Abläufe

Zweck

Abläufe sind zeitgesteuerte Aufgaben des Systems: Zu einem festgelegten Zeitpunkt versendet das System automatisch eine E-Mail, zum Beispiel eine Erinnerung an den Wochen-Check oder an ein fälliges Regelmeeting, oder es berechnet das Team-Barometer. Sie schalten jeden Ablauf einzeln ein oder aus und legen fest, wann er läuft, welches E-Mail-Template er verwendet und wer die E-Mail erhält.

Wer sieht das?

Nur Administratoren. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie den Tab Abläufe. Der Tab erscheint ausschließlich für die Rolle Admin. Die Texte der E-Mails legen Sie im Tab Templates unter E-Mails und Templates fest.

Aufbau

1. Abläufe – Öffnet die Tabelle mit den zwölf Abläufen Ihrer Firma. Den Tab sehen in den Einstellungen nur Administratoren.
2. Ablauf – Nennt den Namen des Ablaufs, so wie ihn die Vorlage des Systems vorgibt. Jede Zeile entspricht einem Ablauf, der Name lässt sich nicht ändern.
3. Zeitpunkt – Zeigt, wann der Ablauf läuft, zum Beispiel „Mo., 08:00“. Die Uhrzeit gilt in UTC. Ein deaktivierter Ablauf zeigt den gespeicherten Zeitpunkt ausgegraut, ein Ablauf, der noch nie eingeschaltet war, einen Strich (–).
4. E-Mail-Template – Zeigt den Namen des Templates, dessen Text der Ablauf versendet. Ausgegraut ist die Angabe bei einem deaktivierten Ablauf, ein Strich (–) steht bei einem Ablauf, der noch nie eingeschaltet war.
5. Einschalten – Das Kontrollkästchen schaltet den Ablauf ein oder deaktiviert ihn. Ein Klick wirkt sofort, und Deaktivieren löscht nichts: Die Einstellungen des Ablaufs bleiben erhalten.
6. Aktionen – Das Stift-Symbol öffnet den Dialog Ablauf bearbeiten für die Zeile. Dort ändern Sie Zeitpunkt, Template und Verantwortlichen des Ablaufs.

Die Abläufe

Die Tabelle zeigt zwölf Abläufe. Die Namen der Abläufe stehen in der Anwendung auf Deutsch. Die Spalte „Zeitpunkt beim Einschalten“ nennt die Voreinstellung, die das System setzt, wenn Sie einen Ablauf zum ersten Mal einschalten. Wer die E-Mail erhält, hängt vom Verantwortlichen ab (siehe Verantwortlicher und Empfänger); die Tabelle nennt die Voreinstellung.

Ablauf	Zeitpunkt beim Einschalten	Wer erhält die E-Mail, was geschieht?	Mehr dazu
Erinnerung an den Wochen-Check (Arbeitssituation)	Mo., 08:00	Alle Benutzer mit der Rolle Benutzer erhalten eine Erinnerung an den Wochen-Check.	SituationFit und Wochen-Check
Team-Barometer berechnen und Team-Leads informieren	Mo., 12:00	Das System berechnet für jedes Team mit mindestens zwei Mitgliedern das Team-Barometer der zuletzt abgeschlossenen Kalenderwoche und informiert die Teamleiter der Teams, für die ein Team-Barometer entstanden ist, per E-Mail. Teams ohne aktuelle Team-Analyse und Teams mit zu wenigen Antworten erhalten keines. Besitzt ein Teamleiter mehrere dieser Teams, erhält er je Team eine E-Mail.	Team-Barometer
Erstellung einer Team-Analyse	Mo., 08:00	Alle Benutzer mit der Rolle Admin erhalten eine Erinnerung, eine Team-Analyse zu erstellen (Verantwortlicher HR-Manager, Voreinstellung). Bei Teamleitung erhalten die Teamleiter der Teams der Firma die Erinnerung.	Team-Analyse
Erinnerung an die Auswahl eines Buddy für ein Onboarding	Mo., 08:00	Alle Benutzer mit der Rolle Admin erhalten eine Erinnerung, für ein neues Mitglied einen Buddy im Onboarding auszuwählen (Verantwortlicher HR-Manager, Voreinstellung). Bei Teamleitung erhalten die Teamleiter der Teams der Firma die Erinnerung.	–
Erinnerung Mitarbeitergespräch an Team-Lead	Mo., 08:00	Teamleiter mit fälligen Mitarbeitergesprächen in einem ihrer Teams.	Regelmeetings
Erinnerung Jahresgespräch an Team-Lead	Monatlich am 1., 08:00	Teamleiter mit fälligen Jahresgesprächen in einem ihrer Teams.	Regelmeetings
Erinnerung Zielgespräch an Team-Lead	Monatlich am 1., 08:00	Teamleiter mit fälligen Zielgesprächen in einem ihrer Teams.	Regelmeetings
Erinnerung Entwicklungsgespräch an Team-Lead	Monatlich am 1., 08:00	Teamleiter mit fälligen Entwicklungsgesprächen in einem ihrer Teams.	Regelmeetings
Erinnerung Mitarbeitergespräch an Mitglied	Täglich, 07:00	Mitglieder, für deren Mitarbeitergespräch ein Termin in den nächsten 7 Tagen vereinbart ist.	Regelmeetings
Erinnerung Jahresgespräch an Mitglied	Täglich, 07:00	Mitglieder, für deren Jahresgespräch ein Termin in den nächsten 7 Tagen vereinbart ist.	Regelmeetings
Erinnerung Zielgespräch an Mitglied	Täglich, 07:00	Mitglieder, für deren Zielgespräch ein Termin in den nächsten 7 Tagen vereinbart ist.	Regelmeetings
Erinnerung Entwicklungsgespräch an Mitglied	Täglich, 07:00	Mitglieder, für deren Entwicklungsgespräch ein Termin in den nächsten 7 Tagen vereinbart ist.	Regelmeetings

Jeder Ablauf nutzt eine E-Mail-Aktion. Welche das ist, steht in der Tabelle der Aktionen. Alle Abläufe der Regelmeetings einer Rolle verwenden dieselbe Aktion, die Variable {meetingType} liefert den Namen der Gesprächsart.

Funktionen

Ablauf einschalten

Ein Ablauf versendet nur dann E-Mails, wenn er für Ihre Firma eingeschaltet ist. Das System prüft stündlich alle eingeschalteten Abläufe aller Firmen und führt die fälligen aus. Wer die E-Mail erhält, ergibt sich aus den Benutzern und Teams Ihrer Firma, die Sie unter Benutzer und Teams und Berechtigungen pflegen. Einschalten dürfen nur Administratoren.

1. Öffnen Sie Einstellungen › Abläufe.
2. Setzen Sie in der Zeile des Ablaufs das Kontrollkästchen in der Spalte Einschalten.
3. Prüfen Sie über das Stift-Symbol im Dialog Ablauf bearbeiten, ob Zeitpunkt und Template zu Ihnen passen.

War der Ablauf noch nie eingeschaltet, legt das System ihn sofort an. Es setzt den Zeitpunkt aus der Tabelle oben und wählt ein Template der passenden Aktion vor, sofern eines vorhanden ist. Ein deaktivierter Ablauf läuft wieder zu seinem gespeicherten Zeitpunkt, mit seinem gespeicherten Template und Verantwortlichen. Das Einschalten versendet keine E-Mail; die erste E-Mail wird erst zum nächsten fälligen Zeitpunkt versendet. Sie können den Ablauf jederzeit wieder ausschalten.

Weiter: E-Mails und Templates für die Texte der E-Mails, Zeitpunkt und Zeitzone für die Uhrzeit.

Ablauf ausschalten

Ausgeschaltete Abläufe werden nur deaktiviert, nie gelöscht. Das System überspringt sie bei der stündlichen Prüfung. Die zugehörige automatische Erinnerung entfällt dann, ebenso das automatische Berechnen des Team-Barometers, bis Sie den Ablauf wieder einschalten. Verpasste Läufe holt das System nicht nach. Ausschalten dürfen nur Administratoren.

1. Öffnen Sie Einstellungen › Abläufe.
2. Nehmen Sie in der Zeile des Ablaufs das Häkchen in der Spalte Einschalten heraus.

Das System fragt nicht nach und versendet dabei keine E-Mail. Der Ablauf bleibt in der Tabelle, Zeitpunkt und E-Mail-Template erscheinen ausgegraut, und er versendet keine E-Mails mehr. Zeitpunkt, E-Mail-Template und Verantwortlicher bleiben gespeichert. Mit dem Häkchen schalten Sie den Ablauf wieder ein, dann läuft er zum gespeicherten Zeitpunkt.

Ablauf bearbeiten

Mit Ablauf bearbeiten legen Sie fest, wann ein Ablauf läuft, mit welchem Template aus E-Mails und Templates er schreibt und wer die E-Mails erhält. Die Einstellungen gelten für die ganze Firma. Änderungen wirken ab dem nächsten Lauf; bereits versendete E-Mails ändern sich nicht. Bearbeiten dürfen nur Administratoren.

1. Klicken Sie in der Zeile des Ablaufs auf das Stift-Symbol in der Spalte Aktionen.
2. Stellen Sie die Felder ein, die der Dialog unter dem Namen des Ablaufs zeigt.
3. Klicken Sie auf Speichern, oder auf Abbrechen, um den Dialog ohne Änderung zu schließen.

1. Ablauf bearbeiten – Der Dialogtitel zeigt darunter den Namen des Ablaufs, den Sie gerade bearbeiten. Der Name selbst lässt sich hier nicht ändern.
2. Häufigkeit – Bestimmt, wie oft der Ablauf läuft. Je nach Wahl erscheinen die Felder Wochentag, Monat und Tag; Stunde und Minute legen die Uhrzeit in UTC fest.
3. E-Mail-Template – Wählt den Text, den der Ablauf versendet. Die Liste bietet nur Templates, die zur E-Mail-Aktion des Ablaufs passen, und das Feld muss gefüllt sein.
4. Verantwortlicher – Bestimmt, wer die E-Mails dieses Ablaufs erhält: HR-Manager, Teamleitung oder Nutzer. Der Dialog bietet je Ablauf nur die passenden Werte an; die Änderung gilt für alle folgenden Läufe.
5. Abbrechen und Speichern – Abbrechen schließt den Dialog, ohne etwas zu ändern. Speichern übernimmt die Einstellungen, ohne eine E-Mail zu versenden, und lässt einen deaktivierten Ablauf deaktiviert.

Feld	Werte
Häufigkeit	Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich.
Wochentag	Sonntag bis Samstag; nur bei Wöchentlich.
Monat	Januar bis Dezember; nur bei Jährlich.
Tag	1 bis 31; nur bei Monatlich und Jährlich.
Stunde	00 bis 23.
Minute	00 bis 59.
E-Mail-Template	Die Templates der Aktion des Ablaufs, gegebenenfalls auch die vom System mitgelieferten Standard-Templates.
Verantwortlicher	Je Ablauf die Werte aus Verantwortlicher und Empfänger; vorbelegt ist der Wert des Ablaufs.

War der Ablauf noch nie eingeschaltet, legt Speichern ihn mit den gewählten Werten an und schaltet ihn ein. Zum Wiedereinschalten eines deaktivierten Ablaufs setzen Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Einschalten. Für einen Ablauf ohne passendes Template legen Sie zuerst unter E-Mails und Templates ein Template mit der richtigen Aktion an.

Verantwortlicher und Empfänger

Der Verantwortliche entscheidet, wer die E-Mails eines Ablaufs erhält. Der Empfängerkreis wird bei jedem Lauf neu aus den Benutzern und Teams Ihrer Firma bestimmt: Administratoren stammen aus der Rolle in Benutzer, Teamleiter aus den Einträgen in Teams und Berechtigungen. Wählen können Sie nur bei der Buddy-Auswahl und der Team-Analyse, bei allen anderen Abläufen bietet der Dialog genau einen Wert an. Ändern können Sie die Einstellung jederzeit im Dialog Ablauf bearbeiten.

Die drei Werte bedeuten:

• HR-Manager: alle Benutzer der Firma mit der Rolle Admin.
• Teamleitung: die Teamleiter der Teams der Firma.
• Nutzer: die betroffenen Benutzer selbst.

Der Dialog Ablauf bearbeiten bietet je Ablauf nur diese Werte an:

Ablauf	Angebotene Werte
Erinnerung an den Wochen-Check (Arbeitssituation)	Nutzer
Die vier Erinnerungen … an Mitglied (Regelmeetings)	Nutzer
Die vier Erinnerungen … an Team-Lead (Regelmeetings)	Teamleitung
Team-Barometer berechnen und Team-Leads informieren	Teamleitung
Erinnerung an die Auswahl eines Buddy für ein Onboarding	HR-Manager (Voreinstellung) oder Teamleitung (die Teamleiter aller Teams der Firma)
Erstellung einer Team-Analyse	HR-Manager (Voreinstellung) oder Teamleitung (die Teamleiter aller Teams der Firma)

Ein Teamleiter mehrerer Teams erhält bei der Auswahl eines Buddys und bei der Erstellung einer Team-Analyse nur eine E-Mail. Auch die Erinnerungen an Team-Leads zu Regelmeetings fassen alle seine Teams in einer E-Mail zusammen. Beim Team-Barometer erhält er für jedes seiner Teams mit Team-Barometer eine E-Mail.

Weiter: Team-Analyse, Team-Barometer und Regelmeetings in MatchLytics-Management.

Zeitpunkt und Zeitzone

Der Zeitpunkt bestimmt, wann Benutzer und Teamleiter die E-Mails eines Ablaufs erhalten, und gilt für alle zwölf Abläufe auf gleiche Weise. Das System prüft die Abläufe einmal pro Stunde. Die Zeitangaben gelten in UTC (koordinierte Weltzeit), nicht in Ihrer Ortszeit. Die Anwendung rechnet die Uhrzeit nicht um und zeigt keine Zeitzone an. In Deutschland ist die Ortszeit im Winter 1 Stunde und im Sommer 2 Stunden später: „08:00“ bedeutet dort 09:00 Uhr (Winterzeit) bzw. 10:00 Uhr (Sommerzeit).

Die Minute wirkt nur auf den nächsten Stundenlauf: Ein Ablauf mit „08:30“ läuft mit der Prüfung um 09:00 UTC, ein Ablauf mit „08:00“ mit der Prüfung um 08:00 UTC. Wählen Sie die Minute 00, wenn die E-Mail zur gewählten Stunde versendet werden soll.

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