E-Mails und Templates

Zweck

Unter E-Mails sehen Sie, welche E-Mails Ihr Unternehmen über das System versendet hat und ob der Versand gelungen ist. Im Tab Templates passen Sie die automatisch versendeten E-Mails mit eigenen Texten an, getrennt nach Anlass (Aktion) und Sprache.

Wer sieht das?

Nur Administratoren. Der Menüpunkt E-Mails erscheint im Controlboard ausschließlich für die Rolle Admin. Die Seite hat zwei Tabs: E-Mails (Versandprotokoll) und Templates (Verwaltung der E-Mail-Templates Ihres Unternehmens).

Aufbau

1. Tabs E-Mails und Templates – Der Tab E-Mails zeigt das Versandprotokoll Ihres Unternehmens. Im Tab Templates verwalten Sie die eigenen Texte, mit denen das System E-Mails versendet.
2. Spaltenauswahl (Alle Spalten sichtbar) – Blendet einzelne Spalten der Tabelle ein oder aus, etwa für eine schmalere Ansicht. Die Auswahl ändert nur die Anzeige, nicht die Daten.
3. Button Aktualisieren (Kreispfeil) – Lädt das Versandprotokoll neu vom Server. So erscheinen auch E-Mails, die seit dem Öffnen der Seite dazugekommen sind.
4. Spaltenüberschriften Betreff, Empfänger, Aktion, Gesendet am und Fehler – Benennen die Angaben je E-Mail. Mit den kleinen Pfeilen neben der Überschrift sortieren Sie die Tabelle; ohne Sortierung steht die zuletzt angelegte E-Mail oben.
5. Filterzeile unter den Überschriften – Grenzt die Tabelle auf passende Zeilen ein: Textfelder suchen in Betreff und Empfänger, Auswahlfelder filtern nach Aktion und Fehler. Die Filter ändern nichts am Protokoll.
6. Spalte Fehler – Zeigt die Fehlermeldung, mit der der Versand gescheitert ist, sonst „Kein Fehler aufgetreten“. Auch E-Mails, die noch auf den Versand warten, zeigen diesen Text.
7. Brief-Symbol in der Spalte Aktionen – Öffnet das Fenster E-Mail mit dem gespeicherten Inhalt der E-Mail. Das Fenster ist eine reine Ansicht und versendet nichts erneut.
8. Fußzeile der Tabelle – Zeilen pro Seite stellt ein, wie viele E-Mails eine Seite zeigt (zehn voreingestellt), Gehe zu springt zu einer Seite. Beide blättern nur durch die geladenen E-Mails.

Spalten des Versandprotokolls

Spalte	Inhalt
Betreff	Betreffzeile der E-Mail.
Empfänger	E-Mail-Adresse des Empfängers.
Aktion	Anlass, der die E-Mail ausgelöst hat, als technischer Name, z. B. MessageNewUser. Die Zuordnung zu den Aktionen der Templates steht in der Tabelle der Aktionen.
Gesendet am	Datum und Uhrzeit der E-Mail im Format Ihres Browsers.
Fehler	„Kein Fehler aufgetreten“ oder die Fehlermeldung des Versands.
Aktionen	Brief-Symbol zum Ansehen der E-Mail.

Das Protokoll zeigt die letzten 500 E-Mails Ihres Unternehmens. Ältere E-Mails erscheinen in der Tabelle nicht.

Funktionen

Versandprotokoll filtern

Das Versandprotokoll listet die E-Mails, die das System für Ihr Unternehmen erzeugt hat, etwa Willkommens-E-Mails, Einladungen und Erinnerungen aus Abläufen. Es dient vor allem der Fehlersuche: Scheitert ein Versand, versucht das System es frühestens nach 10 und nach 60 Minuten erneut, insgesamt höchstens drei Versuche. Der fehlgeschlagene Versuch bleibt mit seiner Fehlermeldung stehen, jeder neue Versuch erscheint als eigene Zeile. Das Controlboard lädt die letzten 500 E-Mails, neueste zuerst, und die Filter wirken nur auf diese. Die Seite sehen nur Administratoren.

1. Öffnen Sie E-Mails und bleiben Sie im Tab E-Mails.
2. Tippen Sie in der Filterzeile einen Suchbegriff in das Feld unter Betreff oder Empfänger. Die Tabelle zeigt nur Zeilen, die den Begriff enthalten.
3. Wählen Sie im Feld unter Aktion einen Anlass. Angeboten werden die Aktionen der geladenen E-Mails.
4. Wählen Sie im Feld unter Fehler den Eintrag Fehler, um nur fehlgeschlagene Versuche zu sehen, oder Kein Fehler, um alle E-Mails ohne Fehler zu sehen, auch solche, die noch auf den Versand warten. Alle hebt den Filter auf.

1. Filter Fehler mit der Auswahl Fehler – Zeigt nur die E-Mails, deren Versand fehlgeschlagen ist. Kein Fehler zeigt alle E-Mails ohne Fehler, auch noch nicht versendete, Alle hebt den Filter auf.
2. Fehlermeldung des Versands in der Spalte Fehler – Nennt den Grund, aus dem der Versand gescheitert ist. Das System wiederholt den Versand später selbst, die erneute Zustellung erscheint als neue Zeile.

Filter und Sortierung verändern nur die Anzeige, nicht das Protokoll; eine E-Mail lässt sich aus dieser Tabelle weder erneut senden noch löschen. Die Spalte Gesendet am hat keinen Filter; sortieren Sie sie über die Pfeile neben der Überschrift. Aktionen und ihre Templates beschreibt der Abschnitt Aktionen, zeitgesteuerte Erinnerungen die Seite Abläufe.

E-Mail ansehen

Die Ansicht zeigt den Inhalt einer E-Mail so, wie das System ihn beim Erzeugen gespeichert hat. Damit prüfen Sie, welchen Wortlaut ein Template ergeben hat und ob Begrüßung, Einleitung und Variablen wie gewünscht erscheinen. Angezeigt wird die HTML-Fassung aus dem Versandprotokoll. Bei einem fehlgeschlagenen Versuch, den das System wiederholt hat, ist der Inhalt der alten Zeile gelöscht; öffnen Sie dann die neue Zeile.

1. Klicken Sie in der Zeile der E-Mail in der Spalte Aktionen auf das Brief-Symbol.
2. Das Fenster E-Mail zeigt den Inhalt der versendeten E-Mail.
3. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick neben das Fenster oder mit der Taste Esc.

Hat eine E-Mail keinen HTML-Inhalt, zeigt das Fenster „E-Mail wurde nicht generiert“. Die Ansicht ändert nichts und versendet nichts.

Templates ansehen

Ein Template ersetzt Betreff und Texte der Standard-E-Mail einer Aktion durch Ihre eigenen. Die Liste im Tab Templates zeigt alle Templates Ihres Unternehmens; für dieselbe Aktion können Sie mehrere anlegen, etwa eines je Sprache. Ein Template wirkt nicht von selbst: Es steht in den Auswahlfeldern der Dialoge und Abläufe zur Verfügung, die zu seiner Aktion gehören, und wird nur verwendet, wenn Sie es dort wählen. Wo das der Fall ist, zeigt die Tabelle im Abschnitt Aktionen. Die Seite sehen nur Administratoren.

Wechseln Sie in den Tab Templates.

1. Tab Templates – Zeigt die E-Mail-Templates, die Ihr Unternehmen angelegt hat. Die vom System mitgelieferten Standard-Templates stehen hier nicht, erscheinen aber in den Auswahlfeldern der Dialoge.
2. Button Neues E-Mail-Template – Öffnet den Dialog E-Mail-Template erzeugen, in dem Sie Texte, Sprache und Aktion eines neuen Templates festlegen. Das neue Template greift erst, wenn Sie es beim Versand auswählen.
3. Spalten Name, Aktion und Sprache mit Filterzeile – Zeigen, für welchen Anlass und in welcher Sprache jedes Template gilt; die Aktion steht als technischer Name. Die Filterzeile grenzt die Liste ein.
4. Stift-Symbol in der Spalte Aktionen – Öffnet den Dialog E-Mail-Template bearbeiten mit den gespeicherten Werten. Eine Änderung gilt für alle E-Mails, die das Template ab dann verwenden.
5. Papierkorb-Symbol in der Spalte Aktionen – Löscht das Template nach einer Rückfrage endgültig. Ein Ablauf, der es noch gewählt hatte, schreibt danach mit dem Standard-Template seiner Aktion.

Das Ansehen der Liste ändert nichts und versendet keine E-Mail. Zum Anlegen, Ändern und Löschen folgen die nächsten Abschnitte.

Neues E-Mail-Template

Mit einem eigenen Template geben Sie einer automatischen E-Mail Ihren Wortlaut, zum Beispiel der Willkommens-E-Mail an neue Benutzer. Das Template gehört zu genau einer Aktion und einer Sprache und wird für Ihr Unternehmen gespeichert. Danach erscheint es in den Auswahlfeldern der Dialoge und Abläufe, die zu dieser Aktion gehören; verwendet wird es nur dort, wo Sie es auswählen, dann aber vollständig: Begrüßung, Einleitung, Abschluss und Grußformel Ihres Templates ersetzt das System nicht durch eigene Texte, und Variablen werden in allen Feldern ersetzt. Anlegen können es Administratoren.

1. Klicken Sie im Tab Templates auf Neues E-Mail-Template.
2. Der Dialog E-Mail-Template erzeugen öffnet sich. Füllen Sie die Felder aus (siehe unten).
3. Klicken Sie auf Erstellen. Abbrechen schließt den Dialog ohne Speichern.

1. Felder Name, Betreff und Begrüßung – Name erscheint nur in Listen und Auswahlfeldern. Betreff wird zur Betreffzeile der E-Mail, Begrüßung ersetzt die Anrede, zu der das System den Namen des Empfängers ergänzt.
2. Felder Einleitung, Abschluss und Grußformel – Einleitung und Abschluss sind Freitexte vor und nach dem Inhalt, den das System erzeugt. Die Grußformel ersetzt die Schlussformel der E-Mail.
3. Felder Sprache und Aktion – Aktion bestimmt, in welchen Dialogen und Abläufen das Template zur Auswahl steht. Sprache legt die Sprache der ganzen E-Mail fest und hat Vorrang vor der Sprache Ihres Unternehmens.
4. Hilfe-Symbol im Dialogtitel – Öffnet ein Fenster mit der Hilfe zu E-Mail-Templates in der Sprache der Oberfläche. Das Symbol erscheint nur, wenn die Hilfeseite verfügbar ist.
5. Buttons Abbrechen und Erstellen – Erstellen speichert das Template und nimmt es in die Liste auf, Abbrechen schließt den Dialog ohne Speichern. Erstellen ist erst aktiv, wenn Name und Aktion ausgefüllt sind.

Feld	Bedeutung
Name	Bezeichnung des Templates in der Liste und in den Auswahlfeldern der Dialoge. Pflichtfeld. Der Name erscheint nicht in der E-Mail.
Betreff	Betreffzeile der E-Mail. Pflichtfeld.
Begrüßung	Optionale Begrüßungsformel, z. B. „Sehr geehrte/r %s,“. Das System hängt den Namen des Empfängers und ein Komma selbst an. Ein enthaltenes „%s“ wird samt dem Text dahinter entfernt, ebenso ein Komma am Ende.
Einleitung	Freitext am Anfang der E-Mail, vor dem Inhalt, den das System erzeugt.
Abschluss	Freitext am Ende der E-Mail, nach dem Inhalt, den das System erzeugt.
Grußformel	Optionale Grußformel am Ende der E-Mail, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“. Ein Komma am Ende wird entfernt.
Sprache	Sprache des Templates: Deutsch, English, 한국어, Italiano, Suomalainen, Français oder Español. Pflichtfeld, vorbelegt mit Deutsch. Siehe Sprache des Templates.
Aktion	Anlass, für den das Template gilt. Pflichtfeld, siehe Aktionen.

Name, Betreff, Sprache und Aktion sind als Pflichtfelder markiert. Das neue Template erscheint danach in der Liste. Es sendet keine E-Mail und lässt sich später bearbeiten oder löschen.

E-Mail-Template bearbeiten

Beim Bearbeiten ändern Sie Wortlaut, Sprache oder Aktion eines vorhandenen Templates. Abläufe und Dialoge laden das Template bei jedem Versand neu; die Änderung gilt deshalb für alle E-Mails, die ab dann damit entstehen. Bereits versendete E-Mails bleiben im Versandprotokoll unverändert. Wechseln Sie die Aktion, erscheint das Template nur noch in den Auswahlfeldern der neuen Aktion.

1. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Stift-Symbol.
2. Der Dialog E-Mail-Template bearbeiten zeigt dieselben Felder wie beim Anlegen.
3. Ändern Sie die Felder und klicken Sie auf Speichern.

Die Änderung ist sofort gespeichert; den früheren Wortlaut stellt das System nicht wieder her. Es wird keine E-Mail versendet.

E-Mail-Template löschen

Ein Template, das Sie nicht mehr brauchen, entfernen Sie hier aus Ihrem Unternehmen. Das Löschen betrifft nur Ihr eigenes Template, nicht das Standard-Template des Systems. Hatte ein Ablauf das gelöschte Template gewählt, versendet er danach seine E-Mail mit dem Standard-Template der Aktion. Bereits versendete E-Mails bleiben im Versandprotokoll.

1. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Papierkorb-Symbol.
2. Der Dialog Template löschen fragt, ob Sie das Template wirklich löschen möchten. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Bestätigen Sie mit Löschen oder brechen Sie mit Abbrechen ab.

Das Template verschwindet aus der Liste und aus den Auswahlfeldern. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen; Sie müssen das Template neu anlegen. Es wird keine E-Mail versendet.

Aktionen

Jede E-Mail des Systems gehört zu einer Aktion, also einem Anlass wie „Willkommens-E-Mail an neue Benutzer“. Die Aktion verbindet drei Stellen: Sie steht im Versandprotokoll in der Spalte Aktion, sie bestimmt, in welchen Dialogen und Abläufen ein Template zur Auswahl steht, und sie legt fest, welches Standard-Template gilt, wenn Sie keines wählen. Das Feld Aktion bietet die Aktionen an, die das System kennt; die Auswahl kann deshalb von dieser Tabelle abweichen. Die Spalte Technischer Name zeigt, wie die Aktion im Versandprotokoll und in der Liste der Templates erscheint.

Aktion (Auswahl im Dialog)	Technischer Name	Wo wählen Sie das Template?
Willkommens-E-Mail an neue Benutzer	MessageNewUser	Beim Anlegen eines Benutzers, Dialog Neuen Benutzer erstellen, Feld Template. Siehe Benutzer.
E-Mail für Integrationstest	MessageIntegrationTest	Keine Auswahl; das System wählt das Standard-Template selbst. Die E-Mail dient technischen Tests des Versands.
E-Mail mit Profilbericht	MessageProfileReport	Keine Auswahl; das System wählt das Standard-Template selbst.
Willkommens-E-Mail an neue Demo-Kunden	MessageNewDemoCustomer	Keine Auswahl; das System wählt das Standard-Template selbst.
Erinnerungs-E-Mail für Demo-Kunden	MessageDemoCustomerReminder	Keine Auswahl; das System wählt das Standard-Template selbst.
E-Mail mit neuem Benutzerpasswort	MessageNewUserPW	Im Benutzermenü E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden, Dialog Passwort zurücksetzen?, Feld Template. Siehe Benutzer.
E-Mail zum Versenden von Rechnungen	MessageSendInvoice	Keine Auswahl; das System wählt das Standard-Template selbst.
Erinnerungs-E-Mail zur Profilpflege	MessageProfileReminder	In MatchLytics-Management in der Mitarbeiter-Tabelle mit Profil Erinnerung senden, Dialog Erinnerung zur Profilerstellung, Feld Template. Siehe Mitarbeiter und Motivationsprofile.
E-Mail zur Erinnerung an das Ausfüllen eines SituationFit	MessageSituationFitReminder	In MatchLytics-Management mit SituationFit Erinnerung senden, Dialog Erinnerung zur SituationFit-Erstellung, Feld Template; außerdem im Ablauf Erinnerung an den Wochen-Check (Arbeitssituation). Siehe Abläufe und SituationFit und Wochen-Check.
Erinnerungs-E-Mail für Meeting-Leads	MessageMeetingLeadReminder	In den Abläufen Erinnerung … an Team-Lead (je Gesprächsart), Feld E-Mail-Template. Siehe Abläufe.
Erinnerungs-E-Mail für Meeting-Teilnehmer	MessageMeetingUserReminder	In den Abläufen Erinnerung … an Mitglied (je Gesprächsart), Feld E-Mail-Template. Siehe Abläufe.
Erinnerungs-E-Mail zur Buddy-Auswahl	MessageBuddySelectReminder	Im Ablauf Erinnerung an die Auswahl eines Buddy für ein Onboarding, Feld E-Mail-Template. Siehe Abläufe.
Erinnerungs-E-Mail für das Team-Barometer	MessageTeamBarometerReminder	Im Ablauf Team-Barometer berechnen und Team-Leads informieren, Feld E-Mail-Template. Siehe Abläufe.
Erinnerungs-E-Mail für die Teamanalyse	MessageTeamAnalysisReminder	Im Ablauf Erstellung einer Team-Analyse, Feld E-Mail-Template; außerdem in den Reports im Dialog Team-Lead an fehlende Team-Analyse erinnern, Feld E-Mail-Vorlage. Siehe Abläufe und Reports.
Erinnerungs-E-Mail an den Team-Lead zu fehlenden Profilen	MessageProfileLeadReminder	In den Reports im Dialog Team-Lead an fehlende Profile erinnern, Feld E-Mail-Vorlage. Siehe Reports.
Erinnerungs-E-Mail zu offenen Pflichtkursen der Akademie	MessageAcademyCourseReminder	Im Benutzermenü Erinnerung an Pflichtkurse senden, Dialog Erinnerung an Pflichtkurse senden?, Feld Vorlage. Siehe Benutzer.
E-Mail mit Zahlungsbestätigung	MessageSendReceipt	Keine Auswahl; das System wählt das Standard-Template selbst.
OTP-Einladungs-E-Mail für Bewerber	MessageOTPInviteApplicant	In MatchLytics-Assessment beim Einladen von Bewerbern, Feld Template. Siehe Einladungen.
OTP-E-Mail für den Portrait-Shop	MessageOTPPortraitShop	Keine Auswahl; das System wählt das Standard-Template selbst.
E-Mail zur Einladung einer Benutzergruppe für Portrait	MessageInviteUserGroupPortrait	Keine Auswahl; das System wählt das Standard-Template selbst.
Erinnerungs-E-Mail: Integration läuft bald ab	MessageIntegrationExpiringSoon	Keine Auswahl in einem Dialog.
E-Mail: Integration ist abgelaufen	MessageIntegrationExpired	Keine Auswahl in einem Dialog.
Benachrichtigungs-E-Mail zu einer Audienca-Anfrage	MessageAudiencaInquiryEvent	Keine Auswahl in einem Dialog.
Zusammenfassungs-E-Mail zu Audienca-Anfragen	MessageAudiencaInquiryDigest	Keine Auswahl in einem Dialog.

Keine Auswahl heißt: Der Dialog, der die E-Mail auslöst, hat kein Feld für das Template. Das System verwendet dann, sofern vorhanden, das Standard-Template der Aktion. Eigene Templates greifen nur dort, wo Sie sie auswählen können.

Variablen in Templates

Mit Variablen zeigt eine Template-E-Mail Werte an, die erst beim Versand feststehen, etwa die Zahl fälliger Gespräche oder den Link auf die Seite Regelmeetings. Die Werte liefert die Aktion: Erinnerungen aus Abläufen bringen die Daten der Regelmeetings mit, Erinnerungen aus Reports und Pflichtkursen die Zahlen zu Profilen und Kursen. Sie setzen eine Variable in geschweiften Klammern in Betreff, Einleitung, Abschluss, Begrüßung oder Grußformel ein, z. B. {dueCount}; das System ersetzt sie beim Versand durch den Wert. Welche Variablen eine Aktion kennt, zeigt die Tabelle.

Aktion	Variablen
Erinnerungs-E-Mail für Meeting-Leads	{meetingType} (Gesprächsart des Ablaufs), {dueCount} (Anzahl fälliger Gespräche), {overdueCount} (davon überfällig), {dueList} (Liste mit Team, Mitglied, Gesprächsart und Fälligkeit), {meetingsURL} (Link auf die Seite Regelmeetings)
Erinnerungs-E-Mail für Meeting-Teilnehmer	{meetingType} (Gesprächsart), {plannedAt} (vereinbarter Termin), {leadName} (Name der Teamleitung), {teamName} (Name des Teams), {meetingsURL} (Link auf die Seite Regelmeetings)
Erinnerungs-E-Mail an den Team-Lead zu fehlenden Profilen	{USER_NAME} (Name der Teamleitung), {CUSTOMER_NAME} (Name des Unternehmens), {VALUE_1} (Anzahl der Mitglieder mit Profil), {VALUE_2} (Anzahl der Mitglieder), {VALUE_3} (Namen der Mitglieder ohne Profil), {LINK} (Link in MatchLytics-Management)
Erinnerungs-E-Mail zu offenen Pflichtkursen der Akademie	{USER_NAME} (Name des Benutzers), {CUSTOMER_NAME} (Name des Unternehmens), {VALUE_1} (Anzahl abgeschlossener Pflichtkurse), {VALUE_2} (Anzahl der Pflichtkurse), {VALUE_3} (Namen der offenen Kurse), {LINK} (Link auf die Akademie)

Alle Erinnerungen aus Abläufen kennen außerdem {USER_NAME} (Name des Empfängers) und {CUSTOMER_NAME} (Name des Unternehmens). Templates ohne diese Variablen funktionieren weiter. Sie zeigen die zusätzlichen Angaben aber nicht an. Eine Variable, die die Aktion nicht kennt, bleibt unverändert im Text stehen.

Sprache des Templates

Die Sprache einer E-Mail richtet sich nach dem Template, danach nach dem Unternehmen und im Zweifel nach dem Standard des Systems. Das Feld Sprache im Template steht dabei an erster Stelle: Empfänger in einer anderen Sprache erhalten so eine passende E-Mail, auch wenn Ihr Unternehmen Deutsch eingestellt hat. Die Sprache des Unternehmens stellt ein Administrator unter Einstellungen › Firma ein.

• Wählen Sie beim Versand ein Template, schreibt das System die gesamte E-Mail in der Sprache dieses Templates, also auch Begrüßung, Grußformel und Schaltflächen. Die Sprache des Templates hat Vorrang.
• Hat ein Ablauf kein Template, verwendet das System das Standard-Template der Aktion in der Sprache des Unternehmens. Diese stellen Sie unter Einstellungen › Firma im Feld Sprache ein; ohne Einstellung gilt Deutsch. Wählen Sie ein Template, wenn die Erinnerung unabhängig davon in einer bestimmten Sprache erscheinen soll.
• Löst ein Dialog eine E-Mail ohne Template aus, gilt in der Regel die Sprache des Unternehmens, die Sie unter Einstellungen › Firma im Feld Sprache einstellen; ohne Einstellung gilt Deutsch.
• Legen Sie für jede Sprache, in der Ihre Empfänger E-Mails erhalten sollen, ein eigenes Template an.

Die Sprache wird für jede E-Mail neu bestimmt; bereits versendete E-Mails ändern sich nicht. Den Unterschied zwischen der Sprache der Oberfläche und der Sprache der Dokumente beschreibt Lokalisierung und Sprache.

Hinweise

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