Benutzer

Zweck

Unter Firma › Benutzer verwalten Sie die Benutzerkonten Ihrer Firma. Wer sich bei einer Anwendung anmelden soll, braucht ein Konto. Hier legen Sie Konten an, ändern ihre Daten, setzen Passwörter zurück, sperren oder löschen Konten und sehen, welche Pflichtkurse ein Benutzer abgeschlossen hat. Mehrere Benutzer fassen Sie zu Teams zusammen.

Wer sieht das?

Nur Administratoren (Rolle Admin). Der Menüpunkt Firma ist für Benutzer ohne diese Rolle ausgeblendet.

Aufbau

1. Neuen Benutzer erstellen – öffnet den Dialog für ein neues Konto.
2. Gesperrte Benutzer anzeigen – Schalter, der statt der aktiven die gesperrten Benutzer zeigt.
3. Spaltenfilter – ein Feld je Spalte zum Filtern; die Spalte Rolle hat eine Auswahlliste (Admin, System Benutzer, Benutzer).
4. Tabelle – eine Zeile je Benutzer mit den Spalten Benutzer, E-Mail, Beschreibung, Mitarbeiter-ID, Rolle und Pflichtkurse.
5. Pflichtkurse – zeigt „abgeschlossen / erforderlich“ mit Fortschrittsbalken, z. B. „2 / 5“. Ein Strich „–“ bedeutet, dass für Ihre Firma keine Pflichtkurse festgelegt sind.
6. Aktionen – Symbole für die Funktionen je Benutzer (siehe unten).

Mit den Spaltenköpfen sortieren Sie die Tabelle. Über das Auswahlfeld oben rechts blenden Sie Spalten aus und ein, das Aktualisieren-Symbol daneben lädt die Liste neu.

Rollen

Rolle in der Tabelle	Bedeutung
Admin	Administrator: verwaltet Benutzer und Teams und sieht alle Bereiche des Controlboards.
Benutzer	Startet Aufträge in den lizenzierten Anwendungen und sieht deren Ergebnisse. Im Controlboard sieht ein Benutzer die Anwendungen und seine eigenen Einstellungen.
System Benutzer	Technisches Konto für die Anbindung anderer Systeme, siehe System-User. Es lässt sich nicht für eine Anmeldung nutzen und nicht als Rolle auswählen.

Teamleiter ist keine Rolle in dieser Tabelle. Wer Teamleiter ist, legen Sie im Team fest. Ein Benutzer, der in einem Team als Teamleiter eingetragen ist, erhält beim Anmelden automatisch die Rolle Teamleiter.

Aktionen

Die Spalte Aktionen zeigt je Funktion ein Symbol. Fahren Sie mit der Maus darüber, nennt ein Tooltip die Funktion.

Tooltip	Funktion	Angeboten
Bearbeiten	Daten ändern, Profile löschen, Kursabschlüsse sehen	immer
Nutzer sperren	Konto sperren	nicht für System-Benutzer und Benutzer ohne E-Mail-Adresse
Historie	Zugriffsprotokoll des Benutzers	immer
E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden	Neues Passwort anfordern	nicht für System-Benutzer und Benutzer ohne E-Mail-Adresse
Erinnerung an Pflichtkurse senden	Erinnerung per E-Mail	nur, solange der Benutzer nicht alle Pflichtkurse abgeschlossen hat
Zugehörige Teams	Teams des Benutzers	immer
Nutzer löschen	Konto endgültig löschen	immer

Funktionen

Neuen Benutzer erstellen

1. Klicken Sie auf Neuen Benutzer erstellen.
2. Tragen Sie in den Feldern E-Mail und Benutzername die E-Mail-Adresse und den Namen des Benutzers ein. Beide Angaben sind Pflicht.
3. Tragen Sie optional die Mitarbeiter-ID und eine Beschreibung ein, zum Beispiel die Funktion im Unternehmen.
4. Wählen Sie die Rolle. Zur Auswahl stehen Admin und Benutzer; vorbelegt ist Benutzer.
5. Wählen Sie unter E-Mail Benachrichtigung im Feld Template das E-Mail-Template für die Willkommens-E-Mail. Das Feld ist Pflicht. Vorbelegt ist ein Template, dessen Name „Standard“ enthält, sonst das erste verfügbare.
6. Klicken Sie auf Erstellen.

Der neue Benutzer erhält die Willkommens-E-Mail mit einem Link, über den er sein erstes Passwort vergibt. Erst danach kann er sich anmelden. Schlägt der Versand der E-Mail fehl, ist das Konto trotzdem angelegt; senden Sie den Link dann mit E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden erneut.

Die Templates verwalten Sie unter E-Mails und Templates. Viele Benutzer legen Sie mit dem CSV-Import an, siehe Import und Export.

Bearbeiten

1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf Bearbeiten.
2. Ändern Sie im Dialog Benutzer bearbeiten die Felder E-Mail, Benutzername, Mitarbeiter-ID, Beschreibung und Rolle.
3. Speichern Sie mit Aktualisieren.

Unterhalb der Felder zeigt der Dialog zwei Abschnitte:

1. Letzte Profile – bis zu fünf zuletzt erstellte Profile des Benutzers mit Datum und Typ. Das rote Kreuz neben einem Eintrag öffnet die Rückfrage Profil löschen?. Nach der Bestätigung ist das Profil endgültig gelöscht und lässt sich nicht wiederherstellen. Ohne Profile steht dort „Keine Profile gefunden.“
2. Kursabschlüsse – die Pflichtkurse Ihrer Firma, in der Überschrift ergänzt um „(abgeschlossen / erforderlich)“. Je Kurs zeigt die App, ob er abgeschlossen ist („abgeschlossen spätestens am …“) oder noch offen („Noch nicht abgeschlossen“), dazu die Dauer sowie „Mit Prüfung“ und „Mit Zertifikat“, sofern gepflegt. Hat der Benutzer offene Pflichtkurse, erscheint darunter das Brief-Symbol Erinnerung an Pflichtkurse senden. Die Abschlüsse übernimmt die App einmal täglich aus der Akademie.

Bei einem System-Benutzer sind Benutzername und Mitarbeiter-ID gesperrt, und es gibt keine Rollenauswahl.

E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden

Nutzen Sie die Funktion, wenn ein Benutzer sein Passwort vergessen hat.

1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden.
2. Wählen Sie im Dialog Passwort zurücksetzen? unter E-Mail Benachrichtigung im Feld Template das E-Mail-Template. Das Feld ist Pflicht; die Auswahlliste zeigt je Template Name und Sprache.
3. Klicken Sie auf Passwort zurücksetzen.

Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er ein neues Passwort vergibt.

Nutzer sperren

1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf Nutzer sperren.
2. Die Rückfrage Nutzer sperren? erscheint. Klicken Sie auf Bestätigen.

Ein gesperrter Benutzer kann das System nicht mehr verwenden. Das Konto verliert seine E-Mail-Adresse und seinen Zugang, und die App entfernt den Benutzer aus seinen Teams. Das Sperren ist endgültig: Die App bietet keine Funktion zum Entsperren.

Ein Teamleiter lässt sich nicht sperren. Machen Sie zuerst ein anderes Teammitglied zum Teamleiter, siehe Diesen Nutzer zum Teamleiter machen.

Gesperrte Benutzer anzeigen

Aktivieren Sie den Schalter Gesperrte Benutzer anzeigen über der Tabelle, um die gesperrten Benutzer zu sehen. Schalten Sie ihn wieder aus, um zu den aktiven Benutzern zurückzukehren. Für gesperrte Benutzer bietet die App Bearbeiten, Historie, Zugehörige Teams und Nutzer löschen an.

Nutzer löschen

1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf das rote Symbol Nutzer löschen.
2. Die Rückfrage Nutzer löschen? erscheint. Klicken Sie auf Bestätigen.

Das Löschen entfernt die Person unwiderruflich aus dem System: Ihre personenbezogenen Daten werden anonymisiert, der Benutzer ist nicht mehr sichtbar, kann sich nicht mehr anmelden und lässt sich nicht wiederherstellen. Nutzen Sie die Funktion für Löschwünsche nach der DSGVO.

Der Unterschied zum Sperren: Ein gesperrter Benutzer bleibt in der Liste der gesperrten Benutzer sichtbar, ein gelöschter Benutzer nicht mehr.

Historie

Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf Historie. Der Dialog Zugriffsprotokoll listet die Zugriffe auf den Benutzerdatensatz, die neuesten zuerst, mit den Spalten Zeit, Aktion und Benutzer. Die Spalte Benutzer nennt, wer zugegriffen hat. Schließen Sie den Dialog mit Abbrechen.

Zugehörige Teams

Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf Zugehörige Teams. Der Dialog listet in der Spalte Name alle Teams, denen der Benutzer angehört. Ist er keinem Team zugeordnet, steht dort „Dieser Nutzer ist keinem Team zugeordnet!“. Schließen Sie den Dialog mit Abbrechen.

Erinnerung an Pflichtkurse senden

Das Symbol Erinnerung an Pflichtkurse senden erscheint nur bei Benutzern, die noch nicht alle Pflichtkurse abgeschlossen haben. Es steht auch im Dialog Benutzer bearbeiten unter Kursabschlüsse.

1. Klicken Sie auf Erinnerung an Pflichtkurse senden.
2. Der Dialog Erinnerung an Pflichtkurse senden? nennt den Stand, z. B. „2 / 5“. Wählen Sie im Feld Vorlage das E-Mail-Template. Vorbelegt ist ein Template, dessen Name „Standard“ enthält, sonst das erste verfügbare.
3. Klicken Sie auf Erinnerung senden.

Der Benutzer erhält eine Erinnerungs-E-Mail. Für System-Benutzer und Benutzer ohne E-Mail-Adresse wird die Aktion nicht angeboten. Die Pflichtkurse legen Sie fest unter Akademie und Pflichtkurse.

System-User

Jede Firma erhält bei der Einrichtung automatisch einen System-User. Er ist ein technisches Konto und lässt sich nicht für die Anmeldung an einer Anwendung nutzen. In der Tabelle trägt er die Rolle System Benutzer.

Der System-User koppelt das sense.AI.tion-System mit anderen Systemen (Server-zu-Server-Kopplung): Über die REST-API können Sie die Analyseleistung in andere Systeme einbinden. Dafür brauchen Sie den API-Schlüssel des System-Users. Ihn finden Administratoren unter Einstellungen › Firma im Bereich API-Schlüssel im Feld System-Nutzer, siehe Einstellungen. Zusätzlich nutzt das System selbst diesen Benutzer, um Hintergrundarbeiten auszuführen.

Verändern oder löschen Sie den System-User nicht. Für ihn bietet die App weder Nutzer sperren noch E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden an.

Hinweise

sense.AI.tion Produkte nutzen

Möchten Sie Produkte, Tools und/oder Services der sense.AI.tion GmbH nutzen, finden Sie die notwendigen Informationen über Preise, Demo-Zugänge und Downloads unter sense.AI.tion