Reports

Zweck

Die Reports zeigen Ihnen, wie Ihre Teams MatchLytics-Management nutzen. Sie sehen auf einen Blick, in welchem Team Motivationsprofile, Team-Analysen, SituationFit, Team-Barometer und Pflichtkurse noch fehlen und bei welchen Regelmeetings Gespräche fällig sind. Fehlt etwas, erinnern Sie den Teamleiter direkt aus der Tabelle.

Wer sieht das?

Administratoren, unter Firma › Reports. Voraussetzung: MatchLytics-Management ist für Ihr Konto freigeschaltet.

• Andere Benutzer sehen statt der Reports den Hinweis „Dieser Bereich ist nur für Administratoren verfügbar.“
• Ist MatchLytics-Management nicht freigeschaltet, steht dort „Für dieses Unternehmen ist MatchLytics-Management nicht aktiviert.“

Die Seite hat zwei Tabs: MatchLytics-Nutzung und MatchLytics-Meetings. Beide Tabs zeigen eine Zeile je Team.

Aufbau

Tab MatchLytics-Nutzung

1. Tabs MatchLytics-Nutzung und MatchLytics-Meetings – Der erste Tab zeigt, wie weit Ihre Teams Profile, Team-Analysen, SituationFit, Team-Barometer und Akademie nutzen, der zweite den Stand der Regelmeetings. Beide Tabs zeigen eine Zeile je Team.
2. „Stand: …“ – Nennt das Datum, an dem der Report zuletzt berechnet wurde. Solange der Report neu berechnet wird, steht hier stattdessen „Der Report wird gerade berechnet …“.
3. Alle Spalten sichtbar – Mit dieser Auswahlliste legen Sie fest, welche Spalten die Tabelle zeigt. Die CSV-Datei enthält unabhängig davon immer alle Spalten.
4. CSV herunterladen – Speichert die Tabelle als CSV-Datei, die Sie in einer Tabellenkalkulation öffnen können. Die Datei enthält je Team eine Zeile, auch wenn Sie nach Team oder Leiter gefiltert haben.
5. Aktualisieren – Berechnet den Report im Hintergrund neu. Sobald das fertig ist, ersetzt das Ergebnis die Zahlen aller Teams; E-Mails werden dabei nicht versendet.
6. Spalten Team und Leiter – Nennen das Team und seinen Teamleiter, so wie Sie sie unter Firma › Teams pflegen. Ein abgeblendeter Teamname zeigt, dass die letzte Aktualisierung für dieses Team fehlgeschlagen ist.
7. Profile der Mitarbeiter – Zeigt, für wie viele aktive Mitglieder ein abgeschlossenes Motivationsprofil aus MatchLytics-Management oder MatchLytics-Assessment vorliegt. Das Brief-Symbol erinnert den Teamleiter per E-Mail an fehlende Profile, das Gruppen-Symbol listet die Mitglieder auf.
8. Team-Analyse – Zeigt das Datum, an dem die Team-Analyse des Teams in MatchLytics-Management erstellt wurde. Gibt es noch keine, steht ein Strich da, und das Brief-Symbol erinnert den Teamleiter per E-Mail daran.
9. SituationFit und Team-Barometer – Beide Spalten zeigen die drei zuletzt abgeschlossenen Kalenderwochen, die neueste oben. SituationFit zählt die Mitglieder, die in der Woche einen Wochen-Check abgegeben oder einen SituationFit abgeschlossen haben, Team-Barometer nennt das Datum, an dem das Team-Barometer der Woche entstand.
10. Akademie – Zeigt, wie viele aktive Mitglieder alle Pflichtkurse Ihrer Firma abgeschlossen haben. Die Zahlen stammen aus den täglich übernommenen Kursabschlüssen; ein Strich bedeutet, dass noch keine Zahlen vorliegen, und der Tooltip nennt den Grund.

Die Pfeile im Spaltenkopf sortieren die Tabelle. Team und Leiter haben zusätzlich ein Textfeld zum Filtern.

Spalte	Bedeutung
Team	Name des Teams. Ein abgeblendeter Name mit Warnsymbol zeigt, dass der Report für dieses Team zuletzt nicht berechnet werden konnte. Die Zeile zeigt dann ältere Werte; der Tooltip nennt den Stand („Stand vom …, Aktualisierung fehlgeschlagen“).
Leiter	Teamleiter des Teams.
Profile der Mitarbeiter	„x / n erstellt“ mit Fortschrittsbalken: Für x von n Mitgliedern liegt ein Motivationsprofil vor.
Team-Analyse	Datum, an dem die Team-Analyse des Teams erstellt wurde, oder „–“, wenn es noch keine gibt.
SituationFit	Drei Zeilen „KW 37 · x / n erstellt“: Für die drei zuletzt abgeschlossenen Kalenderwochen steht, wie viele der n Mitglieder einen SituationFit erstellt haben. Die neueste Woche steht oben.
Team-Barometer	Drei Zeilen „KW 37 · 22.09.2026“ für dieselben Wochen: das Datum, an dem das Team-Barometer der Woche erstellt wurde, oder „–“.
Akademie	„x / n“: Wie viele Mitglieder alle Pflichtkurse Ihrer Firma abgeschlossen haben („zertifiziert“). Steht dort „–“, nennt der Tooltip den Grund: „Keine Pflichtkurse definiert.“ oder „Verfügbar, sobald die Akademie-Anbindung eingerichtet ist.“

Tab MatchLytics-Meetings

1. Info-Hinweis über der Tabelle – Er erklärt, dass Teamleiter über die Abläufe „Erinnerung … an Team-Lead“ an fällige Gespräche erinnert werden. Der Link Einstellungen → Abläufe führt zu den Einstellungen, in denen Sie Zeitpunkt und E-Mail-Template dieser Abläufe festlegen.
2. „Stand: …“ – Nennt das Datum, an dem der Report berechnet wurde. Dieser Tab berechnet bei jedem Aufruf neu, daher steht hier in der Regel das heutige Datum.
3. Spalten Team und Leiter – Nennen das Team und seinen Teamleiter. Hat ein Team keinen Teamleiter, steht statt des Namens ein Warnsymbol mit dem Hinweis „Kein Team-Lead – keine Erinnerung möglich“.
4. Spalten Mitarbeitergespräch, Jahresgespräch, Zielgespräch und Entwicklungsgespräch – Es gibt eine Spalte je Art des Regelmeetings. Jede Zelle bezieht sich auf die Mitglieder des Teams, für die ein Gespräch dieser Art vorgesehen ist.
5. Zelle „x / n aktuell“ – Zeigt mit einem Fortschrittsbalken, bei wie vielen der n Mitglieder das Regelmeeting aktuell oder geplant ist. Der Tooltip nennt die fälligen, überfälligen und geplanten Gespräche, das Gruppen-Symbol listet die Mitglieder mit ihrem Status.

Der Report zählt die Regelmeetings der aktiven Mitglieder eines Teams, ohne den Teamleiter. Fahren Sie mit der Maus über eine Zelle, nennt der Tooltip die Zahlen im Einzelnen, zum Beispiel „1 fällig · 2 überfällig · 1 Termine“.

• n ist die Zahl der Mitglieder, für die ein Regelmeeting dieser Art geführt wird.
• x zählt die Mitglieder mit dem Status Aktuell oder Geplant. Fällige und überfällige Gespräche zählen nicht dazu.

Status	Bedeutung
Aktuell	Das letzte Gespräch liegt innerhalb der Frist.
Fällig	Das Gespräch wird innerhalb der nächsten 7 Tage fällig.
Überfällig	Die Fälligkeit ist überschritten.
Geplant	Ein Termin ist vereinbart und liegt heute oder in der Zukunft. Der Termin hat Vorrang: Auch wenn die Frist abgelaufen ist, gilt das Gespräch bis zum Termin als geplant.
Noch nie geführt	Die erste Frist läuft noch; ein Gespräch dieser Art wurde noch nicht vermerkt. Dieser Status zählt als aktuell.

Die Status entsprechen denen der Seite Regelmeetings in MatchLytics-Management, wo Teamleiter die Gespräche vermerken. Die Reports zeigen nur Status und Termine, keine Notizen.

Funktionen

Aktualisieren

Der Report MatchLytics-Nutzung ist eine gespeicherte Auswertung. Das System berechnet sie für jedes Team aus den Motivationsprofilen (MatchLytics-Management und MatchLytics-Assessment), den Team-Analysen, Wochen-Checks und Team-Barometern in MatchLytics-Management sowie den übernommenen Kursabschlüssen der Akademie. Es berechnet den Report jede Nacht; mit Aktualisieren holen Sie den heutigen Stand sofort. Die Auswertung ändert keine Daten der Apps und versendet keine E-Mails.

1. Klicken Sie im Tab MatchLytics-Nutzung rechts über der Tabelle auf Aktualisieren (Kreispfeil).
2. Der Report wird im Hintergrund berechnet. Solange das läuft, steht über der Tabelle „Der Report wird gerade berechnet …“. Die Tabelle aktualisiert sich selbständig, sobald das Ergebnis vorliegt.
3. Danach nennt „Stand: …“ das Datum, an dem der Report berechnet wurde.

Läuft schon eine Auswertung, etwa die nächtliche, erscheint „Die Aktualisierung läuft bereits.“ Schlägt die Aktualisierung fehl, erscheint „Der Report konnte nicht aktualisiert werden.“ Solange noch kein Report vorliegt, steht in der Tabelle „Noch kein Report berechnet.“ Neue Kursabschlüsse erscheinen erst nach der täglichen Übernahme, siehe Akademie und Pflichtkurse.

Im Tab MatchLytics-Meetings wird nichts im Hintergrund berechnet: Der Report wird bei jedem Aufruf neu berechnet. Aktualisieren lädt ihn erneut.

Spalten ein- und ausblenden

Der Report zeigt viele Kennzahlen nebeneinander. Mit der Auswahl blenden Sie Spalten aus, die Sie gerade nicht brauchen, und halten die Tabelle übersichtlich. Das Ausblenden ändert nur die Anzeige, nicht die berechneten Werte.

Wählen Sie in der Auswahlliste über der Tabelle (Alle Spalten sichtbar, bei ausgeblendeten Spalten „n Spalte(n) sichtbar“) die Spalten, die Sie sehen möchten.

CSV exportieren

Mit dem CSV-Export geben Sie die Zahlen des Reports an eine Tabellenkalkulation oder Auswertung außerhalb des Controlboards weiter. Die Datei enthält den Stand, den die Tabelle zeigt („Stand: …“), und startet keine neue Aktualisierung. Sie enthält immer alle Teams und alle Spalten, auch wenn Sie Spalten ausgeblendet oder nach Team oder Leiter gefiltert haben.

Klicken Sie rechts über der Tabelle auf CSV herunterladen (Download-Symbol). Der Browser lädt die Datei matchlytics-usage-report.csv (Tab MatchLytics-Nutzung) bzw. matchlytics-meetings-report.csv (Tab MatchLytics-Meetings) herunter. Die Datei ist UTF-8-codiert, Excel zeigt Umlaute daher richtig an.

• Nutzung: userGroupName, ownerUserName, memberCount, profileCount, teamAnalysisCreatedAt, academy_completed, academy_required sowie je Kalenderwoche sf_<Woche> und barometer_<Woche>.
• Meetings: userGroupName, ownerUserName, memberCount sowie je Gesprächsart meetings_<Art>_current, meetings_<Art>_required, meetings_<Art>_due, meetings_<Art>_overdue und meetings_<Art>_planned.

Der Download ändert nichts im System und versendet keine E-Mail.

Mitglieder anzeigen

Eine Zahl wie „3 / 5“ sagt nicht, wer fehlt. Das Gruppen-Symbol öffnet eine Seitenleiste mit den Mitgliedern hinter der Zahl, damit Sie wissen, wen Sie ansprechen müssen. Im Tab MatchLytics-Nutzung stammen Namen und Status aus derselben Auswertung wie die Zahl, im Tab MatchLytics-Meetings aus der Auswertung, die beim Öffnen des Tabs frisch berechnet wurde. Die Seitenleiste zeigt nur an, sie ändert nichts und versendet nichts.

Das Symbol steht in den Spalten Profile der Mitarbeiter, SituationFit und Akademie des Tabs MatchLytics-Nutzung sowie in jeder Gesprächsart des Tabs MatchLytics-Meetings.

1. Klicken Sie auf das Gruppen-Symbol (Tooltip Mitglieder anzeigen).
2. Die Seitenleiste zeigt den Teamnamen als Titel und die Kennzahl als Untertitel.
3. Schließen Sie die Seitenleiste mit dem Schließen-Symbol (X).

1. Teamname – Der Titel der Seitenleiste nennt das Team der angeklickten Zeile. Mit dem Schließen-Symbol (X) kehren Sie zur Tabelle zurück.
2. Untertitel, zum Beispiel „Akademie · 3 / 5 zertifiziert“ – Er nennt die Kennzahl und denselben Wert wie die Zelle. Im Beispiel haben 3 von 5 aktiven Mitgliedern alle Pflichtkurse abgeschlossen.
3. Mitglied mit Status „zertifiziert“ bzw. „offen“ – Zeigt je aktivem Mitglied, ob es alle Pflichtkurse abgeschlossen hat oder noch Kurse offen sind. Offene Mitglieder stehen oben, innerhalb der Gruppen sind die Mitglieder nach Name sortiert.
4. Fortschritt, zum Beispiel „2 von 4 Pflichtkursen abgeschlossen“ – Bei offenen Mitgliedern steht darunter, wie viele Pflichtkurse schon abgeschlossen sind. Die Angabe stammt aus dem Stand, den „Stand: …“ nennt.

Die Seitenleiste zeigt je Kennzahl:

Kennzahl	Anzeige je Mitglied
Profile der Mitarbeiter	„Profil vorhanden“ oder „kein Profil“
SituationFit	Tabelle mit den drei Kalenderwochen der Zelle, je Woche ✓ oder –
Akademie	„zertifiziert“ oder „offen“; bei „offen“ zusätzlich „k von m Pflichtkursen abgeschlossen“
Gesprächsart (Tab MatchLytics-Meetings)	Status (Aktuell, Fällig, Überfällig, Geplant, Noch nie geführt) und darunter, soweit vorhanden, „zuletzt geführt …“, „fällig ab …“ oder „Termin …“

Bei den Gesprächsarten stehen zuerst die überfälligen, dann die fälligen Mitglieder. Besonderheiten:

• Mitglieder ohne hinterlegten Namen werden nicht aufgeführt. Ein Hinweis wie „2 Mitglieder ohne Namen nicht aufgeführt“ nennt ihre Zahl; ist niemand aufgeführt, steht dort „Keine Mitglieder“.
• Bei Teams ohne Mitglieder gibt es kein Gruppen-Symbol; im Tab MatchLytics-Meetings fehlt es zusätzlich bei Gesprächsarten, für die kein Mitglied ein Regelmeeting hat (n = 0). In der Spalte Akademie fehlt es außerdem, solange dort „–“ steht.
• Ist das Symbol im Tab MatchLytics-Nutzung deaktiviert („Details nach der nächsten Berechnung verfügbar“), wurde die Zeile vor Einführung der Mitgliederliste berechnet. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Details sofort zu berechnen.

Teamleiter erinnern

Fehlt in einem Team etwas, erinnern Sie den Teamleiter per E-Mail, statt ihn selbst anzuschreiben. Empfänger ist der Teamleiter, wie er unter Firma › Teams eingetragen ist. Der Platzhalter {LINK} der E-Mail führt in MatchLytics-Management zur Seite Team › Mitarbeiter (fehlende Profile) bzw. Team › Team-Analyse. Nur Administratoren können diese Erinnerungen auslösen.

Das Brief-Symbol hat die Tooltips Team-Lead an fehlende Profile erinnern (Spalte Profile der Mitarbeiter) und Team-Lead an fehlende Team-Analyse erinnern (Spalte Team-Analyse). Es steht nur dort, wo etwas fehlt.

1. Klicken Sie auf das Brief-Symbol. Der Dialog Team-Lead an fehlende Profile erinnern bzw. Team-Lead an fehlende Team-Analyse erinnern öffnet sich.
2. Wählen Sie im Feld E-Mail-Vorlage das Template der Erinnerung. Vorausgewählt ist ein Template, dessen Name „Standard“ enthält, sonst das erste in der Liste.
3. Klicken Sie auf Erinnerung senden. Die App bestätigt mit „Die Erinnerung wurde versendet.“

1. Team und Leiter, „Team: … · Leiter: …“ – Nennt das Team und den Teamleiter, an den die E-Mail geht. Den Empfänger können Sie im Dialog nicht ändern.
2. Mitarbeiter ohne Profil – Listet die Mitglieder, für die beim letzten Stand des Reports noch kein Motivationsprofil vorlag. Den Abschnitt gibt es nur im Dialog zu fehlenden Profilen.
3. E-Mail-Vorlage – Wählt das Template, mit dem die E-Mail geschrieben wird. Die Auswahl zeigt Name und Sprache des Templates, und die Sprache des gewählten Templates bestimmt die Sprache der E-Mail.
4. Schaltflächen Abbrechen und Erinnerung senden – Abbrechen schließt den Dialog, ohne etwas zu versenden. Erinnerung senden versendet die E-Mail an den Teamleiter.

Die E-Mail lässt sich nicht zurücknehmen. Das Brief-Symbol bleibt in der Tabelle, bis das Profil oder die Team-Analyse vorhanden ist und der Report danach neu berechnet wurde. Außerdem gilt:

• Die Templates stammen aus E-Mails › Templates, passend zur Aktion „Erinnerungs-E-Mail an den Team-Lead zu fehlenden Profilen“ bzw. „Erinnerungs-E-Mail für die Teamanalyse“ (siehe E-Mails und Templates). Ist keins hinterlegt, versendet das System die Standard-E-Mail.
• Erinnerung senden ist deaktiviert, solange die Templates laden oder nicht geladen werden konnten, und während des Versands.
• Hat das Team keinen Teamleiter (mehr), meldet die App „Dieses Team hat keinen Leiter, der erinnert werden kann.“ Legen Sie dann unter Firma › Teams einen Teamleiter fest.
• Hat sich der Stand des Teams inzwischen geändert, meldet die App „Diese Erinnerung passt nicht mehr zum aktuellen Stand des Teams; die Tabelle wird aktualisiert.“

Erinnerung der Regelmeetings

Der Tab MatchLytics-Meetings zeigt den Stand der Regelmeetings, löst aber keine E-Mails aus und hat deshalb kein Brief-Symbol. Teamleiter werden stattdessen über zeitgesteuerte Abläufe an fällige Gespräche erinnert, einen je Gesprächsart. Ob und wann das geschieht, legen Administratoren unter Einstellungen › Abläufe fest, zusammen mit dem E-Mail-Template; der Link im Info-Hinweis über der Tabelle führt dorthin.

Welche Abläufe es gibt und wen sie erreichen, steht auf der Seite Abläufe. Wie Teamleiter die Gespräche vermerken, beschreibt die Seite Regelmeetings.

Hinweise

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