Abläufe
Zweck
Abläufe sind zeitgesteuerte Aufgaben des Systems: Zu einem festgelegten Zeitpunkt versendet das System automatisch eine E-Mail, zum Beispiel eine Erinnerung an den Wochen-Check oder an ein fälliges Regelmeeting, oder es berechnet das Team-Barometer. Sie schalten jeden Ablauf einzeln ein oder aus und legen fest, wann er läuft, welches E-Mail-Template er verwendet und wer die E-Mail erhält.
Wer sieht das?
Nur Administratoren. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie den Tab Abläufe. Der Tab erscheint ausschließlich für die Rolle Admin. Die Texte der E-Mails legen Sie im Tab Templates unter E-Mails und Templates fest.
Aufbau
- Tab Abläufe in den Einstellungen.
- Spalte Ablauf – Name des Ablaufs.
- Spalte Zeitpunkt – wann der Ablauf läuft, z. B. „Mo., 08:00“. Ein deaktivierter Ablauf zeigt den gespeicherten Zeitpunkt ausgegraut. Bei einem Ablauf, der noch nie eingeschaltet war, steht ein Strich (–).
- Spalte E-Mail-Template – Name des gewählten Templates. Ein deaktivierter Ablauf zeigt es ausgegraut. Bei einem Ablauf, der noch nie eingeschaltet war, steht ein Strich (–).
- Kontrollkästchen in der Spalte Einschalten – schaltet den Ablauf ein oder deaktiviert ihn.
- Stift-Symbol in der Spalte Aktionen – öffnet den Dialog Ablauf bearbeiten.
Die Abläufe
Die Tabelle zeigt zwölf Abläufe. Die Namen der Abläufe stehen in der Anwendung auf Deutsch. Die Spalte „Zeitpunkt beim Einschalten“ nennt die Voreinstellung, die das System setzt, wenn Sie einen Ablauf zum ersten Mal einschalten. Wer die E-Mail erhält, hängt vom Verantwortlichen ab (siehe Verantwortlicher und Empfänger); die Tabelle nennt die Voreinstellung.
| Ablauf | Zeitpunkt beim Einschalten | Wer erhält die E-Mail, was geschieht? | Mehr dazu |
|---|---|---|---|
| Erinnerung an den Wochen-Check (Arbeitssituation) | Mo., 08:00 | Alle Benutzer mit der Rolle Benutzer erhalten eine Erinnerung an den Wochen-Check. | SituationFit und Wochen-Check |
| Team-Barometer berechnen und Team-Leads informieren | Mo., 08:00 | Das System berechnet für jedes Team mit mindestens zwei Mitgliedern das Team-Barometer der zuletzt abgeschlossenen Kalenderwoche und informiert die Teamleiter der Teams, für die ein Team-Barometer entstanden ist, per E-Mail. Teams mit zu wenigen Antworten erhalten keines. Besitzt ein Teamleiter mehrere dieser Teams, erhält er je Team eine E-Mail. | Team-Barometer |
| Erstellung einer Team-Analyse | Mo., 08:00 | Alle Benutzer mit der Rolle Admin erhalten eine Erinnerung, eine Team-Analyse zu erstellen (Verantwortlicher HR-Manager, Voreinstellung). Bei Teamleitung erhalten die Teamleiter der Teams der Firma die Erinnerung. | Team-Analyse |
| Erinnerung an die Auswahl eines Buddy für ein Onboarding | Mo., 08:00 | Alle Benutzer mit der Rolle Admin erhalten eine Erinnerung, für ein neues Mitglied einen Buddy im Onboarding auszuwählen (Verantwortlicher HR-Manager, Voreinstellung). Bei Teamleitung erhalten die Teamleiter der Teams der Firma die Erinnerung. | – |
| Erinnerung Mitarbeitergespräch an Team-Lead | Mo., 08:00 | Teamleiter mit fälligen Mitarbeitergesprächen in einem ihrer Teams. | Regelmeetings |
| Erinnerung Jahresgespräch an Team-Lead | Monatlich am 1., 08:00 | Teamleiter mit fälligen Jahresgesprächen in einem ihrer Teams. | Regelmeetings |
| Erinnerung Zielgespräch an Team-Lead | Monatlich am 1., 08:00 | Teamleiter mit fälligen Zielgesprächen in einem ihrer Teams. | Regelmeetings |
| Erinnerung Entwicklungsgespräch an Team-Lead | Monatlich am 1., 08:00 | Teamleiter mit fälligen Entwicklungsgesprächen in einem ihrer Teams. | Regelmeetings |
| Erinnerung Mitarbeitergespräch an Mitglied | Täglich, 07:00 | Mitglieder, für deren Mitarbeitergespräch ein Termin in den nächsten 7 Tagen vereinbart ist. | Regelmeetings |
| Erinnerung Jahresgespräch an Mitglied | Täglich, 07:00 | Mitglieder, für deren Jahresgespräch ein Termin in den nächsten 7 Tagen vereinbart ist. | Regelmeetings |
| Erinnerung Zielgespräch an Mitglied | Täglich, 07:00 | Mitglieder, für deren Zielgespräch ein Termin in den nächsten 7 Tagen vereinbart ist. | Regelmeetings |
| Erinnerung Entwicklungsgespräch an Mitglied | Täglich, 07:00 | Mitglieder, für deren Entwicklungsgespräch ein Termin in den nächsten 7 Tagen vereinbart ist. | Regelmeetings |
Jeder Ablauf nutzt eine E-Mail-Aktion. Welche das ist, steht in der Tabelle der Aktionen. Alle Abläufe der Regelmeetings einer Rolle verwenden dieselbe Aktion, die Variable {meetingType} liefert den Namen der Gesprächsart.
Funktionen
Ablauf einschalten
- Öffnen Sie Einstellungen › Abläufe.
- Setzen Sie in der Zeile des Ablaufs das Kontrollkästchen in der Spalte Einschalten.
- War der Ablauf noch nie eingeschaltet, legt das System ihn sofort an. Es setzt den Zeitpunkt aus der Tabelle oben und wählt ein Template der passenden Aktion vor, sofern eines vorhanden ist. Ein deaktivierter Ablauf läuft wieder zu seinem gespeicherten Zeitpunkt, mit seinem gespeicherten Template und Verantwortlichen.
- Prüfen Sie über das Stift-Symbol im Dialog Ablauf bearbeiten, ob Zeitpunkt und Template zu Ihnen passen.
Ablauf ausschalten
Nehmen Sie das Häkchen in der Spalte Einschalten heraus. Das System deaktiviert den Ablauf ohne Rückfrage. Der Ablauf bleibt in der Tabelle, Zeitpunkt und E-Mail-Template erscheinen ausgegraut, und er versendet keine E-Mails mehr. Zeitpunkt, E-Mail-Template und Verantwortlicher bleiben gespeichert. Beim erneuten Einschalten läuft der Ablauf wieder zum gespeicherten Zeitpunkt.
Ablauf bearbeiten
- Klicken Sie in der Zeile des Ablaufs auf das Stift-Symbol in der Spalte Aktionen.
- Der Dialog Ablauf bearbeiten zeigt oben den Namen des Ablaufs. Stellen Sie die Felder ein.
- Klicken Sie auf Speichern. Abbrechen schließt den Dialog ohne Änderung. Ein deaktivierter Ablauf bleibt nach Speichern deaktiviert; zum Einschalten setzen Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Einschalten. War der Ablauf noch nie eingeschaltet, legt Speichern ihn mit den gewählten Werten an und schaltet ihn ein.
- Name des Ablaufs im Dialogtitel.
- Häufigkeit, bei Bedarf Wochentag oder Monat, Tag, Stunde und Minute.
- E-Mail-Template.
- Verantwortlicher.
- Buttons Abbrechen und Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Häufigkeit | Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich. Die Häufigkeit bestimmt, welche der folgenden Felder erscheinen. |
| Wochentag | Nur bei Wöchentlich: Sonntag bis Samstag. |
| Monat | Nur bei Jährlich: Januar bis Dezember. |
| Tag | Nur bei Monatlich und Jährlich: Tag des Monats, 1. bis 31. |
| Stunde | Stunde des Tages, 00 bis 23. |
| Minute | Minute der Stunde, 00 bis 59. |
| E-Mail-Template | Template, mit dem die E-Mail versendet wird. Angeboten werden die Templates, die zur Aktion des Ablaufs passen, gegebenenfalls auch vom System mitgelieferte Standard-Templates. Ohne gewähltes Template verwendet das System das Standard-Template der Aktion. |
| Verantwortlicher | Bestimmt, wer die E-Mail erhält: HR-Manager, Teamleitung oder Nutzer. Der Dialog bietet je Ablauf nur die passenden Werte an (siehe unten). Vorbelegt ist der Wert, den das System für den Ablauf vorgibt. |
Für einen Ablauf ohne passendes Template legen Sie zuerst unter E-Mails und Templates ein Template mit der richtigen Aktion an.
Verantwortlicher und Empfänger
Der Verantwortliche entscheidet, wer die E-Mails eines Ablaufs erhält:
- HR-Manager: alle Benutzer der Firma mit der Rolle Admin.
- Teamleitung: die Teamleiter der Teams der Firma.
- Nutzer: die betroffenen Benutzer selbst.
Der Dialog Ablauf bearbeiten bietet je Ablauf nur diese Werte an:
| Ablauf | Angebotene Werte |
|---|---|
| Erinnerung an den Wochen-Check (Arbeitssituation) | Nutzer |
| Die vier Erinnerungen … an Mitglied (Regelmeetings) | Nutzer |
| Die vier Erinnerungen … an Team-Lead (Regelmeetings) | Teamleitung |
| Team-Barometer berechnen und Team-Leads informieren | Teamleitung |
| Erinnerung an die Auswahl eines Buddy für ein Onboarding | HR-Manager (Voreinstellung) oder Teamleitung (die Teamleiter aller Teams der Firma) |
| Erstellung einer Team-Analyse | HR-Manager (Voreinstellung) oder Teamleitung (die Teamleiter aller Teams der Firma) |
Ein Teamleiter mehrerer Teams erhält bei der Auswahl eines Buddys und bei der Erstellung einer Team-Analyse nur eine E-Mail. Auch die Erinnerungen an Team-Leads zu Regelmeetings fassen alle seine Teams in einer E-Mail zusammen. Beim Team-Barometer erhält er für jedes seiner Teams mit Team-Barometer eine E-Mail.
Zeitpunkt und Zeitzone
Das System prüft die Abläufe einmal pro Stunde. Die Zeitangaben gelten in UTC (koordinierte Weltzeit), nicht in Ihrer Ortszeit. Die Anwendung rechnet die Uhrzeit nicht um und zeigt keine Zeitzone an. In Deutschland ist die Ortszeit im Winter 1 Stunde und im Sommer 2 Stunden später: „08:00“ bedeutet dort 09:00 Uhr (Winterzeit) bzw. 10:00 Uhr (Sommerzeit).
Die Minute wirkt nur auf den nächsten Stundenlauf: Ein Ablauf mit „08:30“ läuft mit der Prüfung um 09:00 UTC, ein Ablauf mit „08:00“ mit der Prüfung um 08:00 UTC. Wählen Sie die Minute 00, wenn die E-Mail zur gewählten Stunde versendet werden soll.
Hinweise
Gibt es den gewählten Tag in einem Monat nicht, zum Beispiel der 31., läuft der Ablauf in diesem Monat nicht. Wählen Sie bei Monatlich einen Tag bis zum 28., damit der Ablauf in jedem Monat läuft.
Das Protokoll der versendeten E-Mails finden Sie unter E-Mails. Es zeigt auch, ob der Versand einer Erinnerung fehlgeschlagen ist. Siehe E-Mails und Templates.
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