Einladungen

Zweck

Unter Einladungen laden Sie Bewerber zu einem Stellenangebot ein. Jeder Bewerber erhält per E-Mail einen persönlichen Link zum Fragebogen. Die Seite zeigt außerdem, welche Einladungen schon genutzt wurden, und führt von dort direkt zu den Ergebnissen.

Eine Einladung gehört immer zu genau einem Stellenangebot. Welches das ist, legen Sie im Auswahlfeld Stelle über der Tabelle fest. Die Auswahl gilt auch auf der Seite Bewerbungen.

Wer sieht das?

Alle Rollen (Administrator, Teamleiter, Benutzer), wenn MatchLytics-Assessment für Ihr Konto freigeschaltet ist. Die Rollen sind unter Allgemeiner Arbeitsablauf beschrieben.

Voraussetzung: Es gibt mindestens ein Stellenangebot, das nicht archiviert ist. Wie Sie Stellenangebote anlegen, lesen Sie unter Stellenangebote. Gibt es keines, zeigt die Seite statt des Auswahlfelds den Hinweis Keine Stellen vorhanden.

Aufbau

1. Neue Einladung – Öffnet den Dialog Einladung erzeugen, um einen einzelnen Bewerber einzuladen. Beim Bestätigen entsteht eine Zeile in der Tabelle, und der Bewerber erhält eine E-Mail mit seinem persönlichen Link zum Fragebogen.
2. Neue Team Einladung – Öffnet den Dialog Mehrere Bewerber einladen, um eine Liste von Bewerbern auf einmal einzuladen. Jeder Bewerber erhält einen eigenen Link, alle Einladungen gelten für das gewählte Stellenangebot.
3. Stelle – Wählt das Stellenangebot, dessen Einladungen die Tabelle zeigt und für das neue Einladungen gelten. Beim ersten Öffnen der Seite ist das erste Stellenangebot der Liste vorausgewählt.
4. Spaltenauswahl – Blendet Spalten der Tabelle ein oder aus, damit Sie nur die Angaben sehen, die Sie brauchen. Die Spalte Weitere Informationen bleibt immer sichtbar, und die Auswahl betrifft nur die Anzeige.
5. Button CSV herunterladen (Pfeil nach unten) – Lädt die Einladungen des gewählten Stellenangebots als CSV-Datei herunter, unabhängig von Filter, Sortierung und Tabellenseite. Die Datei enthält alle Einladungen des Stellenangebots.
6. Button Aktualisieren (kreisförmiger Pfeil) – Lädt die Tabelle vom Server neu, zum Beispiel nachdem ein Bewerber den Fragebogen abgeschlossen hat. An den Einladungen selbst ändert er nichts.
7. Filterzeile – Suchfelder für die Spalten Name und E-Mail, mit denen Sie die Tabelle auf passende Einladungen eingrenzen. So finden Sie einen Bewerber, ohne durch alle Seiten zu blättern.
8. Tabelle mit den Spalten Name, E-Mail, Erstellt am, Ablaufdatum und Weitere Informationen – Jede Zeile ist eine Einladung des gewählten Stellenangebots, die neueste steht zunächst oben. In der Spalte Weitere Informationen stehen der Status und die Aktionen der Einladung.
9. Zeilen pro Seite und Seitennavigation – Legt fest, wie viele Einladungen die Tabelle je Seite zeigt, und blättert zwischen den Seiten. Mit Gehe zu springen Sie direkt auf eine Seite.

Die Spalten bedeuten:

• Name – Name des Bewerbers.
• E-Mail – E-Mail-Adresse, an die die Einladung ging.
• Erstellt am – Datum, an dem die Einladung erstmals versendet wurde.
• Ablaufdatum – Datum, nach dem der Bewerber kein Profil mehr erstellen kann.
• Weitere Informationen – Status und Aktionen der Einladung (siehe Funktionen).

Funktionen

Stellenangebot wählen

Jede Einladung gehört zu genau einem Stellenangebot, deshalb bestimmt das Feld Stelle, welche Einladungen die Tabelle zeigt und wohin neue Einladungen gehen. Die Auswahl stammt aus den nicht archivierten Stellenangeboten, die ein Administrator unter Stellenangebote pflegt. Die Seiten Einladungen und Bewerbungen teilen sich die Auswahl, ein Wechsel der Seite behält also dasselbe Stellenangebot bei.

1. Öffnen Sie Einladungen.
2. Wählen Sie im Feld Stelle das gewünschte Stellenangebot.

Die Auswahl ändert keine Daten und versendet keine E-Mail.

Einladungen sortieren, filtern und blättern

Bei vielen Einladungen finden Sie so einen bestimmten Bewerber oder erkennen, wer den Fragebogen noch nicht abgeschlossen hat. Die Tabelle fragt Sortierung, Filter und Seite bei jeder Änderung beim Server an; sie gelten deshalb für alle Einladungen des Stellenangebots und nicht nur für die angezeigte Seite. Die Einstellungen betreffen nur Ihre Ansicht, ändern keine Einladung und gehen nicht in die CSV-Datei ein.

• Sortieren: Standardmäßig stehen die neuesten Einladungen oben (Sortierung nach Erstellt am, absteigend). Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren.
• Filtern: Geben Sie in der Filterzeile unter Name oder E-Mail einen Suchbegriff ein. Die Tabelle zeigt dann nur passende Einladungen.
• Blättern: Wählen Sie unter Zeilen pro Seite 5, 10, 25, 50 oder 100 Einträge (Standard: 10). Mit Gehe zu springen Sie direkt auf eine Seite.
• Spalten ein- und ausblenden: Wählen Sie in der Spaltenauswahl die Spalten, die angezeigt werden sollen.

Tabelle aktualisieren und exportieren

Die Tabelle zeigt den Stand des letzten Ladens. Ein Bewerber, der den Fragebogen abschließt, erscheint daher spätestens nach Aktualisieren mit dem Status Ergebnisse. Die CSV-Datei ist für den Einsatz außerhalb der Anwendung gedacht, etwa in einer Tabellenkalkulation, und beschreibt den Stand zum Zeitpunkt des Downloads.

• Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Tabelle neu zu laden.
• Klicken Sie auf CSV herunterladen, um die Einladungen des gewählten Stellenangebots als CSV-Datei herunterzuladen. Die Datei heißt invitations_<Stellenname>.csv; Leerzeichen im Namen werden durch Unterstriche ersetzt.

Die Kopfzeile der Datei lautet bei deutscher Anwendungssprache Name,E-Mail,Erstellt am,Gültig bis,Genutzt. In der Spalte Genutzt steht 1, wenn der Bewerber den Fragebogen abgeschlossen hat, sonst 0. Texte, die in einer Tabellenkalkulation als Formel gelesen würden (etwa mit „=“ oder „+“ am Anfang), setzt der Export als einfachen Text, und Zellen mit Komma oder Anführungszeichen sind korrekt eingefasst. Der Export ändert keine Einladung und versendet keine E-Mail.

Ergebnisse ansehen

Sobald ein Bewerber den Fragebogen abgeschlossen hat, zeigt seine Einladung den Status Ergebnisse, und seine Bewerbung steht auf der Seite Bewerbungen. Die Spalte Weitere Informationen verbindet beide: Ein Klick auf Ergebnisse öffnet dieselbe Detailansicht wie auf der Seite Bewerbungen. Administratoren sehen die Bewerbung auch in MatchLytics-Management unter Bewerbungen.

In der Spalte Weitere Informationen zeigt jede Einladung ihren Status:

• Ergebnisse – Der Bewerber hat den Fragebogen abgeschlossen. Ein Klick öffnet die Ergebnisse des Bewerbers.
• Ungenutzt (deaktiviert) – Der Bewerber hat den Fragebogen noch nicht abgeschlossen.

Weiter: Bewerbungen ansehen und auswerten

Neue Einladungen generieren

Meldet ein Bewerber, dass sein Link abgelaufen ist oder die E-Mail fehlt, stellen Sie ihm mit dieser Aktion einen neuen Link zu. Die App erzeugt für dieselbe Einladung einen neuen persönlichen Link mit einer frischen Laufzeit von 14 Tagen und versendet die E-Mail erneut. Der bisherige Link verliert damit seine Gültigkeit. Name, E-Mail-Adresse und Erstellt am der Einladung bleiben unverändert.

1. Klicken Sie in der Zeile der Einladung auf das Symbol Neue Einladungen generieren (zwei kreisförmige Pfeile). Der Dialog Neue Einladung generieren öffnet sich.
2. Der Dialog nennt den Bewerber: „Für {Name} wird eine neue Einladung erzeugt und per E-Mail versendet. Die bisherige Einladung verliert dadurch ihre Gültigkeit.“ Ist kein Name hinterlegt, steht dort die E-Mail-Adresse.
3. Wählen Sie unter E-Mail Benachrichtigung im Feld Template die E-Mail-Vorlage (siehe Neue Einladung).
4. Klicken Sie auf Einladung generieren. Mit Abbrechen schließen Sie den Dialog ohne Änderung.

Der Bewerber erhält eine E-Mail mit einem neuen Link. In der Tabelle ändert sich das Ablaufdatum. Die Aktion lässt sich nicht rückgängig machen: Der alte Link wird nicht wieder gültig, und die versendete E-Mail lässt sich nicht zurückholen.

Letzte Änderungen

Das Zugriffsprotokoll einer Einladung zeigt, wer wann damit gearbeitet hat, zum Beispiel wer sie angelegt oder einen neuen Link erzeugt hat. Das Anlegen und das Generieren eines neuen Links erscheinen als „Schreiben“, jede Anzeige der Tabelle und jeder CSV-Export als „Lesen“. Deshalb enthält das Protokoll viele lesende Einträge. Das System schreibt die Einträge automatisch; Sie können sie nicht ändern.

Klicken Sie in der Zeile der Einladung auf das Symbol Letzte Änderungen (Uhr mit Pfeil). Der Dialog Zugriffsprotokoll zeigt die Spalten Zeit, Aktion und Benutzer, die neuesten Einträge stehen oben. Mit Abbrechen schließen Sie den Dialog.

Einladung löschen

Löschen räumt Einladungen auf, die ein Bewerber nie genutzt hat, etwa weil die E-Mail-Adresse falsch war. Die Einladung verschwindet aus der Tabelle, und ihr Link lässt sich nicht mehr verwenden. Das Symbol Löschen (Papierkorb) erscheint nur bei Einladungen, die noch nicht genutzt wurden. Bei Einladungen mit Ergebnissen bietet die App das Löschen nicht an, und eine bereits genutzte Einladung lehnt auch der Server mit einer Fehlermeldung ab.

1. Klicken Sie in der Zeile der Einladung auf Löschen.
2. Bestätigen Sie die Rückfrage Einladung löschen („Möchten Sie die Einladung wirklich löschen?“) mit Löschen. Mit Abbrechen bleibt die Einladung erhalten.
3. Die Tabelle lädt danach selbst neu, ein Klick auf Aktualisieren ist nicht nötig.

Die App bietet keine Möglichkeit, eine gelöschte Einladung wiederherzustellen. Der Bewerber erhält keine Mitteilung; laden Sie ihn bei Bedarf mit Neue Einladung erneut ein.

Neue Einladung

Mit Neue Einladung laden Sie einen Bewerber zu dem Stellenangebot ein, das im Feld Stelle gewählt ist. Die App legt den Bewerber als Zeile der Tabelle an, erzeugt seinen persönlichen Link zum Fragebogen und versendet ihn per E-Mail. Als Absender steht die E-Mail-Adresse, die für Ihr Kundenkonto hinterlegt ist, sonst service@senseaition.com. Den Text liefert ein Template, das Administratoren unter E-Mails und Templates im Controlboard pflegen.

1. Wählen Sie im Feld Stelle das Stellenangebot, zu dem Sie den Bewerber einladen.
2. Klicken Sie auf Neue Einladung. Der Dialog Einladung erzeugen öffnet sich.
3. Geben Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse des Bewerbers ein.
4. Geben Sie im Feld Name den vollständigen Namen des Bewerbers ein.
5. Prüfen Sie unter E-Mail Benachrichtigung das Feld Template. Die Auswahl zeigt jede Vorlage als „Name (Sprache)“, zum Beispiel „Standard (Deutsch)“. Vorausgewählt ist die Vorlage, deren Name „Standard“ enthält, sonst die erste Vorlage der Liste.
6. Klicken Sie auf Erstellen. Die App legt die Einladung an und versendet die E-Mail.

Alle Felder sind Pflichtfelder. Nach dem Versand erscheint die Meldung „Die E-Mail zur Einladung des Bewerbers wurde erfolgreich versendet.“ und die Einladung steht in der Tabelle. Die Sprache der gewählten Vorlage bestimmt die Sprache der E-Mail. Eine versendete E-Mail lässt sich nicht zurückholen; eine noch ungenutzte Einladung können Sie löschen.

Über das Fragezeichen-Symbol oben rechts im Dialog öffnen Sie die Hilfe zum Dialog.

Weiter: Bewerbungen ansehen und auswerten. Die Stellenangebote, zu denen Sie einladen, gibt es auch in MatchLytics-Management unter Stellenangebote.

Neue Team Einladung

Mit Neue Team Einladung laden Sie mehrere Bewerber zugleich zum selben Stellenangebot ein. Für jede Zeile Ihrer Liste legt die App wie bei Neue Einladung eine Zeile in der Tabelle an und versendet eine E-Mail mit persönlichem Link. Alle Bewerber erhalten dieselbe Vorlage und eine Laufzeit von 14 Tagen. Der Dialog prüft die Liste, bevor etwas versendet wird.

1. Wählen Sie im Feld Stelle das Stellenangebot, zu dem alle Bewerber eingeladen werden.
2. Klicken Sie auf Neue Team Einladung. Der Dialog Mehrere Bewerber einladen öffnet sich.
3. Tragen Sie im Feld CSV Feld je Bewerber eine Zeile im Format email, name ein.
4. Prüfen Sie unter E-Mail Benachrichtigung das Feld Template (wie bei Neue Einladung). Alle Bewerber erhalten dieselbe Vorlage.
5. Klicken Sie auf Erstellen. Der Dialog prüft die Zeilen und versendet bei fehlerfreier Liste alle E-Mails.

Beispiel mit drei gültigen Zeilen:

anna.beispiel@example.com, Anna Beispiel
ben.muster@example.com, Ben Muster
clara.test@example.com, Clara Test

Leerzeilen werden ignoriert. Der Name darf kein Komma enthalten, weil das Komma die beiden Werte trennt. Bei Erfolg schließt sich der Dialog, und die Einladungen stehen in der Tabelle. Versendete E-Mails lassen sich nicht zurückholen.

Fehleranzeige: Enthält eine Zeile einen Fehler, wird keine Einladung versendet, auch nicht für die gültigen Zeilen. Der Dialog bleibt offen und zeigt den Hinweis Ungültige Zeilen – es wurde nichts gesendet mit einer Liste „Zeile {Nummer}: {Grund}“. Die Zeilennummer zählt Leerzeilen mit. Mögliche Gründe:

• Zu viele Werte (erwartet: E-Mail, Name) – die Zeile enthält mehr als ein Komma.
• Zu wenige Werte (erwartet: E-Mail, Name) – die Zeile enthält kein Komma.
• Ungültige E-Mail-Adresse – der erste Wert ist keine gültige E-Mail-Adresse.

Enthält das Feld nur Leerzeilen, erscheint stattdessen Keine gültige Zeile gefunden. Korrigieren Sie die gemeldeten Zeilen und klicken Sie erneut auf Erstellen.

Hinweise

Was der Bewerber erhält

• E-Mail mit persönlichem Link: Die E-Mail wird nicht im Moment des Klicks zugestellt, sondern kurz danach; das kann einige Minuten dauern.
• Gültigkeit: Der Link ist 14 Tage gültig. Das genaue Datum steht in der Spalte Ablaufdatum. Danach kann der Bewerber kein Profil mehr erstellen.
• Fragebogen im Browser: Der Bewerber öffnet den Link im Webbrowser, am Computer ebenso wie auf Tablet oder Smartphone.
• Nur einmal ausfüllbar: Nach dem Absenden zeigt derselbe Link die Auswertung des Motivationsprofils statt der Fragen. Der Bewerber kann den Fragebogen nicht erneut beantworten.
• Eigenes Ergebnis: In der Auswertung öffnet PDF Herunterladen den Druckdialog des Browsers. Dort kann der Bewerber sein Ergebnis als PDF-Datei speichern oder ausdrucken.

Weitere Hinweise

MatchLytics-Assessment nutzen

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