E-Mails und Templates

Zweck

Unter E-Mails sehen Sie, welche E-Mails Ihr Unternehmen über das System versendet hat und ob der Versand gelungen ist. Im Tab Templates passen Sie die automatisch versendeten E-Mails mit eigenen Texten an, getrennt nach Anlass (Aktion) und Sprache.

Wer sieht das?

Nur Administratoren. Der Menüpunkt E-Mails erscheint im Controlboard ausschließlich für die Rolle Admin. Die Seite hat zwei Tabs: E-Mails (Versandprotokoll) und Templates (Verwaltung der E-Mail-Templates Ihres Unternehmens).

Aufbau

1. Tabs E-Mails und Templates.
2. Spaltenauswahl (Alle Spalten sichtbar) – blendet Spalten der Tabelle ein oder aus.
3. Button Aktualisieren (Kreispfeil) – lädt die E-Mails neu.
4. Spaltenüberschriften Betreff, Empfänger, Aktion, Gesendet am und Fehler. Mit den kleinen Pfeilen neben der Überschrift sortieren Sie die Tabelle.
5. Filterzeile unter den Überschriften: Textfelder für Betreff und Empfänger, Auswahlfelder für Aktion und Fehler.
6. Spalte Fehler – zeigt „Kein Fehler aufgetreten“ oder die Fehlermeldung des Versands.
7. Brief-Symbol in der Spalte Aktionen – öffnet die E-Mail.
8. Fußzeile der Tabelle mit Zeilen pro Seite und Gehe zu. Standardmäßig zeigt die Tabelle zehn Zeilen pro Seite.

Spalten des Versandprotokolls

Spalte	Inhalt
Betreff	Betreffzeile der E-Mail.
Empfänger	E-Mail-Adresse des Empfängers.
Aktion	Anlass, der die E-Mail ausgelöst hat, als technischer Name, z. B. MessageNewUser. Die Zuordnung zu den Aktionen der Templates steht in der Tabelle der Aktionen.
Gesendet am	Datum und Uhrzeit der E-Mail im Format Ihres Browsers.
Fehler	„Kein Fehler aufgetreten“ oder die Fehlermeldung des Versands.
Aktionen	Brief-Symbol zum Ansehen der E-Mail.

Das Protokoll zeigt die letzten 500 E-Mails Ihres Unternehmens. Ältere E-Mails erscheinen in der Tabelle nicht.

Funktionen

Versandprotokoll filtern

1. Öffnen Sie E-Mails und bleiben Sie im Tab E-Mails.
2. Tippen Sie in der Filterzeile einen Suchbegriff in das Feld unter Betreff oder Empfänger. Die Tabelle zeigt nur Zeilen, die den Begriff enthalten.
3. Wählen Sie im Feld unter Aktion einen Anlass. Angeboten werden die Aktionen der geladenen E-Mails.
4. Wählen Sie im Feld unter Fehler den Eintrag Fehler, um nur E-Mails mit einem Versandfehler zu sehen, oder Kein Fehler, um nur versendete E-Mails zu sehen. Alle hebt den Filter auf.

1. Filter Fehler mit der Auswahl Fehler.
2. Fehlermeldung des Versands in der Spalte Fehler.

Die Filter wirken nur auf die geladenen 500 E-Mails. Die Spalte Gesendet am hat keinen Filter; sortieren Sie sie über die Pfeile neben der Überschrift.

E-Mail ansehen

1. Klicken Sie in der Zeile der E-Mail in der Spalte Aktionen auf das Brief-Symbol.
2. Das Fenster E-Mail zeigt den Inhalt der versendeten E-Mail.
3. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick neben das Fenster oder mit der Taste Esc.

Hat eine E-Mail keinen HTML-Inhalt, zeigt das Fenster „E-Mail wurde nicht generiert“.

Templates ansehen

Wechseln Sie in den Tab Templates. Die Liste zeigt die Templates Ihres Unternehmens mit den Spalten Name, Aktion, Sprache und Aktionen. Die Spalten Name, Aktion und Sprache lassen sich über die Filterzeile eingrenzen. Die Spalte Aktion zeigt den technischen Namen der Aktion.

1. Tab Templates.
2. Button Neues E-Mail-Template.
3. Spalten Name, Aktion und Sprache mit Filterzeile.
4. Stift-Symbol in der Spalte Aktionen – bearbeitet das Template.
5. Papierkorb-Symbol in der Spalte Aktionen – löscht das Template.

Die Liste zeigt nur Templates, die Ihr Unternehmen angelegt hat. Die vom System mitgelieferten Standard-Templates erscheinen hier nicht.

Neues E-Mail-Template

1. Klicken Sie im Tab Templates auf Neues E-Mail-Template.
2. Der Dialog E-Mail-Template erzeugen öffnet sich. Füllen Sie die Felder aus (siehe unten).
3. Klicken Sie auf Erstellen. Abbrechen schließt den Dialog ohne Speichern.

1. Name, Betreff und Begrüßung.
2. Einleitung, Abschluss und Grußformel.
3. Sprache und Aktion.
4. Hilfe-Symbol im Dialogtitel – öffnet die Hilfe zu E-Mail-Templates.
5. Buttons Abbrechen und Erstellen.

Feld	Bedeutung
Name	Bezeichnung des Templates in der Liste und in den Auswahlfeldern der Dialoge. Pflichtfeld. Der Name erscheint nicht in der E-Mail.
Betreff	Betreffzeile der E-Mail. Pflichtfeld.
Begrüßung	Optionale Begrüßungsformel, z. B. „Sehr geehrte/r %s,“. Das System hängt den Namen des Empfängers und ein Komma selbst an. Ein enthaltenes „%s“ wird samt dem Text dahinter entfernt, ebenso ein Komma am Ende.
Einleitung	Freitext am Anfang der E-Mail, vor dem Inhalt, den das System erzeugt.
Abschluss	Freitext am Ende der E-Mail, nach dem Inhalt, den das System erzeugt.
Grußformel	Optionale Grußformel am Ende der E-Mail, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“. Ein Komma am Ende wird entfernt.
Sprache	Sprache des Templates: Deutsch, English, 한국어, Italiano, Suomalainen, Français oder Español. Pflichtfeld, vorbelegt mit Deutsch. Siehe Sprache des Templates.
Aktion	Anlass, für den das Template gilt. Pflichtfeld, siehe Aktionen.

Name, Betreff, Sprache und Aktion sind als Pflichtfelder markiert. Der Button Erstellen ist erst aktiv, wenn Name und Aktion ausgefüllt sind.

E-Mail-Template bearbeiten

1. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Stift-Symbol.
2. Der Dialog E-Mail-Template bearbeiten zeigt dieselben Felder wie beim Anlegen.
3. Ändern Sie die Felder und klicken Sie auf Speichern.

E-Mail-Template löschen

1. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Papierkorb-Symbol.
2. Der Dialog Template löschen fragt, ob Sie das Template wirklich löschen möchten. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Bestätigen Sie mit Löschen oder brechen Sie mit Abbrechen ab.

Aktionen

Das Feld Aktion bietet die Anlässe an, für die das System E-Mails versendet. Die Auswahl liefert das System; sie kann deshalb von dieser Tabelle abweichen. Die Spalte Technischer Name zeigt, wie die Aktion im Versandprotokoll und in der Liste der Templates erscheint.

Aktion (Auswahl im Dialog)	Technischer Name	Wo wählen Sie das Template?
Willkommens-E-Mail an neue Benutzer	MessageNewUser	Beim Anlegen eines Benutzers, Dialog Neuen Benutzer erstellen, Feld Template. Siehe Benutzer.
E-Mail für Integrationstest	MessageIntegrationTest	Keine Auswahl; das System verwendet das Template automatisch. Die E-Mail dient technischen Tests des Versands.
E-Mail mit Profilbericht	MessageProfileReport	Keine Auswahl; das System verwendet das Template automatisch.
Willkommens-E-Mail an neue Demo-Kunden	MessageNewDemoCustomer	Keine Auswahl; das System verwendet das Template automatisch.
Erinnerungs-E-Mail für Demo-Kunden	MessageDemoCustomerReminder	Keine Auswahl; das System verwendet das Template automatisch.
E-Mail mit neuem Benutzerpasswort	MessageNewUserPW	Im Benutzermenü E-Mail zum Passwort zurücksetzen senden, Dialog Passwort zurücksetzen?, Feld Template. Siehe Benutzer.
E-Mail zum Versenden von Rechnungen	MessageSendInvoice	Keine Auswahl; das System verwendet das Template automatisch.
Erinnerungs-E-Mail zur Profilpflege	MessageProfileReminder	In MatchLytics-Management in der Mitarbeiter-Tabelle mit Profil Erinnerung senden, Dialog Erinnerung zur Profilerstellung, Feld Template. Siehe Mitarbeiter und Motivationsprofile.
E-Mail zur Erinnerung an das Ausfüllen eines SituationFit	MessageSituationFitReminder	In MatchLytics-Management mit SituationFit Erinnerung senden, Dialog Erinnerung zur SituationFit-Erstellung, Feld Template; außerdem im Ablauf Erinnerung an den Wochen-Check (Arbeitssituation). Siehe Abläufe.
Erinnerungs-E-Mail für Meeting-Leads	MessageMeetingLeadReminder	In den Abläufen Erinnerung … an Team-Lead (je Gesprächsart), Feld E-Mail-Template. Siehe Abläufe.
Erinnerungs-E-Mail für Meeting-Teilnehmer	MessageMeetingUserReminder	In den Abläufen Erinnerung … an Mitglied (je Gesprächsart), Feld E-Mail-Template. Siehe Abläufe.
Erinnerungs-E-Mail zur Buddy-Auswahl	MessageBuddySelectReminder	Im Ablauf Erinnerung an die Auswahl eines Buddy für ein Onboarding, Feld E-Mail-Template. Siehe Abläufe.
Erinnerungs-E-Mail für das Team-Barometer	MessageTeamBarometerReminder	Im Ablauf Team-Barometer berechnen und Team-Leads informieren, Feld E-Mail-Template. Siehe Abläufe.
Erinnerungs-E-Mail für die Teamanalyse	MessageTeamAnalysisReminder	Im Ablauf Erstellung einer Team-Analyse, Feld E-Mail-Template; außerdem in den Reports im Dialog Team-Lead an fehlende Team-Analyse erinnern, Feld E-Mail-Vorlage. Siehe Abläufe und Reports.
Erinnerungs-E-Mail an den Team-Lead zu fehlenden Profilen	MessageProfileLeadReminder	In den Reports im Dialog Team-Lead an fehlende Profile erinnern, Feld E-Mail-Vorlage. Siehe Reports.
Erinnerungs-E-Mail zu offenen Pflichtkursen der Akademie	MessageAcademyCourseReminder	Im Benutzermenü Erinnerung an Pflichtkurse senden, Dialog Erinnerung an Pflichtkurse senden?, Feld Vorlage. Siehe Benutzer.
E-Mail mit Zahlungsbestätigung	MessageSendReceipt	Keine Auswahl; das System verwendet das Template automatisch.
OTP-Einladungs-E-Mail für Bewerber	MessageOTPInviteApplicant	In MatchLytics-Assessment beim Einladen von Bewerbern, Feld Template. Siehe Einladungen.
OTP-E-Mail für den Portrait-Shop	MessageOTPPortraitShop	Keine Auswahl; das System verwendet das Template automatisch.
E-Mail zur Einladung einer Benutzergruppe für Portrait	MessageInviteUserGroupPortrait	Keine Auswahl; das System verwendet das Template automatisch.
Erinnerungs-E-Mail: Integration läuft bald ab	MessageIntegrationExpiringSoon	Keine Auswahl in einem Dialog.
E-Mail: Integration ist abgelaufen	MessageIntegrationExpired	Keine Auswahl in einem Dialog.
Benachrichtigungs-E-Mail zu einer Audienca-Anfrage	MessageAudiencaInquiryEvent	Keine Auswahl in einem Dialog.
Zusammenfassungs-E-Mail zu Audienca-Anfragen	MessageAudiencaInquiryDigest	Keine Auswahl in einem Dialog.

Keine Auswahl heißt: Der Dialog, der die E-Mail auslöst, hat kein Feld für das Template. Das System sucht dann das Template zur Aktion und zur Sprache der E-Mail. Ein Template Ihres Unternehmens hat Vorrang vor dem Standard-Template des Systems.

Variablen in Templates

Einige Aktionen stellen Variablen bereit. Sie setzen eine Variable in geschweiften Klammern in Betreff, Einleitung, Abschluss, Begrüßung oder Grußformel ein, z. B. {dueCount}. Das System ersetzt sie beim Versand durch den Wert.

Aktion	Variablen
Erinnerungs-E-Mail für Meeting-Leads	{meetingType} (Gesprächsart des Ablaufs), {dueCount} (Anzahl fälliger Gespräche), {overdueCount} (davon überfällig), {dueList} (Liste mit Team, Mitglied, Gesprächsart und Fälligkeit), {meetingsURL} (Link auf die Seite Regelmeetings)
Erinnerungs-E-Mail für Meeting-Teilnehmer	{meetingType} (Gesprächsart), {plannedAt} (vereinbarter Termin), {leadName} (Name der Teamleitung), {teamName} (Name des Teams), {meetingsURL} (Link auf die Seite Regelmeetings)
Erinnerungs-E-Mail an den Team-Lead zu fehlenden Profilen	{USER_NAME} (Name der Teamleitung), {CUSTOMER_NAME} (Name des Unternehmens), {VALUE_1} (Anzahl der Mitglieder mit Profil), {VALUE_2} (Anzahl der Mitglieder), {VALUE_3} (Namen der Mitglieder ohne Profil), {LINK} (Link in MatchLytics-Management)
Erinnerungs-E-Mail zu offenen Pflichtkursen der Akademie	{USER_NAME} (Name des Benutzers), {CUSTOMER_NAME} (Name des Unternehmens), {VALUE_1} (Anzahl abgeschlossener Pflichtkurse), {VALUE_2} (Anzahl der Pflichtkurse), {VALUE_3} (Namen der offenen Kurse), {LINK} (Link auf die Akademie)

Templates ohne diese Variablen funktionieren weiter. Sie zeigen die zusätzlichen Angaben aber nicht an.

Sprache des Templates

Das Feld Sprache legt fest, in welcher Sprache die E-Mail verfasst ist.

• Wählen Sie beim Versand ein Template, schreibt das System die gesamte E-Mail in der Sprache dieses Templates, also auch Begrüßung, Grußformel und Schaltflächen. Die Sprache des Templates hat Vorrang.
• Hat ein Ablauf kein Template, schreibt das System die Erinnerung in der Sprache des Unternehmens. Diese stellen Sie unter Einstellungen › Firma im Feld Sprache ein; ohne Einstellung gilt Deutsch.
• Legen Sie für jede Sprache, in der Ihre Empfänger E-Mails erhalten sollen, ein eigenes Template an.

Den Unterschied zwischen der Sprache der Oberfläche und der Sprache der Dokumente beschreibt Lokalisierung und Sprache.

Hinweise

sense.AI.tion Produkte nutzen

Möchten Sie Produkte, Tools und/oder Services der sense.AI.tion GmbH nutzen, finden Sie die notwendigen Informationen über Preise, Demo-Zugänge und Downloads unter sense.AI.tion