Benutzer

Zweck

Unter Firma › Benutzer verwalten Sie die Benutzerkonten Ihrer Firma. Wer sich bei einer Anwendung anmelden soll, braucht ein Konto. Hier legen Sie Konten an, ändern ihre Daten, setzen Passwörter zurück, sperren oder löschen Konten und sehen, welche Pflichtkurse ein Benutzer abgeschlossen hat. Mehrere Benutzer fassen Sie zu Teams zusammen.

Wer sieht das?

Nur Administratoren (Rolle Admin). Der Menüpunkt Firma ist für Benutzer ohne diese Rolle ausgeblendet.

Aufbau

1. Neuen Benutzer erstellen – Öffnet den Dialog zum Anlegen eines Kontos. Der neue Benutzer erhält eine Willkommens-E-Mail, siehe Neuen Benutzer erstellen.
2. Gesperrte Benutzer anzeigen – Schaltet die Tabelle von den aktiven auf die gesperrten Konten um. Was die Liste dann enthält, steht unter Gesperrte Benutzer anzeigen.
3. Spaltenfilter – Die Felder unter den Spaltenüberschriften schränken die Tabelle auf den eingegebenen Text ein; bei Rolle wählen Sie stattdessen Admin, System Benutzer oder Benutzer. Der Filter wirkt auf die ganze Liste, nicht nur auf die angezeigte Seite.
4. Tabelle – Listet die Benutzer Ihrer Firma auf, eine Zeile je Benutzer. Benutzer, E-Mail, Beschreibung, Mitarbeiter-ID und Rolle zeigen die Angaben aus den Dialogen zum Erstellen und Bearbeiten. Pro Seite zeigt die Tabelle standardmäßig zehn Zeilen.
5. Pflichtkurse – Zeigt, wie viele Pflichtkurse Ihrer Firma der Benutzer abgeschlossen hat, als „abgeschlossen / erforderlich“ mit Fortschrittsbalken, z. B. „2 / 5“. Die Abschlüsse übernimmt das System einmal täglich nachts aus der Akademie. Ein Strich „–“ bedeutet, dass Ihre Firma keine Pflichtkurse festgelegt hat.
6. Aktionen – Bündelt die Symbole, mit denen Sie ein Konto bearbeiten, sperren, löschen oder per E-Mail ansprechen. Welche Symbole eine Zeile zeigt, hängt vom Konto ab, siehe die Tabelle unter Aktionen.

Mit den Spaltenköpfen sortieren Sie die Tabelle. Über das Auswahlfeld oben rechts blenden Sie Spalten aus und ein, die Schaltfläche Aktualisieren (Kreispfeil) daneben lädt die Liste neu.

Rollen

Rolle in der Tabelle	Bedeutung
Admin	Administrator: verwaltet Benutzer und Teams und sieht alle Bereiche des Controlboards.
Benutzer	Startet Aufträge in den lizenzierten Anwendungen und sieht deren Ergebnisse. Im Controlboard-Menü sieht ein Benutzer nur die Anwendungen.
System Benutzer	Technisches Konto für die Anbindung anderer Systeme, siehe System-User. Es lässt sich nicht für eine Anmeldung nutzen und nicht als Rolle auswählen.

Teamleiter ist keine Rolle in dieser Tabelle. Wer Teamleiter ist, legen Sie im Team fest. Ein Benutzer, der in einem Team als Teamleiter eingetragen ist, erhält beim Anmelden automatisch die Rolle Teamleiter.

Aktionen

Die Spalte Aktionen zeigt je Funktion ein Symbol. Fahren Sie mit der Maus darüber, nennt ein Tooltip die Funktion.

Tooltip	Funktion	Angeboten
Bearbeiten	Daten ändern, Profile löschen, Kursabschlüsse sehen	nicht für gesperrte Benutzer
Nutzer sperren	Konto sperren	nicht für System-Benutzer, Benutzer ohne E-Mail-Adresse und Ihre eigene Zeile
Historie	Zugriffsprotokoll des Benutzers	immer
E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden	Neues Passwort anfordern	nicht für System-Benutzer und Benutzer ohne E-Mail-Adresse
Erinnerung an Pflichtkurse senden	Erinnerung per E-Mail	nur, solange der Benutzer nicht alle Pflichtkurse abgeschlossen hat
Zugehörige Teams	Teams des Benutzers	immer
Nutzer löschen	Konto endgültig löschen	nicht in Ihrer eigenen Zeile

Funktionen

Neuen Benutzer erstellen

Wer sich bei einer Anwendung anmelden soll, braucht ein Konto in Ihrer Firma; hier legen Sie es einzeln an. Das System richtet den Anmeldezugang ein und schickt dem Benutzer eine Willkommens-E-Mail mit einem Link, über den er sein erstes Passwort vergibt. Die E-Mail-Adresse darf im gesamten System noch nicht vorkommen, auch nicht bei einer anderen Firma. Nur Administratoren können Benutzer anlegen.

1. Klicken Sie über der Tabelle auf Neuen Benutzer erstellen, um den Dialog zu öffnen.
2. Tragen Sie in den Feldern E-Mail und Benutzername die E-Mail-Adresse und den Namen des Benutzers ein. Beide Angaben sind Pflicht.
3. Tragen Sie optional die Mitarbeiter-ID und eine Beschreibung ein, zum Beispiel die Funktion im Unternehmen.
4. Wählen Sie die Rolle. Zur Auswahl stehen Admin und Benutzer; vorbelegt ist Benutzer.
5. Wählen Sie unter E-Mail Benachrichtigung im Feld Template das Template für die Willkommens-E-Mail. Das Feld ist Pflicht; vorbelegt ist ein Template, dessen Name „Standard“ enthält, sonst das erste verfügbare.
6. Klicken Sie auf Erstellen, um das Konto anzulegen und die E-Mail zu versenden; Abbrechen schließt den Dialog ohne Konto.

Das Konto erscheint in der Tabelle. Das gewählte Template bestimmt Text und Sprache der E-Mail, der Link darin gilt 10 Tage. Danach, oder wenn der Versand fehlschlägt, senden Sie den Link mit E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden erneut; das Konto ist in beiden Fällen angelegt. Das Anlegen lässt sich nicht zurücknehmen, ein unerwünschtes Konto sperren oder löschen Sie.

Weiter: Die Templates verwalten Sie unter E-Mails und Templates. Viele Benutzer legen Sie mit dem CSV-Import an, siehe Import und Export. Danach nehmen Sie den Benutzer in ein Team auf. Auch Bewerber einstellen in MatchLytics-Assessment legt einen Benutzer an, siehe Bewerbungen ansehen und auswerten.

Bearbeiten

Mit Bearbeiten korrigieren Sie die Angaben eines Kontos, ändern seine Rolle und entfernen einzelne Profile des Benutzers. Eine neue E-Mail-Adresse wird auch zur Adresse für die Anmeldung; sie darf in keinem anderen Konto des Systems vorkommen, und die eigene Adresse lässt sich nicht ändern. Die Rolle Admin schaltet die Verwaltungsmenüs frei, zum Beispiel Firma im Controlboard und Administration in MatchLytics-Management. Nur Administratoren können Konten bearbeiten.

1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf Bearbeiten, um den Dialog zu öffnen.
2. Ändern Sie im Dialog Benutzer bearbeiten die Felder E-Mail, Benutzername, Mitarbeiter-ID, Beschreibung und Rolle.
3. Speichern Sie mit Aktualisieren; Abbrechen verwirft die Änderungen.

Unterhalb der Felder zeigt der Dialog zwei Abschnitte:

1. Letzte Profile – bis zu fünf zuletzt erstellte Profile des Benutzers mit Datum und Typ. Das rote Kreuz öffnet die Rückfrage Profil löschen?; nach der Bestätigung ist das Profil endgültig gelöscht. Ohne Profile steht dort „Keine Profile gefunden.“
2. Kursabschlüsse – die Pflichtkurse Ihrer Firma, in der Überschrift ergänzt um „(abgeschlossen / erforderlich)“. Je Kurs steht dort, ob er abgeschlossen ist („abgeschlossen spätestens am …“) oder offen („Noch nicht abgeschlossen“), dazu Dauer, „Mit Prüfung“ und „Mit Zertifikat“, sofern gepflegt. Bei offenen Pflichtkursen erscheint darunter das Brief-Symbol Erinnerung an Pflichtkurse senden.

Die Änderungen gelten sofort, das Passwort bleibt unverändert. Felder lassen sich durch erneutes Bearbeiten zurücksetzen, ein gelöschtes Profil nicht. Bei einem System-Benutzer sind Benutzername und Mitarbeiter-ID gesperrt, und es gibt keine Rollenauswahl. Gesperrte Konten bietet die App nicht zum Bearbeiten an.

E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden

Hat ein Benutzer sein Passwort vergessen, schicken Sie ihm hier einen Link zum Vergeben eines neuen. Sie setzen das Passwort nicht selbst; das bisherige gilt weiter, bis der Benutzer über den Link ein neues vergibt. Das System erzeugt den Link für genau diesen Benutzer und versendet ihn mit dem gewählten Template an die E-Mail-Adresse des Kontos. Nur Administratoren können die E-Mail auslösen.

Der Dialog verlangt nur die Wahl des E-Mail-Templates.

1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden.
2. Wählen Sie im Dialog Passwort zurücksetzen? unter E-Mail Benachrichtigung im Feld Template das E-Mail-Template. Das Feld ist Pflicht; die Auswahlliste zeigt je Template Name und Sprache.
3. Klicken Sie auf Passwort zurücksetzen, um die E-Mail zu versenden.

Die App meldet, dass der Benutzer eine E-Mail erhält. Der Link gilt 10 Tage; sobald der Benutzer ein Passwort vergeben hat, werden seine weiteren offenen Links ungültig. Sie können die E-Mail jederzeit erneut senden. Für Benutzer, deren Anmeldung ein externer Anbieter prüft, gibt es keinen Link; die App meldet dann einen Fehler.

Nutzer sperren

Sperren nehmen Sie vor, wenn ein Benutzer keinen Zugang mehr haben soll, etwa nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Das System entfernt die E-Mail-Adresse des Kontos, löscht den Anmeldezugang, macht den API-Schlüssel ungültig und nimmt den Benutzer aus allen seinen Teams. Seine Kursabschlüsse und seine Regelmeeting-Einträge als Teilnehmer löscht es im selben Zug, soweit das gelingt. Name und Beschreibung bleiben erhalten. Nur Administratoren können sperren, das eigene Konto lässt sich nicht sperren.

1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf Nutzer sperren.
2. Die Rückfrage Nutzer sperren? erscheint. Klicken Sie auf Bestätigen, um das Konto endgültig zu sperren.

Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden, die App meldet „Der Nutzer wurde gesperrt“. Das Sperren ist endgültig: Die App bietet keine Funktion zum Entsperren. Ein Teamleiter lässt sich nicht sperren. Machen Sie zuerst ein anderes Teammitglied zum Teamleiter, siehe Diesen Nutzer zum Teamleiter machen.

Gesperrte Benutzer anzeigen

Ein gesperrtes Konto verschwindet aus der normalen Tabelle; mit dem Schalter prüfen Sie, wen Sie gesperrt haben. Die Liste enthält alle gesperrten Konten, also die ohne E-Mail-Adresse; endgültig gelöschte Konten erscheinen hier nicht mehr. Der Schalter ändert nur die Anzeige, nicht die Konten.

1. Aktivieren Sie den Schalter Gesperrte Benutzer anzeigen über der Tabelle.
2. Schalten Sie ihn wieder aus, um zu den aktiven Benutzern zurückzukehren.

Für gesperrte Benutzer bietet die App Historie, Zugehörige Teams und Nutzer löschen an; ein gesperrtes Konto lässt sich nicht mehr bearbeiten. Weil das Sperren den Benutzer aus allen Teams nimmt, zeigt Zugehörige Teams dort keine Teams mehr.

Nutzer löschen

Löschen erfüllt Löschwünsche nach der DSGVO. Das System leert Name, Beschreibung, E-Mail-Adresse, Anmeldedaten und Kommunikationskanäle des Kontos, löscht den Anmeldezugang und macht den API-Schlüssel ungültig. Es nimmt den Benutzer außerdem aus allen seinen Teams und löscht seine Kursabschlüsse sowie seine Regelmeeting-Einträge als Teilnehmer, soweit das gelingt. Nur Administratoren können löschen, das eigene Konto lässt sich nicht löschen; in Ihrer eigenen Zeile fehlt das Symbol.

1. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf das rote Symbol Nutzer löschen.
2. Die Rückfrage Nutzer löschen? erscheint. Klicken Sie auf Bestätigen, um das Konto unwiderruflich zu löschen.

Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden und lässt sich nicht wiederherstellen; er erscheint auch nicht in der Liste der gesperrten Benutzer. Ein gesperrtes Konto behält dagegen Name und Beschreibung. Ein Teamleiter lässt sich nicht löschen: Das System lehnt das Löschen ab und die App meldet einen Fehler. Machen Sie zuerst ein anderes Mitglied zum Teamleiter, siehe Diesen Nutzer zum Teamleiter machen. Die Profile des Benutzers löscht das Löschen nicht; entfernen Sie sie bei Bedarf vorher im Dialog Bearbeiten.

Historie

Das Zugriffsprotokoll zeigt, wer den Datensatz eines Benutzers wann gelesen oder geändert hat, zum Beispiel für eine Datenschutzauskunft. Das System legt einen Eintrag an, wenn jemand den Benutzerdatensatz abruft oder ändert, und zeigt bis zu 500 Einträge, die neuesten zuerst. Nur Administratoren sehen das Protokoll.

Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf Historie. Der Dialog Zugriffsprotokoll nennt in den Spalten Zeit, Aktion und Benutzer, wann welche Aktion stattfand und wer zugegriffen hat. Schließen Sie den Dialog mit Abbrechen. Der Dialog ändert nichts am Benutzer.

Zugehörige Teams

Der Dialog zeigt, in welchen Teams ein Benutzer Mitglied ist, und damit, über welche Teams er Rechte etwa in MatchLytics-Management erhält. Das System sucht alle Teams Ihrer Firma, in denen der Benutzer eingetragen ist; Teams, die er leitet, sind eingeschlossen.

Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf Zugehörige Teams. Der Dialog listet in der Spalte Name alle Teams des Benutzers. Ist er keinem Team zugeordnet, steht dort „Dieser Nutzer ist keinem Team zugeordnet!“. Schließen Sie den Dialog mit Abbrechen. Mitglieder und Rechte ändern Sie in den Team-Details.

Erinnerung an Pflichtkurse senden

Die Erinnerung weist einen Benutzer auf Pflichtkurse hin, die er noch nicht abgeschlossen hat. Die Pflichtkurse legen Sie unter Akademie und Pflichtkurse fest; den Stand liefern die Kursabschlüsse, die das System einmal täglich aus der Akademie übernimmt. Die E-Mail nennt die offenen Kurse des Benutzers. Nur Administratoren können sie senden, und nur für Benutzer mit E-Mail-Adresse und offenen Pflichtkursen.

Das Symbol erscheint in der Spalte Aktionen und im Dialog Benutzer bearbeiten unter Kursabschlüsse.

1. Klicken Sie auf Erinnerung an Pflichtkurse senden.
2. Der Dialog Erinnerung an Pflichtkurse senden? nennt den Stand, z. B. „2 / 5“. Wählen Sie im Feld Vorlage das E-Mail-Template. Vorbelegt ist ein Template, dessen Name „Standard“ enthält, sonst das erste verfügbare.
3. Klicken Sie auf Erinnerung senden.

Der Benutzer erhält die Erinnerungs-E-Mail, die App meldet „Die Erinnerung wurde versendet“. Hat der Benutzer inzwischen alle Pflichtkurse abgeschlossen, lehnt die App den Versand ab und lädt die Liste neu. Eine versendete E-Mail lässt sich nicht zurückholen; Sie können die Erinnerung erneut senden. Die E-Mails sehen Sie im Versandprotokoll unter E-Mails und Templates.

System-User

Jede Firma hat einen System-User, ein technisches Konto für Programme statt für Personen. Andere Systeme melden sich mit seinem API-Schlüssel an der REST-API von sense.AI.tion an und können so die Analyseleistung nutzen (Server-zu-Server-Kopplung). Den Schlüssel sehen nur Administratoren, und zwar unter Einstellungen › Firma im Bereich API-Schlüssel im Feld System-Nutzer, siehe Einstellungen.

In der Tabelle trägt der System-User die Rolle System Benutzer. Löschen Sie den System-User nicht: Das Löschen macht seinen API-Schlüssel ungültig, und angebundene Systeme verlieren den Zugriff. Die App bietet für ihn weder Nutzer sperren noch E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden an.

Hinweise

sense.AI.tion Produkte nutzen

Möchten Sie Produkte, Tools und/oder Services der sense.AI.tion GmbH nutzen, finden Sie die notwendigen Informationen über Preise, Demo-Zugänge und Downloads unter sense.AI.tion