Reports

Zweck

Die Reports zeigen Ihnen, wie Ihre Teams MatchLytics-Management nutzen. Sie sehen auf einen Blick, in welchem Team Motivationsprofile, Team-Analysen, SituationFit, Team-Barometer und Pflichtkurse noch fehlen und bei welchen Regelmeetings Gespräche fällig sind. Fehlt etwas, erinnern Sie den Teamleiter direkt aus der Tabelle.

Wer sieht das?

Administratoren, unter Firma › Reports. Voraussetzung: MatchLytics-Management ist für Ihr Konto freigeschaltet.

• Andere Benutzer sehen statt der Reports den Hinweis „Dieser Bereich ist nur für Administratoren verfügbar.“
• Ist MatchLytics-Management nicht freigeschaltet, steht dort „Für dieses Unternehmen ist MatchLytics-Management nicht aktiviert.“

Die Seite hat zwei Tabs: MatchLytics-Nutzung und MatchLytics-Meetings. Beide Tabs zeigen eine Zeile je Team.

Aufbau

Tab MatchLytics-Nutzung

1. Tabs MatchLytics-Nutzung und MatchLytics-Meetings.
2. „Stand: …“ – Datum, an dem der Report zuletzt berechnet wurde.
3. Auswahlliste Alle Spalten sichtbar – blendet Spalten ein und aus.
4. Download-Symbol – exportiert die Tabelle als CSV-Datei.
5. Aktualisieren-Symbol (Kreispfeil) – berechnet den Report neu.
6. Spalten Team und Leiter.
7. Spalte Profile der Mitarbeiter mit Brief-Symbol (Erinnerung) und Gruppen-Symbol (Mitglieder anzeigen).
8. Spalte Team-Analyse – Erstellungsdatum oder „–“ mit Brief-Symbol.
9. Spalten SituationFit und Team-Barometer – je Kalenderwoche eine Zeile.
10. Spalte Akademie mit Gruppen-Symbol.

Die Pfeile im Spaltenkopf sortieren die Tabelle. Team und Leiter haben zusätzlich ein Textfeld zum Filtern.

Spalte	Bedeutung
Team	Name des Teams. Ein abgeblendeter Name mit Warnsymbol zeigt, dass der Report für dieses Team zuletzt nicht berechnet werden konnte. Die Zeile zeigt dann ältere Werte; der Tooltip nennt den Stand („Stand vom …, Aktualisierung fehlgeschlagen“).
Leiter	Teamleiter des Teams.
Profile der Mitarbeiter	„x / n erstellt“ mit Fortschrittsbalken: Für x von n Mitgliedern liegt ein Motivationsprofil vor.
Team-Analyse	Datum, an dem die Team-Analyse des Teams erstellt wurde, oder „–“, wenn es noch keine gibt.
SituationFit	Drei Zeilen „KW 37 · x / n erstellt“: Für die drei zuletzt abgeschlossenen Kalenderwochen steht, wie viele der n Mitglieder einen SituationFit erstellt haben. Die neueste Woche steht oben.
Team-Barometer	Drei Zeilen „KW 37 · 22.09.2026“ für dieselben Wochen: das Datum, an dem das Team-Barometer der Woche erstellt wurde, oder „–“.
Akademie	„x / n“: Wie viele Mitglieder alle Pflichtkurse Ihrer Firma abgeschlossen haben („zertifiziert“). Steht dort „–“, nennt der Tooltip den Grund: „Keine Pflichtkurse definiert.“ oder „Verfügbar, sobald die Akademie-Anbindung eingerichtet ist.“

Tab MatchLytics-Meetings

1. Info-Hinweis zu den Erinnerungs-Abläufen mit dem Link Einstellungen → Abläufe.
2. „Stand: …“ – Datum, an dem der Report berechnet wurde.
3. Spalten Team und Leiter; hat ein Team keinen Teamleiter, steht dort ein Warnsymbol („Kein Team-Lead – keine Erinnerung möglich“).
4. Eine Spalte je Gesprächsart: Mitarbeitergespräch, Jahresgespräch, Zielgespräch, Entwicklungsgespräch.
5. Zelle „x / n aktuell“ mit Fortschrittsbalken und Gruppen-Symbol (Mitglieder anzeigen).

Der Report zählt die Regelmeetings der aktiven Mitglieder eines Teams, ohne den Teamleiter. Fahren Sie mit der Maus über eine Zelle, nennt der Tooltip die Zahlen im Einzelnen, zum Beispiel „1 fällig · 2 überfällig · 1 Termine“.

• n ist die Zahl der Mitglieder, für die ein Regelmeeting dieser Art geführt wird.
• x zählt die Mitglieder mit dem Status Aktuell oder Geplant. Fällige und überfällige Gespräche zählen nicht dazu.

Status	Bedeutung
Aktuell	Das letzte Gespräch liegt innerhalb der Frist.
Fällig	Das Gespräch wird innerhalb der nächsten 7 Tage fällig.
Überfällig	Die Fälligkeit ist überschritten.
Geplant	Ein Termin ist vereinbart und liegt heute oder in der Zukunft. Der Termin hat Vorrang: Auch wenn die Frist abgelaufen ist, gilt das Gespräch bis zum Termin als geplant.
Noch nie geführt	Die erste Frist läuft noch; ein Gespräch dieser Art wurde noch nicht vermerkt. Dieser Status zählt als aktuell.

Die Status entsprechen denen der Seite Regelmeetings in MatchLytics-Management, wo Teamleiter die Gespräche vermerken. Die Reports zeigen nur Status und Termine, keine Notizen.

Funktionen

Aktualisieren

1. Klicken Sie im Tab MatchLytics-Nutzung auf das Aktualisieren-Symbol (Kreispfeil) rechts über der Tabelle.
2. Der Report wird im Hintergrund berechnet. Solange das läuft, steht über der Tabelle „Der Report wird gerade berechnet …“. Die Tabelle aktualisiert sich selbständig, sobald das Ergebnis vorliegt.
3. Danach nennt „Stand: …“ das Datum, an dem der Report berechnet wurde.

Der Report wird außerdem nachts automatisch berechnet. Wird der Report bereits berechnet, erscheint „Die Aktualisierung läuft bereits.“ Schlägt die Aktualisierung fehl, erscheint „Der Report konnte nicht aktualisiert werden.“ Solange noch kein Report vorliegt, steht in der Tabelle „Noch kein Report berechnet.“

Im Tab MatchLytics-Meetings wird nichts im Hintergrund berechnet: Der Report wird bei jedem Aufruf neu berechnet. Das Aktualisieren-Symbol lädt ihn erneut.

Spalten ein- und ausblenden

Wählen Sie in der Auswahlliste über der Tabelle (Alle Spalten sichtbar, bei ausgeblendeten Spalten „n Spalte(n) sichtbar“) die Spalten, die Sie sehen möchten.

CSV exportieren

Klicken Sie auf das Download-Symbol rechts über der Tabelle. Der Browser lädt die Datei matchlytics-usage-report.csv (Tab MatchLytics-Nutzung) bzw. matchlytics-meetings-report.csv (Tab MatchLytics-Meetings) herunter. Die Datei enthält je Team eine Zeile.

• Nutzung: userGroupName, ownerUserName, memberCount, profileCount, teamAnalysisCreatedAt, academy_completed, academy_required sowie je Kalenderwoche sf_<Woche> und barometer_<Woche>.
• Meetings: userGroupName, ownerUserName, memberCount sowie je Gesprächsart meetings_<Art>_current, meetings_<Art>_required, meetings_<Art>_due, meetings_<Art>_overdue und meetings_<Art>_planned.

Mitglieder anzeigen

Ein Gruppen-Symbol neben einer Zahl öffnet eine Seitenleiste mit den Mitgliedern hinter dieser Zahl. Das Symbol steht in den Spalten Profile der Mitarbeiter, SituationFit und Akademie des Tabs MatchLytics-Nutzung sowie in jeder Gesprächsart des Tabs MatchLytics-Meetings.

1. Klicken Sie auf das Gruppen-Symbol (Tooltip Mitglieder anzeigen).
2. Die Seitenleiste zeigt den Teamnamen als Titel und die Kennzahl als Untertitel, zum Beispiel „Akademie · 3 / 5 zertifiziert“.
3. Schließen Sie die Seitenleiste mit dem Schließen-Symbol (X).

1. Teamname.
2. Kennzahl, zum Beispiel „Akademie · 3 / 5 zertifiziert“.
3. Mitglied mit Status „zertifiziert“ bzw. „offen“.
4. Fortschritt eines offenen Mitglieds, zum Beispiel „2 von 4 Pflichtkursen abgeschlossen“.

Die Seitenleiste zeigt je Kennzahl:

Kennzahl	Anzeige je Mitglied
Profile der Mitarbeiter	„Profil vorhanden“ oder „kein Profil“
SituationFit	Tabelle mit den drei Kalenderwochen der Zelle, je Woche ✓ oder –
Akademie	„zertifiziert“ oder „offen“; bei „offen“ zusätzlich „k von m Pflichtkursen abgeschlossen“
Gesprächsart (Tab MatchLytics-Meetings)	Status (Aktuell, Fällig, Überfällig, Geplant, Noch nie geführt) und darunter, soweit vorhanden, „zuletzt geführt …“, „fällig ab …“ oder „Termin …“

Offene Mitglieder stehen oben, bei den Gesprächsarten zuerst die überfälligen, dann die fälligen. Innerhalb der Gruppen sind die Mitglieder nach Name sortiert. Besonderheiten:

• Mitglieder ohne hinterlegten Namen werden nicht aufgeführt. Ein Hinweis wie „2 Mitglieder ohne Namen nicht aufgeführt“ nennt ihre Zahl; ist niemand aufgeführt, steht dort „Keine Mitglieder“.
• Bei Teams ohne Mitglieder gibt es kein Gruppen-Symbol; im Tab MatchLytics-Meetings fehlt es zusätzlich bei Gesprächsarten, für die kein Mitglied ein Regelmeeting hat (n = 0). In der Spalte Akademie fehlt es außerdem, solange dort „–“ steht.
• Ist das Symbol im Tab MatchLytics-Nutzung deaktiviert („Details nach der nächsten Berechnung verfügbar“), wurde die Zeile vor Einführung der Mitgliederliste berechnet. Klicken Sie auf das Aktualisieren-Symbol, um die Details sofort zu berechnen.

Teamleiter erinnern

Fehlt in einem Team etwas, erinnern Sie den Teamleiter per E-Mail direkt aus der Tabelle. Das Brief-Symbol erscheint nur an zwei Stellen:

• Spalte Profile der Mitarbeiter, neben der Zahl, solange nicht alle Mitglieder ein Motivationsprofil haben (Tooltip Team-Lead an fehlende Profile erinnern).
• Spalte Team-Analyse, neben dem „–“, solange es für das Team noch keine Team-Analyse gibt (Tooltip Team-Lead an fehlende Team-Analyse erinnern).

1. Klicken Sie auf das Brief-Symbol. Der Dialog Team-Lead an fehlende Profile erinnern bzw. Team-Lead an fehlende Team-Analyse erinnern öffnet sich. Er nennt Team und Leiter („Team: … · Leiter: …“). Bei fehlenden Profilen listet er unter Mitarbeiter ohne Profil die betroffenen Mitarbeiter.
2. Wählen Sie im Feld E-Mail-Vorlage das Template der Erinnerung. Vorausgewählt ist ein Template, dessen Name „Standard“ enthält, sonst das erste in der Liste. Die Auswahl zeigt Name und Sprache des Templates.
3. Klicken Sie auf Erinnerung senden. Die App bestätigt mit „Die Erinnerung wurde versendet.“

1. Team und Leiter.
2. Mitarbeiter ohne Profil.
3. E-Mail-Vorlage.
4. Abbrechen und Erinnerung senden.

So verhalten sich Auswahl und Buttons:

• Die Templates stammen aus E-Mails › Templates. Für die Erinnerung zu fehlenden Profilen gilt die Aktion „Erinnerungs-E-Mail an den Team-Lead zu fehlenden Profilen“, für die Team-Analyse „Erinnerungs-E-Mail für die Teamanalyse“ (siehe E-Mails und Templates).
• Ist für die Aktion kein Template hinterlegt, steht im Dialog „Für diese Aktion ist keine Vorlage hinterlegt; es wird die Standard-E-Mail versendet.“ Sie können trotzdem senden.
• Erinnerung senden ist deaktiviert, solange die Templates laden oder nicht geladen werden konnten („Die E-Mail-Vorlagen konnten nicht geladen werden. Bitte schließen Sie den Dialog und versuchen Sie es erneut.“), und während die E-Mail versendet wird.
• Der Dialog schließt sich nicht durch einen Klick daneben, sondern nur mit Abbrechen oder nach dem Senden.
• Hat das Team keinen Teamleiter (mehr), meldet die App „Dieses Team hat keinen Leiter, der erinnert werden kann.“ Legen Sie dann unter Firma › Teams einen Teamleiter fest.
• Hat sich der Stand des Teams inzwischen geändert, etwa weil das Profil inzwischen vorliegt, meldet die App „Diese Erinnerung passt nicht mehr zum aktuellen Stand des Teams; die Tabelle wird aktualisiert.“ Die Tabelle lädt neu.

Erinnerung der Regelmeetings

Der Tab MatchLytics-Meetings hat kein Brief-Symbol. Teamleiter werden über die Abläufe „Erinnerung … an Team-Lead“ an fällige Gespräche erinnert, einen je Gesprächsart. Zeitpunkt und E-Mail-Template legen Sie unter Einstellungen › Abläufe fest; der Link im Info-Hinweis über der Tabelle führt dorthin. Mehr dazu auf der Seite Abläufe.

Hinweise

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Möchten Sie Produkte, Tools und/oder Services der sense.AI.tion GmbH nutzen, finden Sie die notwendigen Informationen über Preise, Demo-Zugänge und Downloads unter sense.AI.tion