Akademie und Pflichtkurse

Zweck

Die Akademie bietet Kurse der sense.AI.tion Akademie als Video- oder SCORM-Kurse. Als Administrator legen Sie fest, welche dieser Kurse für Ihre Firma Pflichtkurse sind. Das Controlboard zeigt danach je Benutzer, wie viele Pflichtkurse abgeschlossen sind, und erinnert per E-Mail an offene Kurse.

Wer sieht das?

• Karte Academy auf der Seite Anwendungen: alle angemeldeten Benutzer. Sie öffnet die Akademie, siehe Anwendungen.
• Einstellungen › Akademie: nur Administratoren. Verweigert das System den Zugriff, erscheint statt der Liste der Hinweis „Dieser Bereich ist nur für Administratoren verfügbar.“
• Spalte Pflichtkurse und Erinnerung in der Benutzerliste Firma › Benutzer: Administratoren.
• Spalte Akademie im Report MatchLytics-Nutzung: Administratoren, wenn MatchLytics-Management für Ihr Konto freigeschaltet ist.

Aufbau

Öffnen Sie Einstellungen › Akademie.

1. Tab Akademie.
2. Akademie öffnen – öffnet die Akademie in einem neuen Browser-Tab.
3. Hinweis „Abschlüsse werden einmal täglich aus der Akademie übernommen.“
4. Liste der Pflichtkurse mit den Spalten Name, Typ, Pflicht seit, Merkmale und Aktionen.
5. Papierkorb-Symbol in der Spalte Aktionen (Tooltip Entfernen) – entfernt den Kurs aus den Pflichtkursen.
6. Auswahlfeld Hinzufügen und Schaltfläche Hinzufügen – machen einen weiteren Kurs zum Pflichtkurs.

Die Liste zeigt je Pflichtkurs:

Spalte	Inhalt
Name	Name des Kurses. Ist der Kurs in der Akademie inzwischen archiviert, steht daneben Archiviert.
Typ	Video-Kurs oder SCORM-Kurs.
Pflicht seit	Datum, seit dem der Kurs Pflichtkurs ist.
Merkmale	Dauer (zum Beispiel „45 Min.“), Prüfung oder Keine Prüfung, Zertifikat oder Kein Zertifikat. Ein Merkmal erscheint nur, wenn es für den Kurs hinterlegt ist.
Aktionen	Papierkorb-Symbol mit dem Tooltip Entfernen.

Sind noch keine Pflichtkurse festgelegt, steht in der Liste „Noch keine Pflichtkurse definiert.“

Funktionen

Akademie öffnen

Es gibt zwei Wege in die Akademie:

• Klicken Sie auf der Seite Anwendungen auf die Karte Academy.
• Klicken Sie im Tab Akademie oben rechts auf Akademie öffnen.

Die Akademie öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. Sie melden sich dort nicht erneut an, die Anmeldung übernimmt das Controlboard.

Auch Links aus der Hilfe und aus der Erinnerungs-E-Mail führen in die Akademie. Sie öffnen zunächst eine Seite des Controlboards mit dem Text „Die Akademie wird geöffnet …“ und leiten dann weiter. Gelingt das nicht, erscheint „Die Akademie konnte nicht geöffnet werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Klicken Sie dann auf Erneut versuchen oder auf den Link Zur Anwendungsübersicht.

Pflichtkurs hinzufügen

1. Öffnen Sie Einstellungen › Akademie.
2. Klicken Sie unter der Liste in das Feld Hinzufügen und wählen Sie einen Kurs. Sie können tippen, um die Auswahl zu filtern. Die Auswahl enthält nur Kurse, die nicht archiviert und noch kein Pflichtkurs sind.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

1. Auswahlfeld Hinzufügen mit der Liste der Kurse.
2. Schaltfläche Hinzufügen. Sie ist erst nach der Auswahl eines Kurses aktiv.

Es erscheint „Pflichtkurs wurde hinzugefügt.“ Der Kurs steht dann in der Liste. Hat ein Benutzer ihn schon abgeschlossen, berücksichtigt das Controlboard den Abschluss bei der nächsten täglichen Übernahme.

Mögliche Meldungen:

• „Dieser Kurs ist bereits ein Pflichtkurs.“
• „Dieser Kurs ist nicht mehr im Katalog verfügbar.“

Enthält die Auswahl keinen Kurs, gibt es derzeit keinen Kurs, der Pflichtkurs werden kann. Hinzufügen bleibt dann deaktiviert.

Pflichtkurs entfernen

1. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Papierkorb-Symbol Entfernen des Kurses.
2. Die Rückfrage Pflichtkurs entfernen öffnet sich: „Möchten Sie „…“ wirklich als Pflichtkurs entfernen? Bereits erfasste Abschlüsse bleiben erhalten.“
3. Klicken Sie auf Entfernen. Mit Abbrechen ändert sich nichts.

1. Rückfrage mit dem Namen des Kurses.
2. Abbrechen.
3. Entfernen.

Es erscheint „Pflichtkurs wurde entfernt.“ Der Kurs zählt dann nicht mehr als Pflicht. Archivierte Pflichtkurse zählen ebenfalls nicht mehr als Pflicht, sie bleiben aber in der Liste, bis Sie sie entfernen.

Übernahme der Abschlüsse

Das Controlboard übernimmt die Abschlüsse einmal täglich aus der Akademie. Ein Kursabschluss erscheint deshalb nicht sofort, sondern nach der nächsten Übernahme. Eine Schaltfläche, die die Übernahme sofort startet, gibt es nicht.

Übernommen werden nur Abschlüsse von Pflichtkursen. Hat Ihre Firma keinen Pflichtkurs, übernimmt das Controlboard keine Abschlüsse. Benutzer, die die Akademie noch nie über das Controlboard geöffnet haben, sucht das System über ihre E-Mail-Adresse in der Akademie, höchstens einmal pro Woche.

Pflichtkurse in der Benutzerliste

Öffnen Sie Firma › Benutzer. Die Spalte Pflichtkurse zeigt je Benutzer „abgeschlossen / erforderlich“, zum Beispiel „1 / 2“, mit einem Fortschrittsbalken. Hat Ihre Firma keine Pflichtkurse, steht dort „–“. Der Tooltip erklärt: „Dieser Kunde hat keine Pflichtkurse festgelegt“.

1. Spalte Pflichtkurse.
2. Briefsymbol in der Spalte Weitere Funktionen – Erinnerung an Pflichtkurse senden.

Im Dialog zum Bearbeiten eines Benutzers listet der Abschnitt Kursabschlüsse die Pflichtkurse mit dem Stand des Benutzers. Alles zur Benutzerliste steht auf der Seite Benutzer.

Erinnerung an Pflichtkurse senden

Das Briefsymbol erscheint nur bei Benutzern, die noch nicht alle Pflichtkurse abgeschlossen haben.

1. Klicken Sie in der Benutzerliste auf das Briefsymbol in der Spalte Weitere Funktionen (Tooltip Erinnerung an Pflichtkurse senden).
2. Der Dialog Erinnerung an Pflichtkurse senden? öffnet sich. Er nennt den Stand, zum Beispiel „… hat noch nicht alle Pflichtkurse abgeschlossen (1 / 2). Es wird eine Erinnerungs-E-Mail versendet.“
3. Wählen Sie im Feld Vorlage ein E-Mail-Template. Vorausgewählt ist ein Template, dessen Name „Standard“ enthält, sonst das erste Template der Liste.
4. Klicken Sie auf Erinnerung senden.

Es erscheint „Die Erinnerung wurde versendet“. Die E-Mail nennt die offenen Kurse und enthält eine Schaltfläche, die in die Akademie führt. Die Vorlagen zur Aktion Erinnerungs-E-Mail zu offenen Pflichtkursen der Akademie pflegen Sie unter E-Mails und Templates.

Für gesperrte Benutzer ist keine Erinnerung möglich („Dieser Nutzer ist gesperrt“). Hat ein Benutzer inzwischen alle Pflichtkurse abgeschlossen, erscheint „Dieser Nutzer hat bereits alle Pflichtkurse abgeschlossen, oder der Kunde hat keine mehr“.

Spalte Akademie im Report

Im Report MatchLytics-Nutzung (Firma › Reports) zeigt die Spalte Akademie je Team „x / n“. x ist die Zahl der aktiven Mitglieder, die alle Pflichtkurse abgeschlossen haben, n die Zahl der aktiven Mitglieder des Teams. Hat Ihre Firma keine Pflichtkurse, steht dort „–“ mit dem Tooltip „Keine Pflichtkurse definiert.“ Mehr dazu auf der Seite Reports.

Hinweise

Weil die Übernahme nur einmal täglich läuft, kann eine Erinnerung einen Benutzer erreichen, der den Kurs gerade erst abgeschlossen hat.

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