgemeiner Arbeitsablauf beschrieben.

Voraussetzung: Es gibt mindestens ein Stellenangebot, das nicht archiviert ist. Wie Sie Stellenangebote anlegen, lesen Sie unter Stellenangebote. Gibt es keines, zeigt die Seite statt des Auswahlfelds den Hinweis Keine Stellen vorhanden.

Aufbau

Einladungsliste mit Auswahlfeld Stelle und Tabelle

  1. Neue Einladung – lädt einen einzelnen Bewerber ein.
  2. Neue Team Einladung – lädt mehrere Bewerber auf einmal ein.
  3. Stelle – wählt das Stellenangebot, dessen Einladungen angezeigt und für das neue Einladungen erstellt werden.
  4. Spaltenauswahl – blendet Spalten ein oder aus.
  5. Export-Symbol (Pfeil nach unten) – lädt alle Einladungen des Stellenangebots als CSV-Datei herunter.
  6. Aktualisieren-Symbol (kreisförmiger Pfeil) – lädt die Tabelle neu.
  7. Filterzeile – Suchfelder für die Spalten Name und E-Mail.
  8. Tabelle mit den Spalten Name, E-Mail, Erstellt am, Ablaufdatum und Weitere Informationen.
  9. Zeilen pro Seite und Seitennavigation.

Die Spalten bedeuten:

  • Name – Name des Bewerbers.
  • E-Mail – E-Mail-Adresse, an die die Einladung ging.
  • Erstellt am – Datum, an dem die Einladung erstmals versendet wurde.
  • Ablaufdatum – Datum, nach dem der Bewerber kein Profil mehr erstellen kann.
  • Weitere Informationen – Status und Aktionen der Einladung (siehe Funktionen).

Funktionen

Stellenangebot wählen

  1. Öffnen Sie Einladungen.
  2. Wählen Sie im Feld Stelle das gewünschte Stellenangebot. Zur Auswahl stehen nur Stellenangebote, die nicht archiviert sind.

Beim ersten Öffnen ist das erste Stellenangebot der Liste ausgewählt.

Einladungen sortieren, filtern und blättern

  • Sortieren: Standardmäßig stehen die neuesten Einladungen oben (Sortierung nach Erstellt am, absteigend). Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren.
  • Filtern: Geben Sie in der Filterzeile unter Name oder E-Mail einen Suchbegriff ein. Die Tabelle zeigt dann nur passende Einladungen.
  • Blättern: Wählen Sie unter Zeilen pro Seite 5, 10, 25, 50 oder 100 Einträge (Standard: 10). Mit Gehe zu springen Sie direkt auf eine Seite.
  • Spalten ein- und ausblenden: Wählen Sie in der Spaltenauswahl die Spalten, die angezeigt werden sollen. Die Spalte Weitere Informationen bleibt immer sichtbar.

Sortierung und Filter gelten für alle Einladungen des Stellenangebots, nicht nur für die angezeigte Seite.

Tabelle aktualisieren und exportieren

  • Klicken Sie auf das Aktualisieren-Symbol, um die Tabelle neu zu laden.
  • Klicken Sie auf das Export-Symbol, um die Einladungen des gewählten Stellenangebots als CSV-Datei herunterzuladen. Die Datei heißt invitations_<Stellenname>.csv; Leerzeichen im Namen werden durch Unterstriche ersetzt.

Ergebnisse ansehen

In der Spalte Weitere Informationen zeigt jede Einladung ihren Status:

  • Ergebnisse – Der Bewerber hat den Fragebogen abgeschlossen. Ein Klick öffnet die Ergebnisse des Bewerbers. Die Ansicht entspricht der Detailansicht unter Bewerbungen ansehen und auswerten.
  • Ungenutzt (deaktiviert) – Der Bewerber hat den Fragebogen noch nicht abgeschlossen.

Neue Einladungen generieren

Mit dieser Aktion erhält ein Bewerber eine neue Einladung, zum Beispiel wenn die alte abgelaufen ist oder die E-Mail verloren ging.

Dialog Neue Einladung generieren mit Auswahl des Templates

  1. Klicken Sie in der Zeile der Einladung auf das Symbol Neue Einladungen generieren (zwei kreisförmige Pfeile). Der Dialog Neue Einladung generieren öffnet sich.
  2. Der Dialog nennt den Bewerber: „Für {Name} wird eine neue Einladung erzeugt und per E-Mail versendet. Die bisherige Einladung verliert dadurch ihre Gültigkeit.“ Ist kein Name hinterlegt, steht dort die E-Mail-Adresse.
  3. Wählen Sie unter E-Mail Benachrichtigung im Feld Template die E-Mail-Vorlage (siehe Neue Einladung).
  4. Klicken Sie auf Einladung generieren. Mit Abbrechen schließen Sie den Dialog ohne Änderung.

Der Bewerber erhält eine E-Mail mit einem neuen Link. Der bisherige Link ist danach ungültig. In der Tabelle ändert sich das Ablaufdatum.

Letzte Änderungen

Klicken Sie in der Zeile der Einladung auf das Symbol Letzte Änderungen (Uhr mit Pfeil). Der Dialog Zugriffsprotokoll zeigt, wer wann auf die Einladung zugegriffen oder sie geändert hat, mit den Spalten Zeit, Aktion und Benutzer. Die neuesten Einträge stehen oben. Mit Abbrechen schließen Sie den Dialog.

Dialog Zugriffsprotokoll einer Einladung

Einladung löschen

Das Symbol Löschen (Papierkorb) erscheint nur bei Einladungen, die noch nicht genutzt wurden. Einladungen mit Ergebnissen lassen sich nicht löschen.

  1. Klicken Sie in der Zeile der Einladung auf Löschen.
  2. Bestätigen Sie die Rückfrage Einladung löschen („Möchten Sie die Einladung wirklich löschen?“) mit Löschen. Mit Abbrechen bleibt die Einladung erhalten.
  3. Wird die Einladung danach noch angezeigt, klicken Sie auf das Aktualisieren-Symbol.

Neue Einladung

Mit Neue Einladung laden Sie einen einzelnen Bewerber ein.

Dialog Einladung erzeugen mit E-Mail, Name und Template

  1. Wählen Sie im Feld Stelle das Stellenangebot.
  2. Klicken Sie auf Neue Einladung. Der Dialog Einladung erzeugen öffnet sich.
  3. Geben Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse des Bewerbers ein.
  4. Geben Sie im Feld Name den vollständigen Namen des Bewerbers ein.
  5. Prüfen Sie unter E-Mail Benachrichtigung das Feld Template. Die Auswahl zeigt jede Vorlage als „Name (Sprache)“, zum Beispiel „Standard (Deutsch)“. Vorausgewählt ist die Vorlage, deren Name „Standard“ enthält, sonst die erste Vorlage der Liste.
  6. Klicken Sie auf Erstellen.

Alle Felder sind Pflichtfelder. Nach dem Versand erscheint die Meldung „Die E-Mail zur Einladung des Bewerbers wurde erfolgreich versendet.“ und die Einladung steht in der Tabelle.

Die Sprache der gewählten Vorlage bestimmt die Sprache der E-Mail an den Bewerber. Über das Fragezeichen-Symbol oben rechts im Dialog öffnen Sie die Hilfe zum Dialog.

Neue Team Einladung

Mit Neue Team Einladung laden Sie mehrere Bewerber auf einmal zum selben Stellenangebot ein.

Dialog Mehrere Bewerber einladen mit Fehleranzeige für ungültige Zeilen

  1. Wählen Sie im Feld Stelle das Stellenangebot.
  2. Klicken Sie auf Neue Team Einladung. Der Dialog Mehrere Bewerber einladen öffnet sich.
  3. Tragen Sie im Feld CSV Feld je Bewerber eine Zeile im Format email, name ein.
  4. Prüfen Sie unter E-Mail Benachrichtigung das Feld Template (wie bei Neue Einladung). Alle Bewerber erhalten dieselbe Vorlage.
  5. Klicken Sie auf Erstellen.

Beispiel mit drei gültigen Zeilen:

anna.beispiel@example.com, Anna Beispiel
ben.muster@example.com, Ben Muster
clara.test@example.com, Clara Test

Leerzeilen werden ignoriert. Der Name darf kein Komma enthalten, weil das Komma die beiden Werte trennt.

Fehleranzeige: Enthält eine Zeile einen Fehler, wird keine Einladung versendet, auch nicht für die gültigen Zeilen. Der Dialog bleibt offen und zeigt den Hinweis Ungültige Zeilen – es wurde nichts gesendet mit einer Liste „Zeile {Nummer}: {Grund}“. Die Zeilennummer zählt Leerzeilen mit. Mögliche Gründe:

  • Zu viele Werte (erwartet: E-Mail, Name) – die Zeile enthält mehr als ein Komma.
  • Zu wenige Werte (erwartet: E-Mail, Name) – die Zeile enthält kein Komma.
  • Ungültige E-Mail-Adresse – der erste Wert ist keine gültige E-Mail-Adresse.

Enthält das Feld nur Leerzeilen, erscheint stattdessen Keine gültige Zeile gefunden. Korrigieren Sie die gemeldeten Zeilen und klicken Sie erneut auf Erstellen.

Hinweise

Was der Bewerber erhält

  • E-Mail mit persönlichem Link: Die E-Mail wird nicht im Moment des Klicks zugestellt, sondern kurz danach; das kann einige Minuten dauern.
  • Gültigkeit: Der Link ist 14 Tage gültig. Das genaue Datum steht in der Spalte Ablaufdatum. Danach kann der Bewerber kein Profil mehr erstellen.
  • Fragebogen im Browser: Der Bewerber öffnet den Link im Webbrowser, am Computer ebenso wie auf Tablet oder Smartphone.
  • Nur einmal ausfüllbar: Nach dem Absenden zeigt derselbe Link die Auswertung des Motivationsprofils statt der Fragen. Der Bewerber kann den Fragebogen nicht erneut beantworten.
  • Eigenes Ergebnis: In der Auswertung öffnet PDF Herunterladen den Druckdialog des Browsers. Dort kann der Bewerber sein Ergebnis als PDF-Datei speichern oder ausdrucken.

Weitere Hinweise

Einladung verlängern: Eine Einladung lässt sich nicht verlängern. Generieren Sie stattdessen mit Neue Einladungen generieren eine neue Einladung. Sie ist wieder 14 Tage gültig, der alte Link verliert seine Gültigkeit.

Dialoge bleiben offen: Solange die Dialoge Einladung erzeugen, Mehrere Bewerber einladen oder Neue Einladung generieren geöffnet sind, lädt die Seite die Tabelle nicht im Hintergrund neu. Ihre Eingaben bleiben erhalten. Diese Dialoge schließen sich nicht durch einen Klick neben den Dialog oder die Escape-Taste, sondern nur über Abbrechen oder den Bestätigungsbutton.

E-Mail-Vorlagen: Die Vorlagen für das Feld Template pflegen Administratoren im Controlboard unter E-Mails, Tab Templates, mit der Aktion „OTP-Einladungs-E-Mail für Bewerber“. Ist keine Vorlage vorhanden, bleibt das Feld gesperrt und die Einladung kann nicht erzeugt werden. Im Controlboard sehen Administratoren auch, welche E-Mails versendet wurden: E-Mails im Controlboard.

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