Akademie und Pflichtkurse

Zweck

Die Akademie bietet Kurse der sense.AI.tion Akademie als Video- oder SCORM-Kurse. Als Administrator legen Sie fest, welche dieser Kurse für Ihre Firma Pflichtkurse sind. Das Controlboard zeigt danach je Benutzer, wie viele Pflichtkurse abgeschlossen sind, und erinnert per E-Mail an offene Kurse.

Wer sieht das?

• Karte Academy auf der Seite Anwendungen: alle angemeldeten Benutzer. Sie öffnet die Akademie, siehe Anwendungen.
• Einstellungen › Akademie: nur Administratoren. Verweigert das System den Zugriff, erscheint statt der Liste der Hinweis „Dieser Bereich ist nur für Administratoren verfügbar.“
• Spalte Pflichtkurse und Erinnerung in der Benutzerliste Firma › Benutzer: Administratoren.
• Spalte Akademie im Report MatchLytics-Nutzung: Administratoren, wenn MatchLytics-Management für Ihr Konto freigeschaltet ist.

Aufbau

Öffnen Sie Einstellungen › Akademie.

1. Akademie – Der Tab fasst die Pflichtkurse Ihrer Firma zusammen und gehört zu Einstellungen. Nur Administratoren dürfen ihn nutzen; verweigert das System den Zugriff, erscheint statt der Liste ein Hinweis.
2. Akademie öffnen – Öffnet die Akademie in einem neuen Browser-Tab, in dem Sie die Kurse ansehen oder selbst belegen können. Die Anmeldung übernimmt das Controlboard mit einem persönlichen Link, den es bei jedem Klick neu erzeugt.
3. Hinweistext unter dem Titel – Er sagt, dass das Controlboard Kursabschlüsse nur einmal täglich aus der Akademie übernimmt. Ein gerade abgeschlossener Kurs zählt deshalb erst nach der nächsten Übernahme.
4. Pflichtkurse – Die Liste zeigt alle Kurse, die für Ihre Firma Pflicht sind, mit den Spalten Name, Typ, Pflicht seit, Merkmale und Aktionen. Diese Kurse bilden den Nenner in der Spalte Pflichtkurse der Benutzerliste, archivierte Kurse zählen dort nicht mit.
5. Entfernen – Das Papierkorb-Symbol in der Spalte Aktionen öffnet eine Rückfrage, in der Sie das Entfernen bestätigen. Danach ist der Kurs kein Pflichtkurs mehr, und die Benutzerliste zählt ihn nicht mehr mit.
6. Hinzufügen – Auswahlfeld und Schaltfläche machen einen weiteren Kurs zum Pflichtkurs. Angeboten werden nur Kurse, die nicht archiviert und noch keine Pflichtkurse sind; neue Kurse der Akademie erscheinen erst nach der nächsten täglichen Übernahme.

Die Liste zeigt je Pflichtkurs:

Spalte	Inhalt
Name	Name des Kurses. Ist der Kurs in der Akademie inzwischen archiviert, steht daneben Archiviert.
Typ	Video-Kurs oder SCORM-Kurs.
Pflicht seit	Datum, seit dem der Kurs Pflichtkurs ist.
Merkmale	Dauer (zum Beispiel „45 Min.“), Prüfung oder Keine Prüfung, Zertifikat oder Kein Zertifikat. Ein Merkmal erscheint nur, wenn es für den Kurs hinterlegt ist. sense.AI.tion pflegt die Merkmale, Sie können sie nicht ändern.
Aktionen	Papierkorb-Symbol mit dem Tooltip Entfernen.

Sind noch keine Pflichtkurse festgelegt, steht in der Liste „Noch keine Pflichtkurse definiert.“

Funktionen

Akademie öffnen

Die Akademie ist die Plattform, auf der die Kurse der sense.AI.tion Akademie liegen, also auch Ihre Pflichtkurse. Das Controlboard führt jeden angemeldeten Benutzer mit einem persönlichen Anmeldelink dorthin. Beim ersten Öffnen schreibt es den Benutzer mit Namen und E-Mail-Adresse in die Akademie ein; über diese Einschreibung ordnet es später die Kursabschlüsse dem Benutzer zu.

Es gibt zwei Wege in die Akademie:

• Klicken Sie auf der Seite Anwendungen auf die Karte Academy.
• Klicken Sie im Tab Akademie oben rechts auf Akademie öffnen.

Die Akademie erscheint auf ihrer Startseite. Einen Link direkt in einen einzelnen Kurs gibt es nicht.

Auch Links aus der Hilfe und aus der Erinnerungs-E-Mail führen in die Akademie. Sie öffnen zunächst eine Seite des Controlboards mit dem Text „Die Akademie wird geöffnet …“ und leiten dann weiter. Gelingt das nicht, erscheint „Die Akademie konnte nicht geöffnet werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Klicken Sie dann auf Erneut versuchen oder auf den Link Zur Anwendungsübersicht.

Pflichtkurs hinzufügen

Ein Pflichtkurs ist ein Kurs, den alle Benutzer Ihrer Firma abschließen sollen. Die Auswahl stammt aus dem Katalog der Akademie, den das Controlboard täglich abgleicht. Sobald ein Kurs Pflicht ist, zählen ihn die Spalte Pflichtkurse der Benutzerliste, die Erinnerung an offene Kurse und die Spalte Akademie im Report mit. Nur Administratoren dürfen Pflichtkurse festlegen.

1. Öffnen Sie Einstellungen › Akademie.
2. Klicken Sie unter der Liste in das Feld Hinzufügen und wählen Sie einen Kurs. Durch Tippen grenzen Sie die Auswahl ein.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

1. Hinzufügen – Dieses Auswahlfeld zeigt die wählbaren Kurse und filtert sie, sobald Sie tippen. Gewählt wird immer genau ein Kurs.
2. Hinzufügen – Diese Schaltfläche übernimmt den gewählten Kurs als Pflichtkurs für Ihre Firma. Sie ist erst nach der Auswahl eines Kurses aktiv.

Es erscheint „Pflichtkurs wurde hinzugefügt.“ Der Kurs steht dann in der Liste, und die Benutzerliste zählt ihn sofort mit. Hat ein Benutzer ihn schon abgeschlossen, berücksichtigt das Controlboard den Abschluss bei der nächsten täglichen Übernahme. Das Hinzufügen versendet keine E-Mail; rückgängig machen Sie es mit Pflichtkurs entfernen.

Mögliche Meldungen:

• „Dieser Kurs ist bereits ein Pflichtkurs.“
• „Dieser Kurs ist nicht mehr im Katalog verfügbar.“

Enthält die Auswahl keinen Kurs, gibt es derzeit keinen Kurs, der Pflichtkurs werden kann. Hinzufügen bleibt dann deaktiviert.

Weiter: Übernahme der Abschlüsse, Pflichtkurse in der Benutzerliste.

Pflichtkurs entfernen

Ein Kurs gehört nicht mehr in die Liste, wenn er für Ihre Firma keine Pflicht mehr ist oder in der Akademie archiviert wurde. Die Änderung gilt sofort für alle Benutzer: Die Benutzerliste und die Erinnerung rechnen ohne den Kurs, im Report fehlt er nach der nächsten Aktualisierung. Nur Administratoren dürfen Pflichtkurse entfernen.

1. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Papierkorb-Symbol Entfernen des Kurses.
2. Die Rückfrage Pflichtkurs entfernen öffnet sich: „Möchten Sie „…“ wirklich als Pflichtkurs entfernen? Bereits erfasste Abschlüsse bleiben erhalten.“
3. Klicken Sie auf Entfernen. Mit Abbrechen ändert sich nichts.

1. Rückfrage Pflichtkurs entfernen – Der Text nennt den Namen des Kurses, damit Sie sehen, welchen Kurs Sie aus den Pflichtkursen nehmen. Bis zur Bestätigung ändert sich nichts.
2. Abbrechen – Schließt die Rückfrage, ohne etwas zu ändern; der Kurs bleibt Pflichtkurs.
3. Entfernen – Nimmt den Kurs aus den Pflichtkursen Ihrer Firma. Die Benutzerliste zählt ihn sofort nicht mehr mit, der Report nach seiner nächsten Aktualisierung.

Es erscheint „Pflichtkurs wurde entfernt.“ Archivierte Pflichtkurse zählen ebenfalls nicht mehr als Pflicht, sie bleiben aber in der Liste, bis Sie sie entfernen. Das Entfernen versendet keine E-Mail. Die Abschlüsse in der Akademie bleiben bestehen, und auch die im Controlboard gespeicherte Kopie bleibt erhalten; sie zählt nur nicht mehr mit, solange der Kurs keine Pflicht ist. Fügen Sie den Kurs später wieder hinzu, zählt der Abschluss sofort wieder, und die nächste tägliche Übernahme gleicht den Stand mit der Akademie ab.

Übernahme der Abschlüsse

Kurse und Abschlüsse liegen in der Akademie, das Controlboard übernimmt den Fortschritt in den Pflichtkursen einmal täglich in der Nacht. Auf diesen übernommenen Abschlüssen beruhen die Spalte Pflichtkurse der Benutzerliste, die Erinnerungen und die Spalte Akademie im Report. Bei derselben Übernahme gleicht das Controlboard den Katalog der wählbaren Kurse ab.

Ein Kursabschluss erscheint deshalb nicht sofort, sondern nach der nächsten Übernahme. Im Report folgt er mit dem nächsten nächtlichen Lauf, der auf die Übernahme folgt. Eine Schaltfläche, die die Übernahme sofort startet, gibt es nicht.

Übernommen werden nur Abschlüsse von Pflichtkursen. Hat Ihre Firma keinen Pflichtkurs, übernimmt das Controlboard keine Abschlüsse. Ein einmal erreichter Abschluss bleibt gültig, auch wenn die Akademie den Kurs später erweitert. Für gesperrte Benutzer übernimmt das Controlboard nichts. Benutzer, die die Akademie noch nie über das Controlboard geöffnet haben, sucht das System über ihre E-Mail-Adresse in der Akademie, höchstens einmal pro Woche.

Pflichtkurse in der Benutzerliste

Die Benutzerliste zeigt Administratoren, welcher Benutzer wie viele Pflichtkurse schon abgeschlossen hat. Das Controlboard rechnet die Werte bei jedem Laden der Liste aus den Pflichtkursen der Firma und den zuletzt übernommenen Abschlüssen. So sehen Sie, wen Sie an offene Kurse erinnern sollten.

Öffnen Sie Firma › Benutzer. Hat Ihre Firma keine Pflichtkurse, steht in der Spalte „–“. Der Tooltip erklärt: „Dieser Kunde hat keine Pflichtkurse festgelegt“.

1. Pflichtkurse – Zeigt je Benutzer „abgeschlossen / erforderlich“, zum Beispiel „1 / 2“, mit einem Fortschrittsbalken. Erforderlich sind die nicht archivierten Pflichtkurse Ihrer Firma.
2. Erinnerung an Pflichtkurse senden – Das Briefsymbol in der Spalte Weitere Funktionen öffnet den Dialog für eine Erinnerungs-E-Mail an diesen Benutzer. Es erscheint nur, solange der Benutzer Kurse offen hat, und fehlt bei System-Usern und gesperrten Benutzern.

Im Dialog zum Bearbeiten eines Benutzers listet der Abschnitt Kursabschlüsse die Pflichtkurse mit dem Stand des Benutzers. Offene Kurse tragen den Zusatz „Noch nicht abgeschlossen“, abgeschlossene „abgeschlossen spätestens am …“; das Datum ist der Tag, an dem das Controlboard den Abschluss übernommen hat. Dort steht dasselbe Briefsymbol. Alles zur Benutzerliste steht auf der Seite Benutzer.

Erinnerung an Pflichtkurse senden

Die Erinnerung ist eine einzelne E-Mail an einen Benutzer, der noch Pflichtkurse offen hat. Das Controlboard versendet sie nie automatisch, sie entsteht nur, wenn ein Administrator sie hier auslöst. Welche Kurse offen sind, richtet sich nach den zuletzt übernommenen Abschlüssen.

1. Klicken Sie in der Benutzerliste auf das Briefsymbol in der Spalte Weitere Funktionen (Tooltip Erinnerung an Pflichtkurse senden).
2. Der Dialog Erinnerung an Pflichtkurse senden? öffnet sich. Er nennt den Stand, zum Beispiel „… hat noch nicht alle Pflichtkurse abgeschlossen (1 / 2). Es wird eine Erinnerungs-E-Mail versendet.“
3. Wählen Sie im Feld Vorlage ein E-Mail-Template. Vorausgewählt ist ein Template, dessen Name „Standard“ enthält, sonst das erste Template der Liste.
4. Klicken Sie auf Erinnerung senden.

Es erscheint „Die Erinnerung wurde versendet“. Die E-Mail geht an die Adresse des Benutzers, nicht an Sie. Die Standardfassung weist darauf hin, dass noch nicht alle Pflichtkurse abgeschlossen sind, nennt die offenen Kurse namentlich in einer Zeile „Offene Pflichtkurse: …“ und enthält die Schaltfläche Zur Akademie, die über das Controlboard in die Akademie führt. Ein gewähltes Template ersetzt diesen Text; die Namen der offenen Kurse stehen dann nur darin, wenn das Template den Platzhalter {VALUE_3} einsetzt. Die Sprache der E-Mail richtet sich nach dem gewählten Template, sonst nach der Dokumentsprache der Firma (Einstellungen › Firma, Feld Sprache). Eine versendete Erinnerung lässt sich nicht zurücknehmen.

Die Vorlagen zur Aktion Erinnerungs-E-Mail zu offenen Pflichtkursen der Akademie pflegen Sie unter E-Mails und Templates. Für gesperrte Benutzer ist keine Erinnerung möglich („Dieser Nutzer ist gesperrt“). Hat ein Benutzer inzwischen alle Pflichtkurse abgeschlossen, erscheint „Dieser Nutzer hat bereits alle Pflichtkurse abgeschlossen, oder der Kunde hat keine mehr“.

Spalte Akademie im Report

Der Report MatchLytics-Nutzung zeigt je Team, wie viele Mitglieder alle Pflichtkurse abgeschlossen haben. Die Zahl entsteht aus denselben übernommenen Abschlüssen wie die Benutzerliste, wird aber nur aktualisiert, wenn das System den Report neu berechnet. So sehen Sie auf einen Blick, in welchem Team noch Kurse offen sind, und können über das Gruppen-Symbol nachsehen, wer fehlt.

Die Spalte Akademie (Firma › Reports) zeigt „x / n“: x zählt die aktiven Mitglieder, die alle Pflichtkurse abgeschlossen haben, n alle aktiven Mitglieder des Teams. Hat Ihre Firma keine Pflichtkurse, steht dort „–“ mit dem Tooltip „Keine Pflichtkurse definiert.“ Mehr dazu auf der Seite Reports.

Hinweise

Weil die Übernahme nur einmal täglich läuft, kann eine Erinnerung einen Benutzer erreichen, der den Kurs gerade erst abgeschlossen hat.

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